Ein Büroangestellter wurde entlassen nach ihr Arbeitgeber hat ihren Sexblog entdeckt . Eine Kellnerin wurde entlassen, weil sie auf Facebook über einen Kunden geredet hatte. Eine Frau Jobangebot bei Cisco verloren wegen etwas, das sie auf Twitter sagte. Diese Vorfälle veranschaulichen, warum es ratsam sein könnte, eine Social-Media-Richtlinie für Ihre Mitarbeiter zu erstellen.
'Ich würde sagen, dass es für Unternehmen jeder Größe mit Mitarbeitern absolut entscheidend ist, eine Social-Media-Richtlinie zu haben', sagte Vivienne Storey, General Manager von BlandsLaw , eine auf Arbeitsrecht spezialisierte Boutique-Kanzlei außerhalb von Sydney, Australien. Storey schreibt auch für die Firmenblog zu Fragen der Social-Media-Politik. 'Wenn nicht, wie verwalten und überwachen Sie, was über das Unternehmen gesagt wird und wie soziale Medien genutzt werden?'
Eine Social-Media-Policy beschreibt für die Mitarbeiter die Unternehmensleitlinien oder Prinzipien der Kommunikation in der Online-Welt. Benötigen Sie eine explizite Social Media Policy? Wir beschreiben die Schritte, um diese Entscheidung zu treffen, sowie die einzubeziehenden und umzusetzenden neuen Richtlinien.
Verfassen einer Social Media-Richtlinie: Entscheiden, wann eine Social Media-Richtlinie erstellt werden soll
Eine Social-Media-Richtlinie kann die erste Verteidigungslinie eines Unternehmens sein, um Risiken für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu mindern. Möglicherweise haben Sie bereits eine Vertraulichkeitsvereinbarung, die jedoch möglicherweise nicht ausreicht. Es könnte ausreichen, ein paar Zeilen im Mitarbeiterhandbuch hinzuzufügen, um klarzustellen, dass die Vertraulichkeitsvereinbarung die Interaktionen der Mitarbeiter auf Social-Media-Sites abdeckt. Es wird jedoch empfohlen, eine separate Social-Media-Richtlinie zu erstellen, um etwas Spezifisches in den Akten zu haben und für die Mitarbeiter zugänglich zu sein und sich der Existenz der Richtlinien bewusst zu sein.
Jason Falls, ein Social-Media-Stratege bei Social Media Explorer LLC in Louisville, Kentucky, ist der Meinung, dass Unternehmen mehrere Richtlinien für soziale Medien haben sollten. 'Ein Teil des Problems ist das Social-Media-Richtlinien ist eine falsche Bezeichnung“, sagt Falls. 'Es ist mehr als nur den Mitarbeitern zu sagen, was sie auf Firmencomputern tun können und was nicht.'
Hier ist eine Liste einiger Social-Media-Richtlinien, die Unternehmen vorschlägt, die Folgendes in Betracht ziehen sollten:
• Verhaltenskodex für Mitarbeiter für Online-Kommunikation
• Verhaltenskodex für Mitarbeiter für die Unternehmensdarstellung in der Online-Kommunikation
• Richtlinie zur Offenlegung von Mitarbeiter-Blogging
• Facebook-Nutzungsrichtlinie für Mitarbeiter
• Richtlinie für persönliche Blogs von Mitarbeitern
• Richtlinie zu persönlichen sozialen Netzwerken der Mitarbeiter
• Persönliche Twitter-Richtlinie für Mitarbeiter
• LinkedIn-Richtlinie für Mitarbeiter
• Unternehmens-Blogging-Richtlinie
• Nutzungsrichtlinie für Unternehmensblogs
• Genehmigungsverfahren für Blog-Beiträge des Unternehmens
• Richtlinien zum Kommentieren von Unternehmensblogs
• Nutzungsrichtlinie für Facebook-Markenseiten des Unternehmens
• Facebook-Richtlinie für öffentliche Kommentare/Messaging des Unternehmens
• Richtlinien für Unternehmens-Twitter-Konten
• YouTube-Unternehmensrichtlinie
• Richtlinien für öffentliche YouTube-Kommentare für Unternehmen
• Unternehmenskennwortrichtlinie
'Es mag leichtfertig erscheinen, Richtlinien für jedes soziale Netzwerk festzulegen, aber das ist nicht ganz der Punkt', sagt Falls. 'Verschiedene Netzwerke haben unterschiedliche Auswirkungen auf verschiedene Unternehmen.'
Es gibt zwei Ansätze, um eine Social Media Policy zu erstellen. Sie können eine vollständige Richtlinie für soziale Medien erstellen, die alle derzeit verfügbaren sozialen Medien anspricht. Oder Sie können Richtlinien nach Bedarf schreiben. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise keine Social-Media-Präsenz auf YouTube hat, müssen Sie möglicherweise nicht auf YouTube und die Videonutzung eingehen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch expandiert, fügen Sie später eine YouTube-Richtlinie hinzu.
„Ich würde sagen, es gibt zwei Gründe dafür, für jedes Unternehmen Richtlinien für soziale Medien zu haben: Krisenmanagement oder Markenchancen“, sagt Mario Sundar, Community-Evangelist bei LinkedIn. „Social Media kann eine große Chance für Ihre Mitarbeiter sein, die Marke Ihres Unternehmens aufzubauen, aber vergessen wir nicht, dass auch für einzelne Mitarbeiter ein enormes Risiko besteht, die Marke des Unternehmens versehentlich zu beschädigen. Durch die Definition einer Reihe von Richtlinien tragen Sie dazu bei, dieses Risiko zu mindern .'
Tiefer graben: Brauchen Sie eine Social-Media-Richtlinie?
Verfassen einer Social-Media-Richtlinie: Was Sie einbeziehen sollten
In den sozialen Medien geht es um Teilen und Zusammenarbeit. Aus diesem Grund ist Sundar der Meinung, dass der beste Weg, eine Richtlinie zu erstellen, darin besteht, innerhalb Ihres Unternehmens die „Social Media Evangelisten“ zu finden, die er nennt. 'Beziehen Sie Ihre aktivsten Social-Media-Mitarbeiter zur Zusammenarbeit ein und helfen Sie bei der Erstellung Ihrer Social-Media-Richtlinien.' Die Einbeziehung der Mitarbeiter in den Prozess schafft interne Fürsprecher für die Richtlinie. Die Richtlinie sollte mehr darauf abzielen, was Mitarbeiter können tun und Best Practices für die Nutzung sozialer Medien im Vergleich zu all den Dingen, die Mitarbeiter verwenden kippen oder sollte nicht in den sozialen Medien machen.
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Achten Sie beim Erstellen einer Richtlinie auf Folgendes:
1. Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, sich mit dem Arbeitsvertrag und den Richtlinien im Mitarbeiterhandbuch vertraut zu machen.
2. Erklären Sie, dass die Richtlinie für Multimedia, Websites sozialer Netzwerke, Blogs und Wikis sowohl für den beruflichen als auch für den persönlichen Gebrauch gilt.
3. Internet-Postings sollten keine vertraulichen oder geschützten Informationen des Unternehmens oder Dritten offenlegen, die dem Unternehmen Informationen offengelegt haben.
4. Wenn sich ein Mitarbeiter zu irgendeinem Aspekt der Geschäftstätigkeit des Unternehmens äußert, muss er sich eindeutig als Mitarbeiter identifizieren und einen Haftungsausschluss beifügen.
5. Der Haftungsausschluss sollte in etwa lauten: „Die geäußerten Ansichten sind allein meine und spiegeln nicht unbedingt die Ansichten von (Ihrem Firmennamen) wider.“
6. Internet-Postings sollten keine Firmenlogos oder Warenzeichen enthalten, es sei denn, es wird um Erlaubnis gebeten und erteilt.
7. Internet-Postings müssen Urheberrecht, Datenschutz, faire Verwendung, finanzielle Offenlegung und andere geltende Gesetze respektieren.
8. Mitarbeiter sollten weder behaupten noch andeuten, dass sie im Namen des Unternehmens sprechen.
9. Unternehmensblogs, Facebook-Seiten, Twitter-Konten usw. erfordern möglicherweise eine Genehmigung, wenn der Mitarbeiter über das Unternehmen und die Branche schreibt.
10. Dass sich das Unternehmen das Recht vorbehält, bestimmte Themen zu vermeiden, bestimmte Beiträge zurückzuziehen und unangemessene Kommentare zu entfernen.
Beim Erstellen einer Social Media Policy müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Mehrere Unternehmen, darunter Cisco , IBM , Intel , Microsoft , und Messerfisch haben klare, aber umfassende Richtlinien für soziale Medien entwickelt. Wenn Sie nach einigen guten Beispielen für Social-Media-Richtlinien von verschiedenen Unternehmen suchen, Social Media Governance-Website verfügt über eine Online-Datenbank mit über 100 Social-Media-Richtlinien.
Falls empfiehlt die Toolkit für Social Media-Richtlinien angeboten von Toolkit-Café für 149 Dollar. Das Toolkit enthält Vorlagen für verschiedene Arten von Social Media-Richtlinien. Storey sagt: „Es gibt viele Websites, von denen Sie Social-Media-Richtlinien kopieren können, aber ich würde auch sagen, dass Sie einen Anwalt einschalten und sicherstellen, dass Ihre Richtlinie auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
(Hinweis: Obwohl dieser Leitfaden aus von uns befragten Experten besteht, ist die Aufnahme sicher, sollte jedoch nicht als Rechtsberatung ausgelegt werden.)
Tiefer graben: Das Social-Media-Toolkit der Geschäftsinhaberin
Verfassen einer Richtlinie für soziale Medien: Professionelle Nutzung und Förderung der persönlichen Nutzung von sozialen Medien
Eine Unternehmensrichtlinie für soziale Medien informiert die Mitarbeiter darüber, was sie wissen müssen, um die Unternehmensbotschaft effektiv zu kommunizieren, und was sie tun sollten und was nicht.
„Ihre Mitarbeiter, Kunden und Unternehmen sind bereits in den sozialen Medien und werden höchstwahrscheinlich über Ihr Unternehmen sprechen“, sagt Katrina Collier, Gründerin und Direktorin von Winning Impression LTD , ein in London ansässiges Unternehmen, das Unternehmen bei der Personalbeschaffung unterstützt. 'Eindeutige Richtlinien stellen sicher, dass Ihre Unternehmensmarke gestärkt wird und Ihr Ruf nicht durch falsche Bemerkungen besudelt wird.'
Für Mitarbeiter ist es von Vorteil, sich in die sozialen Medien der Unternehmen einzubringen. Sie haben möglicherweise großartige Einblicke und Meinungen, die sie mit Kunden und Kunden teilen können. Mitarbeiter sind eine großartige Ressource und können Ihnen helfen, Ihr Unternehmen in sozialen Netzwerken zu bewerben.
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Verfassen einer Social-Media-Richtlinie: So implementieren Sie die Richtlinie
Die Lektion, die man aus den Beispielen von Entlassungen von Mitarbeitern und dem Umgang einiger Unternehmen mit sozialen Medien lernen kann, besteht darin, die Richtlinie so klar wie möglich zu gestalten.
Die besten Formate für diese Richtlinie bestehen darin, zuerst die Richtlinie anzugeben und anschließend die wichtigsten Punkte mit Aufzählungszeichen aufzuschlüsseln. Die Richtlinie von Microsoft enthält einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen, der die Richtlinie für Mitarbeiter weiter verdeutlicht. Catherine Allen, Vizepräsidentin bei SHIFT-Kommunikation eine PR-Agentur mit Büros in Boston, San Francisco und New York schlug vor, Richtlinien oder Best Practices anzubieten. Allens Firma erstellte einen Entwurf von Social-Media-Empfehlungen die Unternehmen an ihre Bedürfnisse anpassen können. 'Unsere Firma hat dies auf der Grundlage stundenlanger Recherchen zu den Richtlinien anderer Unternehmen erstellt, um den Prozess für unsere Kunden zu rationalisieren.'
Sobald die Social-Media-Richtlinie fertig ist, ist es wichtig, Ihre Mitarbeiter darüber zu informieren, dass sich die Mitarbeitervereinbarung geändert hat, die jeder Mitarbeiter bei seiner Einstellung unterzeichnet hat. An alle Mitarbeiter sollte eine E-Mail oder ein Memo gesendet werden, die eine Kopie der neuen Richtlinie oder einen Link enthält, über den sie auf die Richtlinie verweisen können. Die Aufklärung Ihrer Mitarbeiter über die Social-Media-Richtlinien trägt dazu bei, Missgeschicke einzudämmen.
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Verfassen einer Social-Media-Richtlinie: Zusätzliche Ressourcen
