Nur wenige Leute können sagen, dass sie ihren Posteingang nie außer Kontrolle geraten lassen. Auch wenn du eher ein bist Posteingang null Devotee, es besteht eine gute Chance, dass Sie einen überfluteten Posteingang haben, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren oder ein paar Tage mit einem Projekt arbeiten müssen.
Einfach ausgedrückt: E-Mails dort zu hinterlassen, wo sie landen, ist Zeitverschwendung. Sie verschwende jeden Tag 27 Minuten E-Mails, die in Ihrem Posteingang schmachten, erneut lesen, weil Sie nicht anders können, als zu lesen, was Ihre Augen sehen.
was ist dj khaled ethnische zugehörigkeit
Ein voller Posteingang sorgt auch für mehr Ablenkung. Studien legen nahe, dass es nötig ist 23 Minuten bis zur Rückkehr zu Ihrer ursprünglichen Aufgabe, die einmal unterbrochen wurde. Außerdem sorgen volle Posteingänge für visuelle Unordnung, die Ihre kognitive Energie erschöpft.
Um Ihren Posteingang zu leeren, können Sie jede E-Mail einzeln überprüfen. Es würde jedoch Stunden dauern, wenn Sie nur eine Minute für jede E-Mail aufwenden würden. Die Alternative ist ähnlich riskant - Sie könnten alle E-Mails in einen Sammelordner verschieben oder alle löschen und riskieren, eine wichtige Notiz zu verpassen.
Durch meine Coaching- und Trainingsarbeit habe ich jedoch sechs Suchvorgänge identifiziert, die E-Mails identifizieren, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer individuellen Verarbeitung viel geringer ist. Mithilfe dieser Suchen können Sie innerhalb von Minuten Hunderte – wenn nicht Tausende – von E-Mails aus Ihrem Posteingang verschieben und diejenigen zurücklassen, die am wahrscheinlichsten einer individuellen Überprüfung bedürfen.
Bevor Sie diese sechs Suchen nutzen können, müssen Sie zwei E-Mail-Ordner erstellen. Erstellen Sie zuerst 'Archiv' in Outlook oder 'Alle E-Mails' in Gmail und dann 'Lesungen', egal welchen E-Mail-Dienst Sie verwenden. Nachdem Sie dies getan haben, finden Sie hier sechs Suchvorgänge, mit denen Sie E-Mails identifizieren können, die wahrscheinlich keine individuelle Verarbeitung rechtfertigen.
1. Verschieben Sie alle E-Mails, die älter als 7 Tage sind, in Archiv/Alle E-Mails
ZU Studie 2018 von 1.200 Verbrauchern fanden heraus, dass nur 13 Prozent der Kunden und weniger als 1 Prozent der Mitarbeiter nach 2 Tagen eine Antwort auf eine E-Mail erwarten. Es besteht kaum eine Chance, dass der Absender einer eine Woche alten E-Mail noch eine Antwort erwartet. Um weitere E-Mails zu entfernen, ändern Sie dies auf fünf oder sogar drei Tage.
Koch Aaron Sanchez Reinvermögen
Isolieren Sie diese E-Mails mithilfe dieser Suchsequenzen und verschieben Sie sie dann in Archiv/Alle E-Mails:
- Google Mail: in:Posteingang älter_als:7d
- Ausblick: erhalten:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Verschieben Sie alle E-Mails, für die Sie eine CC-Datei haben und die älter als 3 Tage sind, in Archiv/Alle E-Mails
Wenn Sie auf E-Mails in CC gesetzt werden, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie antworten müssen, wenn Sie dies noch nicht getan haben. Suchen Sie diese E-Mails mithilfe der folgenden Suchsequenzen und verschieben Sie sie dann in Archiv/Alle E-Mails.
- Google Mail: cc:me älter_als:3d
- Outlook: cc:Ihre E-Mail, erhalten:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Verschieben Sie E-Mails, die nicht Ihren Namen enthalten und älter als 3 Tage sind, in Archiv/Alle E-Mails
E-Mails, die Ihren Namen nicht enthalten, erfordern weniger wahrscheinlich Ihre Antwort. Einige E-Mails (z. B. an ein Team adressiert oder mit 'Hallo zusammen' begonnen) erfordern möglicherweise Ihre Antwort, aber indem Sie das Kriterium des fehlenden Namens mit einem drei Tage alten Kriterium koppeln, können Sie das Risiko verringern, etwas Wichtiges zu verpassen.
- Gmail: -matt älter_als:3d
- Ausblick: NICHT matt erhalten:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Verschieben Sie alle Newsletter- und Mailinglisten-E-Mails in Ihren Leseordner
Sie müssen keinen Newsletter lesen. Verschieben Sie sie in Ihren Readings-Ordner und richten Sie Regeln/Filter ein, um sie in Zukunft automatisch dorthin zu leiten.
Es gibt keine perfekte Möglichkeit, diese E-Mails zu finden, aber Sie können diese Suche und die nächste verwenden, um die meisten davon zu erhalten:
Carlos Santana Reinvermögen 2015
- Gmail: in:Posteingang Label:^unsub
- Outlook: abbestellen ODER 'abmelden'
5. Verschieben Sie verbleibende Mailinglisten-E-Mails nach Readings, indem Sie nach gängigen Mailinglistenbegriffen suchen
Nachdem Sie die vorherige Suche verwendet haben, suchen Sie in Gmail und Outlook nach den folgenden Begriffen, um Nachzügler zu finden: 'Datenschutzrichtlinie' oder 'Terms & amp; Bedingungen' oder 'Präferenzen' oder 'im Browser anzeigen' oder 'als Webseite anzeigen.'
6. Benachrichtigungen über Antworten auf Kalendereinladungen löschen
Während E-Mails, die Sie darüber informieren, dass jemand an einem bevorstehenden Meeting teilnehmen kann, im Moment hilfreich sein können, ist es nicht erforderlich, dass diese E-Mails Ihren Posteingang verstopfen, wenn Sie die Antworten der Personen für jedes Meeting in der Einladung selbst zusammengefasst anzeigen können.
Machen Sie weiter und isolieren Sie diese E-Mails und löschen Sie sie dann:
- Google Mail: von: calendar-notification@google.com
- Ausblick: 'Pacific Time' (ersetzen Sie durch Ihre Zeitzone). Leider gibt es keine sehr einfache Möglichkeit, diese E-Mails in Outlook zu isolieren.
Diese Suchen können einige E-Mails archivieren, von denen Sie wünschen, dass sie in Ihrem Posteingang verbleiben, aber die Vorteile überwiegen das Risiko bei weitem. Außerdem können Sie diese E-Mails in Ihren Ordnern genauso leicht finden wie in Ihrem Posteingang.
