Der E-Mail-Posteingang von Merlin Mann ist vollgestopft. Es ist ihm peinlich, das zuzugeben. Er ist der Mann, der das Konzept des Posteingangs null erfunden hat.
Mann ist ein Produktivitätsguru, der 2004 die Website 43folders.com ins Leben rief. Schon bald begann er, das Evangelium von Posteingang Null in Artikeln auf seiner Website zu predigen. Der New Yorker beschrieb es als „revolutionäres E-Mail-Management-System“. Mann gab ein Google Tech Talk auf Posteingang null. Es fing an wie ein Lauffeuer.
Das Erreichen von Posteingang Null wurde so begehrt, dass die äußerst beliebte App Mailbox seine gesamte Produktstrategie darauf ausrichtete, Posteingang Null zu erreichen. Als Sie dort ankamen, erhielten Sie über einem hübschen Bild eine herrliche Nachricht 'Sie sind fertig'. Das Bild änderte sich jedes Mal und spielte die Erfahrung. (Dropbox hat Mailbox erworben und 2016 geschlossen.)
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Aber Mann sagt, wir machen es falsch. Im Interview mit Kabelgebunden in Großbritannien , er erklärt, wie wir alle den Punkt von Posteingang Null verpasst haben – und was wir stattdessen tun sollten.
Hören Sie auf, Posteingang Null als Mittel zum Zweck zu behandeln.
Was genau ist so nützlich, um Posteingang null zu erreichen? Es könnte sein, dass Sie sagen können, dass Sie es getan haben. Es fühlt sich gut an. Aufgrund der Menge an E-Mails, die wir heutzutage erhalten, ist dies jedoch vielleicht kein bewundernswertes Ziel mehr.
Als Mann zum ersten Mal das Konzept des Posteingangs null vorstellte, hatte er einen Posteingang. Heute haben wir Dutzende mehr, die als Posteingänge betrachtet werden könnten.
Arbeits Email
Persönliche E-Mail
Twitter-DMs
Facebook Messenger
Instagram-DMs
Locker
Textnachrichten
Mann erzählte Verdrahtet Sie sollten analysieren, wie Sie Ihre Zeit mit diesen verschiedenen Posteingängen verbringen. Wenn Ihre Aufmerksamkeit so gering ist, weil Sie ständig auf Nachrichten von all diesen Orten antworten, ist es keine Überraschung, dass Sie sich gestresst fühlen.
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Habe etwas Gnade mit dir selbst. Akzeptieren Sie, dass Sie nicht alles tun können. Vergessen Sie, auf jede einzelne Nachricht zu antworten. Einige der weniger wichtigen Dinge verweilen zu lassen, wird dir etwas Ruhe geben.
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Aber das ist keine Entschuldigung, sich einfach abzumelden und nicht mehr auf alles zu antworten. Microsoft-Forscher fanden heraus, dass das Ignorieren von E-Mails ein verräterisches Zeichen für einen schlechten Manager ist. Sie müssen immer noch die Prioritäten in Ihrem Posteingang im Auge behalten. Es liegt an Ihnen, zu entscheiden, was diese Prioritäten sind.
Seien Sie vorsichtig beim Clean-Slate-Ansatz.
Neues Jahr, neues Jahrzehnt. Warum nicht die nukleare Option wählen und alles löschen? Wischen Sie die Tafel sauber und beginnen Sie neu.
Das ist eine schreckliche Idee, sagt Mann. Identifizieren Sie stattdessen die wichtigsten Schwerpunktbereiche. Vielleicht können Sie bei einer bestimmten Art von E-Mail auf Löschen klicken, beispielsweise bei Benachrichtigungen oder Werbe-E-Mails.
Aber speichern Sie die wichtigen Dinge. Beginnen Sie damit, eine Strategie zu formulieren, um herauszufinden, was wichtig ist und was nicht. Es gibt verschiedene Methoden, um den Zeitaufwand für E-Mails zu minimieren. Mann schlägt vor, dreimal täglich Zeit zu investieren, um Ihren Posteingang zu bearbeiten. Einige Produktivitätsexperten empfehlen, die E-Mails nicht gleich morgens zu lesen, damit Sie sich stattdessen auf tiefgreifende Aufgaben konzentrieren können.
Diese Strategien funktionieren möglicherweise nicht für alle Personen, insbesondere für diejenigen, deren Jobs schnelle Antworten auf E-Mails erfordern. Wenn Sie in Bezug auf E-Mail eine gewisse Flexibilität haben, sind hier einige Ansätze:
Löschen Sie die E-Mail-App von Ihrem Telefon, wenn Sie im Urlaub sind. Keine Panik. Wenn Sie wieder online sind, können Sie die App ganz einfach erneut herunterladen.
Wenn Sie am Wochenende oder zu ungeraden Zeiten E-Mails aufholen müssen, planen Sie sie so ein, dass sie während der Arbeitszeit ankommen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Führungsrolle übernehmen, damit Sie mit gutem Beispiel vorangehen und keine Always-on-Kultur aufrechterhalten. Wenn Sie das ganze Wochenende lang E-Mails senden, werden Ihre direkt unterstellten Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie es auch brauchen.
Deaktivieren Sie Benachrichtigungen – E-Mail und andere –, damit Sie nicht ständig mit dringenden, aber nicht unbedingt wichtigen Pings abgelenkt werden.
