„Shared Services“ ist ein Begriff, der eine Betriebsphilosophie definiert, die die Zentralisierung der Verwaltungsfunktionen eines Unternehmens beinhaltet, die früher in separaten Abteilungen oder Standorten ausgeführt wurden. Zu den Dienstleistungen, die von den verschiedenen Geschäftsbereichen eines Unternehmens gemeinsam genutzt werden können, gehören Finanzen, Einkauf, Inventar, Gehaltsabrechnung, Einstellung und Informationstechnologie. Beispielsweise könnte eine zentrale Zentrale alle Einstellungen für eine ganze Kette von Einzelhandelsgeschäften kontrollieren. Der Begriff „gemeinsame Dienste“ kann auch auf Partnerschaften zwischen getrennten Unternehmen angewendet werden. In diesem Fall können sich die Mieter eines Bürogebäudes die Telekommunikation oder den Wartungsdienst teilen. Shared Services sind auch im Internet verfügbar. Ein Beispiel für diese Form von Shared Services sind Application Service Provider (ASPs), die zahlreichen Geschäftskunden Zugang zu Online-Anwendungen bieten, um den Kauf spezieller Systeme und Software zu vermeiden.
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Idealerweise profitieren Unternehmen, die Shared Services implementieren, von erheblichen Kosteneinsparungen durch die Standardisierung von Praktiken und Verfahren und durch die Schaffung von Skaleneffekten. Befürworter argumentieren, dass die Ausübung einer Funktion an einem Standort in der Regel weniger Investitionen in Technologie und Büroflächen sowie bis zu 30 Prozent weniger Mitarbeiter erfordert als die Ausübung der Funktion an mehreren Standorten. „Unter Shared Services zentralisiert ein Unternehmen Backoffice-Funktionen wie Buchhaltung, Lagerhaltung und sogar Informationstechnologie und behandelt sie als interne Anbieter“, erklärt Erik Sherman in Computerwelt . 'Der Rest des Unternehmens kann stattdessen auf externe Dienstleister zurückgreifen, sodass der Wettbewerbsdruck einen reaktionsschnellen Service fördert und eine Reduzierung des Personals Geld spart.' In einigen Fällen berechnen die zentralen Funktionen – oder Shared-Services-Organisationen – den verschiedenen Abteilungen die Nutzung ihrer Dienste. Andere Shared-Services-Organisationen bieten ihre Dienste sogar externen Firmen auf dem freien Markt an.
Die Anwendung von Shared Services ist eine beliebte Geschäftsstrategie. Tatsächlich bemerkte Elizabeth Ferrarini in Computerwelt dass es von der Hälfte aller Fortune-500-Unternehmen übernommen wurde. „Die Zentralisierung von Unternehmensfunktionen – in einer Weise, die heute als „Shared Services“-Modell bekannt ist – ist heute einer der heißesten Trends in der Geschäftswelt“, schrieb Mark Henricks in Unternehmer . 'Diejenigen, die es praktizieren, sagen, dass sie Kosten senken und gleichzeitig die Qualität der gemeinsam genutzten Dienste verbessern können.' Das Konzept der Shared Services wurde in den 1980er Jahren eingeführt, als eine Reihe großer Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen nach Möglichkeiten suchten, ihre Verwaltungskosten zu senken. Seitdem, so Henricks, haben sich 'Shared Services zu einem umfassenderen und flexibleren Werkzeug entwickelt, um Prozesse zu verbessern, Technologieinvestitionen zu ermöglichen, Gewinne zu erzielen und Kosten zu senken.'
Es gibt jedoch eine Reihe potenzieller Nachteile, die mit Shared Services verbunden sind. Unternehmen, die auf ein Shared-Services-Modell umstellen, fallen beispielsweise häufig die Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeiter und die Installation neuer Technologien an. Darüber hinaus nimmt die Implementierung von Shared Services Zeit in Anspruch – oft mehr als ein Jahr. Darüber hinaus ist die Zentralisierung, wie Henricks warnte, nicht für jede Funktion geeignet. Unternehmen sollten ihre Kernkompetenzen oder Funktionen mit direktem Kundenkontakt nicht zentralisieren, insbesondere wenn auch Fremdfirmen die Shared Services nutzen.
Auch die Implementierung von Shared Services kann innerhalb eines Unternehmens zu Problemen führen. Beispielsweise könnten die Mitarbeiter, die früher die Dienstleistungen in verschiedenen Geschäftsbereichen erbracht haben, über den Kontrollverlust, den sie im Rahmen der neuen Regelung erfahren, verärgert sein. Darüber hinaus könnten die Mitarbeiter der Zentrale, die Shared Services von einem zentralen Standort aus anbieten, sich unwohl fühlen, Geschäftseinheiten als Kunden zu behandeln. Tatsächlich erfordert der Wechsel zu einer Shared-Services-Umgebung von den Mitarbeitern die Entwicklung neuer Fähigkeiten mit einem erhöhten Schwerpunkt auf Flexibilität und Kundenservice. „Um der bevorzugte Lieferant zu sein – und sogar eine sichere Unternehmensexistenz zu haben – muss der Shared Service kosteneffektiv überlegene Ergebnisse liefern“, erklärte Sherman. Daher ist ein Shared-Services-System nicht für jedes Unternehmen geeignet. 'Für viele Unternehmen werden Shared Services ein faszinierendes Konzept bleiben, das einfach nicht ihren Bedürfnissen entspricht', bemerkte Henricks. 'Für andere ist es genau das richtige Modell, um eine vielversprechende Chance zu nutzen, die Homeoffice-Kompetenz zu nutzen, die auch andere Bereiche, Standorte und sogar andere Unternehmen nutzen können.'
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LITERATURVERZEICHNIS
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Schwartz, Ephraim. 'HP stellt IT-Shared-Services-Angebot vor: IT als interner Service-Provider verspricht mehr Flexibilität.' InfoWelt . 23. Mai 2006.
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Sherman, Erik. 'Die Shared Services-Herausforderung: Die Umrüstung der IT auf einen internen Anbieter, um einen besseren Service zu bieten, funktioniert für viele, aber es ist einfach, Snafus auf dem Weg zu treffen.' Computerwelt . 2. August 1999.
Whitehead, William T. 'Shared Services: Eine Geschäftsstrategie zur Steigerung des Shareholder Value.' Seitenwahl . Juli 2000.
