Personalrichtlinien sind die formalen Regeln und Richtlinien, die Unternehmen für die Einstellung, Schulung, Bewertung und Belohnung ihrer Mitarbeiter festlegen. Diese Richtlinien können, wenn sie in einer einfach zu handhabenden Form organisiert und verbreitet werden, dazu dienen, vielen Missverständnissen zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern über ihre Rechte und Pflichten am Arbeitsplatz vorzubeugen. Es ist verlockend, sich als neuer Kleinunternehmer auf die Belange des jeweiligen Unternehmens zu konzentrieren und die Aufgabe, eine Personalpolitik zu verfassen, aufgeschoben. Alle Wirtschaftsanalysten und Arbeitsrechtsanwälte werden einem neuen Geschäftsinhaber raten, eine Richtlinie zu Papier zu bringen, auch wenn es sich um eine einfache nach einem Mustermodell erstellte handelt. Das Verfassen von Richtlinien ist wichtig, damit allen klar ist, was die Richtlinien sind und dass sie im gesamten Unternehmen einheitlich und fair angewendet werden. Darüber hinaus ist es gängige Praxis, wenn Fragen zu Arbeitnehmerrechten und Unternehmensrichtlinien vor Bundes- und Landesgerichten verhandelt werden, davon auszugehen, dass die Personalrichtlinien des Unternehmens, ob schriftlich oder mündlich, Bestandteil eines Arbeitsvertrags zwischen dem Arbeitnehmer und dem Unternehmen sind. Ohne klar formulierte Richtlinien ist das Unternehmen im Nachteil.
Kleine Unternehmen – und insbesondere Unternehmensneugründungen – können es sich nicht leisten, wertvolle Zeit und Ressourcen mit langwierigen politischen Streitigkeiten oder potenziell teuren Gerichtsverfahren zu verschwenden. Eine Personalpolitik von Anfang an kann helfen, diese Situation zu vermeiden. Der Unternehmer, der sich die Zeit nimmt, eine solide, umfassende Personalpolitik aufzustellen, wird weitaus besser für den langfristigen Erfolg gerüstet sein als der Unternehmer, der jede politische Entscheidung bei ihrem Ausbruch trifft. Der letztere Ad-hoc-Stil führt viel eher zu inkonsistenten, uninformierten und rechtlich fragwürdigen Entscheidungen, die ein ansonsten erfolgreiches Unternehmen lahmlegen können. Wie viele Berater für kleine Unternehmen behaupten, führen Personalrichtlinien, die uneinheitlich angewendet werden oder auf fehlerhaften oder unvollständigen Daten basieren, fast unweigerlich zu einem Rückgang der Arbeitsmoral, einer Verschlechterung der Mitarbeiterloyalität und einer erhöhten Anfälligkeit für rechtliche Sanktionen. Um sicherzustellen, dass die Personalmanagementrichtlinien fair angewendet werden, empfehlen Geschäftsinhaber und Berater, dass kleine Unternehmen eine schriftliche Aufzeichnung ihrer Personalrichtlinien und der Fälle, in denen diese Richtlinien ins Spiel kamen, erstellen und führen.
THEMEN, DIE VON DEN PERSONALPOLITIKEN DES UNTERNEHMENS ABGEDECKT WERDEN
Kleinunternehmer sollten sicherstellen, dass sie bei der Erstellung ihrer Personalpolitik die folgenden grundlegenden Personalfragen berücksichtigen:
- Richtlinien zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung
- Mitarbeiterklassifizierungen
- Arbeitstage, Zahltage und Vorauszahlungen
- Überstundenausgleich
- Essenszeiten und Pausenzeiten
- Lohnabzüge
- Urlaubsrichtlinien
- Ferien
- Krankheitstage und persönlicher Urlaub (für Trauerfall, Geschworenendienst, Abstimmung etc.)
- Leistungsbewertungen und Gehaltserhöhungen
- Leistungsverbesserung
- Kündigungsrichtlinien
Vorlagen, die verwendet werden können, um ein erstes Dokument der Personalpolitik zu erstellen, sind von vielen Quellen erhältlich. Zwei seriöse Quellen, die Informationen zu einer ganzen Reihe von Beschäftigungsfragen bieten, sind die National Human Resource Association und die Society for Human Resource Managers. Jeder unterhält eine Website mit Informationen zu den von ihm bereitgestellten Diensten und Hinweisen auf andere seriöse Dienstanbieter. Diese Websites sind http://www.humanresources.org bzw. http://www.shrm.org/.
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Je nach Art des Unternehmens kann in der Personalpolitik ein breites Spektrum an Themen behandelt werden. Beispiele für solche Probleme sind Werberichtlinien; medizinische/zahnärztliche Leistungen für Mitarbeiter; Nutzung von Betriebsmitteln/Ressourcen (Zugang zum Internet, persönliche Nutzung von Faxgeräten und Telefonen usw.); Kontinuität der Politik; sexuelle Belästigung; Drogenmissbrauch und/oder Drogentests; Rauchen; Gleitzeit- und Telearbeitsrichtlinien; Pensions-, Gewinnbeteiligungs- und Ruhestandspläne; Erstattung von Mitarbeiterkosten (für Reisekosten und andere Ausgaben im Zusammenhang mit der Durchführung von Unternehmensgeschäften); Kinder- oder Altenpflege; pädagogische Unterstützung; Beschwerdeverfahren; Privatsphäre der Mitarbeiter; Kleiderordnungen; Parken; Post und Versand; und Sponsoring von Freizeitaktivitäten.
VORTEILE DER FORMALEN HUMANRESSOURCENPOLITIK
Inhaber kleiner Unternehmen, die gute Personalmanagementrichtlinien erstellt und aktualisiert haben, haben mehrere wichtige Möglichkeiten genannt, wie sie zum Erfolg von Unternehmen beitragen. Viele Beobachter haben darauf hingewiesen, dass selbst die besten Richtlinien ins Wanken geraten, wenn die Geschäftsinhaber oder Manager, die mit der Verwaltung dieser Richtlinien beauftragt sind, dabei nachlässig oder inkompetent sind. Aber für Unternehmen, die ihre Personalpolitik intelligent und konsistent verwalten können, können sich Vorteile in mehreren Bereichen ergeben:
Kommunikation mit Mitarbeitern . Ein gut geschriebenes und durchdachtes Handbuch zur Personalpolitik kann den Ton festlegen, den ein neuer Unternehmer in seinem Unternehmen beibehalten möchte. Eine solche Richtlinie dient auch der Verbreitung von Informationen darüber, was Arbeitnehmer vom Unternehmen erwarten dürfen sowie was der Arbeitgeber von den Arbeitnehmern hinsichtlich Arbeitsleistung und Verhalten am Arbeitsplatz erwartet.
Kommunikation mit Vorgesetzten und Vorgesetzten . Formale Richtlinien können für Manager und andere Vorgesetzte hilfreich sein, die mit Einstellungs-, Beförderungs- und Vergütungsentscheidungen für Mitarbeiter konfrontiert sind, die unter ihnen arbeiten.
Zeitersparnis . Durch ein umsichtiges und umfassendes Personalmanagement können Unternehmen erhebliche Verwaltungszeit einsparen, die dann für andere Geschäftsaktivitäten wie die Entwicklung neuer Produkte, Wettbewerbsanalysen, Marketingkampagnen usw. aufgewendet werden kann.
Eindämmung von Rechtsstreitigkeiten . Mitglieder der Rechts- und Wirtschaftskreise sind sich einig, dass Unternehmen viel tun können, um verärgerte derzeitige oder ehemalige Mitarbeiter vor rechtlichen Bedrohungen zu schützen, indem sie einfach eine faire und umfassende Personalpolitik erstellen – und anwenden –.
ÄNDERUNGEN BESTEHENDER HR-POLITIK VORNEHMEN
Unternehmen müssen in der Regel regelmäßig Änderungen an etablierten Personalrichtlinien vornehmen, wenn das Unternehmen wächst und sich die regulatorischen und geschäftlichen Rahmenbedingungen, in denen es tätig ist, verändern. Angesichts der Herausforderung, die Personalpolitik zu aktualisieren, ist es für kleine Unternehmen jedoch wichtig, vorsichtig vorzugehen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise den Inhaber eines Kleinunternehmens fragt, ob er an einem Tag in der Woche von zu Hause aus arbeiten darf, kann der Inhaber die Anfrage als vernünftig und relativ harmlos ansehen. Aber auch geringfügige Änderungen in der Personalpolitik können Auswirkungen haben, die weit über die zunächst sichtbaren Parameter der Anfrage hinausgehen. Wenn dem Arbeitnehmer die Erlaubnis erteilt wird, an einem Tag in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten, werden dann andere Arbeitnehmer dieselbe Leistung verlangen? Erwartet der Mitarbeiter, dass das Unternehmen die Rechnung für irgendeinen Aspekt des Telearbeitsvorhabens bezahlt – den Kauf von Computern, Modems usw.? Verlassen sich Kunden oder Lieferanten darauf, dass der Mitarbeiter (oder die Mitarbeiter) fünf Tage die Woche im Büro ist? Müssen andere Mitarbeiter diesen Mitarbeiter im Büro haben, um Fragen zu beantworten? Ist die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters so beschaffen, dass er sinnvolle Arbeit mit nach Hause nehmen kann? Können Sie die Telearbeitsvariante auf Probe durchführen?
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Inhaber kleiner Unternehmen müssen erkennen, dass Änderungen in der Personalpolitik das Potenzial haben, sich auf die eine oder andere Weise auf jede Person im Unternehmen auszuwirken. einschließlich der Eigentümer. Vorgeschlagene Änderungen sollten sorgfältig und in Absprache mit anderen in der Organisation geprüft werden, die möglicherweise potenzielle Fallstricke erkennen, die andere Manager oder die Geschäftsinhaberin selbst möglicherweise nicht erkannt haben. Sobald eine Änderung der Richtlinie vorgenommen wurde, sollte sie weit und effektiv verbreitet werden, damit alle im Unternehmen jederzeit nach derselben Personalpolitik arbeiten.
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