Unabhängig davon, ob Sie einen Geschäftsplan oder einen Investitionsvorschlag erstellt haben, benötigen Sie eine Zusammenfassung als Vorwort für Ihren Bericht. Die Zusammenfassung sollte die wichtigsten Details Ihres Berichts enthalten, aber es ist wichtig, den Leser nicht mit Kleinigkeiten zu langweilen. Speichern Sie die Analysen, Diagramme, Zahlen und glühenden Bewertungen für den Bericht selbst. Dies ist die Zeit, um die Aufmerksamkeit Ihres Lesers auf sich zu ziehen und die Person wissen zu lassen, was Sie tun und warum er oder sie den Rest Ihres Geschäftsplans oder Vorschlags lesen sollte.
Die Executive Summary ist auch für Sie als Unternehmer ein wichtiges Mittel, um festzustellen, welche Aspekte Ihres Unternehmens die deutlichsten Verkaufsargumente haben und welche Aspekte möglicherweise etwas erklärungsbedürftiger sind. Akira Hirai, Gründer und CEO von Cayenne Consulting mit Sitz in Phoenix, einer Firma, die Unternehmer bei der Entwicklung von Geschäftsplänen und Finanzprognosen unterstützt, sagt, dass der Prozess der Zusammenfassung der Essenz Ihres Unternehmens auf einer Seite Sie dazu zwingt, gründlich nachzudenken, zu entscheiden, was wichtig ist, und verwerfen Sie Dinge, die für die Handlung nicht wesentlich sind. 'Auf diese Weise', sagt er, 'entwickeln Sie eine bessere Vorstellung davon, worum es in Ihrem Unternehmen geht, und Sie werden besser darin, Ihre Geschichte zu erzählen.'
So schreiben Sie eine Executive Summary: Warum schreiben Sie sie?
Investoren, Kreditgeber, Führungskräfte, Manager und CEOs sind beschäftigt. Immer. Das bedeutet, dass die Executive Summary ein unverzichtbarer Zugang zum Lesen Ihres Businessplans ist. Stellen Sie sich das so vor: Wenn Sie eine endlose Liste von Aufgaben hätten und jemand Ihnen ein 80-seitiges Dokument überreicht und sagt: 'Lesen Sie das!' Sie möchten wahrscheinlich zuerst wissen, warum.
„Der wichtigste Grund, eine Zusammenfassung beizufügen, ist, dass sie in vielen Fällen das Einzige ist, was der Leser liest“, sagt Pablo Bonjour, Gründer und CEO von SMG Business Plans mit Sitz in Katy, Texas, einem Unternehmen, das Unternehmern Unterstützung bietet beim Schreiben von Businessplänen. Laut Bonjour werden Investoren die Executive Summary lesen, um zu entscheiden, ob sie sich überhaupt die Mühe machen, den Rest des Businessplans zu lesen. Es kommt selten vor, dass ein Investor oder Kreditgeber einen vollständigen Geschäftsplan liest, zumindest in der Anfangsphase der Analyse und der Überlegungen zur Finanzierung, daher ist eine aussagekräftige Zusammenfassung von entscheidender Bedeutung.
Wenn Sie Ihren Geschäftsplan schreiben, ist es Ihr Ziel, einen Fuß in die Tür zu bekommen und Zeit mit dem Investor zu verbringen. „Vorausgesetzt, Ihr Unternehmen passt gut zum Investor, werden Sie mit einer aussagekräftigen Zusammenfassung zu einem Meeting eingeladen“, sagt Hirai. 'Eine schlechte Executive Summary lässt Sie im Regen stehen.'
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So schreiben Sie eine Executive Summary: Der erste Absatz
So wie ein Film mit einer Kampfszene oder einem Zeitschriftenartikel mit einer lustigen Anekdote beginnen kann, brauchen Sie für Ihre Zusammenfassung einen starken Haken.
'Der wichtigste Teil einer Zusammenfassung ist der erste Absatz, der klar erklärt, was das Unternehmen tut', sagt Dave Lavinsky, Präsident von Growthink, einem in Los Angeles ansässigen Unternehmen, das Unternehmer bei der Entwicklung von Geschäftsplänen und der Kapitalbeschaffung unterstützt. 'Die meisten Geschäftspläne beginnen mit einer Geschichte, die versucht, Spannung zu erzeugen, und das funktioniert nicht immer.'
Eine Möglichkeit, darüber nachzudenken, sagt Hirai, ist, dass Ihre Executive Summary eine Executive Summary benötigt. Der erste Absatz muss den Leser dazu bringen, den Rest der Zusammenfassung zu lesen. Vielleicht haben Sie ein zwingendes Aha! Moment, also könnten Sie damit beginnen. Wenn Sie auf dem Markt ein Problem festgestellt haben, das nicht angemessen behandelt wird, können Sie damit beginnen.
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So schreiben Sie eine Executive Summary: Das A und O
Es gibt keine festgelegte Struktur für eine Zusammenfassung, aber es gibt Richtlinien, die Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Geschäftsplan oder Ihr Investitionsvorschlag die verdiente Aufmerksamkeit erhält. Denken Sie zuerst an Ihre Kernstärken. Verwenden Sie Stichpunkte, um Ihre Ideen zu präsentieren, und stellen Sie sicher, dass Sie immer eine prägnante Sprache verwenden.
„Sie müssen Ihre Geschichte auf Ihr Publikum, Ihr Unternehmen und Ihre gewünschten Ergebnisse abstimmen“, sagt Hirai. 'Wenn Sie ein außergewöhnliches Management-Team haben, können Sie damit beginnen.'
Fragen Sie sich, was an Ihrem Unternehmen einzigartig und spannend ist. Nachdem Sie erklärt haben, was Ihr Unternehmen tut, ist es an der Zeit zu verkaufen, warum Sie glauben, dass Sie einzigartig qualifiziert sind, um erfolgreich zu sein.
Lavinsky empfiehlt, sich bei der Erstellung Ihrer Executive Summary mit diesen Fragen zu befassen:
• Haben Sie eine einzigartige Partnerschaft?
• Haben Sie bereits Kunden und Traktion?
• Haben Sie Patente oder Technologie?
• Ist Ihr Marketingplan in irgendeiner Weise etwas Besonderes?
Abhängig von Ihrem Publikum können Sie auch einen starreren Ansatz für die Zusammenfassung versuchen. Nach dem ersten Absatz sagt Bonjour, dass eine effektive Struktur darin besteht, jeden Abschnitt in der gleichen Reihenfolge zusammenzufassen, in der die Elemente im vollständigen Geschäftsplan präsentiert werden. Um die Struktur für den Leser, in der Regel ein Investor oder ein Kreditgeber, so relevant wie möglich zu gestalten, schlägt er vor, diese Kategorien zu berücksichtigen:
• Eine Zusammenfassung der Firmenbeschreibung
• Das Problem
• Ihre Lösung
• Warum jetzt
Die Kategorie „Warum jetzt“ ist eine der wichtigsten Fragen, die es zu beantworten gilt, weil sie Ihre Zusammenfassung aktuell macht. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dem Leser das Gefühl zu geben, dass er viel Zeit zum Handeln hat. Es besteht die Möglichkeit, dass Ihr Businessplan nicht gelesen wird, wenn Ihre Executive Summary nicht dringlich ist.
Nach der Beschreibung der oben genannten Elemente sollte die Executive Summary auch eine kurze finanzielle Zusammenfassung enthalten. Für Ihre Finanzdaten schlägt Bonjour vor, die Bewertung des Geschäfts mit einzubeziehen, damit der Leser sofort weiß, was die Risiken sind und wie hoch die Renditen sein können.
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Jonathan Davis Reinvermögen 2016
Dies hängt davon ab, wer Ihre Leser sind. Machen Sie Ihre Recherche. Wenn Sie Ihren Plan Investoren präsentieren, stellen Sie sicher, dass die Sprache der Zusammenfassung auf ihren Hintergrund abgestimmt ist. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihr Investor einen Abschluss in Chemieingenieurwesen hat, könnte Ihre Sprache sich von der in der Zusammenfassung für einen Investor mit Philosophiestudium unterscheiden.
Mit anderen Worten: „Verwenden Sie eine Sprache, die bei Ihrer Zielgruppe ankommt“, sagt Hirai. Scheuen Sie sich nicht, Ihre Executive Summary zu ändern, wenn Sie sie verschiedenen Investoren präsentieren. Erwägen Sie, für jedes Publikum unterschiedliche Versionen zu erstellen, sagt er, aber stellen Sie sicher, dass es immer professionell, knackig und frei von peinlichen Fehlern bleibt. Ein weiterer guter Tipp, den er gibt, ist die Verwendung von Personalpronomen (z. B. „wir“ und „unser“) gegenüber allgemeinen Substantiven (z. B. „die Firma“). Ihr Leser wird eine stärkere persönliche Verbindung zu Ihnen, Ihrer Marke und Ihrer Idee spüren, wenn Sie sich in der ersten Person auf den Leser beziehen können.
Vergessen Sie auch nicht, selbstbewusst zu sein. Wenn der Autor nicht eindeutig an dieses Unternehmen glaubt, sagt Bonjour, warum sollte dann der Leser daran glauben? Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Leser und fragen Sie sich, warum Sie in ein Unternehmen investieren möchten. „Stellen Sie es sich wie ein Vorstellungsgespräch vor oder fragen Sie ein Mädchen nach einem Date“, sagt er. 'Wenn Sie nicht selbstbewusst sind und sich nicht so verhalten, wie Sie es wollen, werden Sie wahrscheinlich nirgendwo hinkommen.'
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So schreiben Sie eine Executive Summary: Die Länge
Denken Sie daran, dass jede Executive Summary einzigartig ist und sein sollte. Je nach Umfang des von Ihnen gesendeten Geschäftsplans oder Investitionsvorschlags variiert die Länge der Zusammenfassung. Allgemeiner Konsens ist jedoch, dass eine Executive Summary zwischen einer und vier Seiten lang sein sollte.
Denk logisch. Auf der Vorder- und Rückseite einer einzelnen Seite kann eine zweiseitige Zusammenfassung gedruckt werden, die sich wie eine professionelle Broschüre anfühlen kann. Und wenn Sie die Essenz Ihrer Geschichte nicht auf ein oder zwei Seiten erzählen können, sagt Hirai, dann haben Sie die Dinge wahrscheinlich nicht gut genug durchdacht.
In Anlehnung an diesen Gedanken behauptet Bonjour: „Sie können ein wenig schummeln, indem Sie kleinere Schriftarten verwenden, Ihre Ränder erweitern, Bilder und Tabellen verkleinern, aber letztendlich müssen Sie alles zusammenfassen, was in der Zusammenfassung enthalten ist. Schließlich wird es nicht ohne Grund eine 'Zusammenfassung' genannt.'
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So schreiben Sie eine Executive Summary: Was Sie vermeiden sollten
'Der Grund, warum die meisten Unternehmer die Executive Summarys falsch verstehen, ist, dass sie glauben, dass das Ziel der Executive Summary darin besteht, die Investoren dazu zu bringen, ihnen einen Scheck zu geben', sagt Lavinsky. 'Das Ziel der Executive Summary ist es, den Investor dazu zu bringen, den Businessplan zu lesen oder sich mit Ihnen zu treffen.'
Befreien Sie in diesem Sinne Ihr Vokabular von Superlativen, Klischees oder Behauptungen, die nicht gesichert werden können, fügt er hinzu. Vermeiden Sie die Verwendung von Begriffen wie „das Beste“, „bahnbrechend“, „modern“ und „Weltklasse“. 'Investoren sehen diese Worte tagein, tagaus', sagt er, 'und irgendwann verlieren sie ihre Bedeutung.'
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Wie schreibe ich eine Executive Summary: Ist sie gut?
Das wichtigste Element jeder Executive Summary ist eine klare, prägnante und relevante Erklärung der Aktivitäten Ihres Unternehmens. Natürlich sollten Sie einen großen Teil Ihrer Zeit dem Lesen und erneuten Lesen der Zusammenfassung widmen. Aber es gibt einige Tricks. Lavinsky teilt seinen Lackmus-Test: Lassen Sie einen Fünftklässler oder einen Nicht-Investor Ihre Zusammenfassung lesen, sogar nur den ersten Absatz. Bitten Sie dann die Person, Ihnen zu erklären, was Ihr Unternehmen tut. Wenn er oder sie es leicht erklären kann, bist du gut. Wenn Sie Grillen hören, müssen Sie es überarbeiten.
Tiefer graben: So schreiben Sie einen zusammenfassenden Businessplan
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