Bestätigen Sie den Eingang jeder Reklamation umgehend per E-Mail. Ihr erster Kontakt sollte eine E-Mail-Nachricht (oder ein Telefonanruf, wenn die Beschwerde dies rechtfertigt) sein, die den Kunden darüber informiert, dass Sie die Beschwerde erhalten haben, dass Sie sich ausreichend Sorgen um das Problem machen, um den Kunden zu kontaktieren, und dass Ihre Das Kundendienstteam arbeitet daran, das Problem zu lösen.
Hier ist eine Beispiel-E-Mail-Nachricht, mit der Sie den Eingang einer Kundenbeschwerde bestätigen können.
An: Andrea@customer.com
Von: Jvirtual@acmesports.com
Betreff: Beschwerde
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Sehr geehrte Frau Jones:
Wir haben Ihre Beschwerde erhalten und unser Kundenservice-Team untersucht das Problem jetzt. Vielen Dank, dass Sie uns auf diese Angelegenheit aufmerksam gemacht haben.
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Innerhalb von [einen kurzen und erreichbaren Zeitrahmen festlegen] werden wir eine fundiertere Antwort auf Ihr Problem und eine geeignete Lösung geben.
Vielen Dank für Ihren Einkauf bei Acmesports.com.
Freundliche Grüße,
John Virtual
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