Es gibt wenige Dinge, die ärgerlicher sind als schlechte Grammatik in geschäftlichen E-Mails! Das Wall Street Journal hat kürzlich einen Artikel über die Tyrannei des Ausrufezeichens im Büro veröffentlicht, und Junge, ich hatte eine Reaktion! Ich hasse es, wenn Leute zu viele Ausrufezeichen verwenden! Dann verspüre ich den Druck, eine Menge davon in meiner Antwort zu verwenden, und das hasse ich auch! All dies ist ein Verstoß gegen die besten Praktiken der Grammatik!
Egal, ob Sie übermäßig gefühlsbetont sind oder Eis in Ihren Adern haben, die E-Mail-Grammatik für den Beruf ist wichtig. Sie möchten professionell klingen und sicherstellen, dass Ihre Botschaft klar ist. Die Einstellung ist per E-Mail besonders schwer auszudrücken und zu messen. Leider ist die Verwendung von Ausrufezeichen zu einer neuen Sache geworden, über die man sich zu viele Gedanken machen muss. Richtig, Ausrufezeichen! Es klingt albern, aber es ist die Realität. Die Nuancen werden Ihnen den Kopf verdrehen. „Er hat in seiner Antwort kein Ausrufezeichen verwendet! Ist er wütend auf mich? Stinkt meine Idee? Ist er über etwas anderes unzufrieden und konzentriert seine Wut hier? Soll ich nachfassen? Könnte er sich ... normal benehmen?'
Wie viele andere wünsche auch ich mir, dass es einen Mittelweg zwischen einem Punkt und einem Ausrufezeichen gäbe. Aber da die Götter der Grammatik wahrscheinlich kein neues Satzzeichen erfinden werden, hören Sie einfach auf, Ausrufezeichen zu verwenden. Hier ist das Warum und Wie, wenn Sie sich aus dem Gefängnis der Ausrufestrafen entlassen:
Das Warum:
1. Es ist ineffizient.
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Satzzeichen am Ende eines Satzes müssen nicht kompliziert sein. Die überwiegende Mehrheit Ihrer arbeitsbezogenen Sätze endet richtig mit einem Punkt. Wenn Sie es einfach verwenden und weitermachen würden, hätten Sie inzwischen zwei weitere E-Mails beantworten können. Wenn Sie von der Menge an E-Mails überwältigt sind, die Sie erhalten, ist dies ein einfacher Ort, um etwas Zeit zurückzugewinnen. Sie werden auch anderen helfen, effizienter zu sein. Indem Sie Ausrufezeichen nicht oft verwenden, können Sie sich auf die Nachricht konzentrieren, anstatt sich über Ihren Ton zu wundern.
2. Sie müssen wissen, wann Sie es ernst meinen.
Wie viele andere Dinge verlieren Ausrufezeichen ihre Wirkung, wenn sie zu oft verwendet werden. Genau so begann dieses Problem: Mehr Ausrufezeichen wurden zu einer neuen Normalität und verzerrten den Standard, den die Leute erwarten. „Ruhig“ in der Interpunktion zu sein bedeutet nicht, dass Sie kurz angebunden sind – es bedeutet nur, dass Sie richtig schreiben. Um diese Idee zu untermauern, ist es einfacher, gar nicht erst mit dem übereifrigen Gebrauch von Ausrufezeichen zu beginnen. Leider sind einige schon zu weit gegangen, um gerettet zu werden.
3. Es befreit.
So albern es klingen mag, sich über Satzzeichen zu ärgern, ist eine emotionale Belastung, sowohl für Sie selbst als auch für Ihren Leser. Es muss nicht so sein. Wenn Sie Ausrufezeichen nur verwenden, wenn Sie tatsächlich etwas ausrufen, müssen Sie sich weniger Gedanken darüber machen, wie Sie in E-Mails rüberkommen. Sie haben viele echte Dinge, über die Sie sich Sorgen machen müssen, also befreien Sie sich von dieser unnötigen Angst.
Das Wie:
1. Seien Sie konsequent.
Verwenden Sie Ausrufe von Anfang an sparsam. Auffällig ist die Veränderung der Nutzungshäufigkeit. Wenn Sie also von Anfang an nicht viele Ausrufe verwenden, haben Sie einen soliden Präzedenzfall geschaffen. Niemand wird sich über Ihre Veränderung der Emotionen wundern, wenn Sie immer ungefähr gleich klingen. Wenn Sie bereits ein Serienmissbrauch des Ausrufezeichens sind, beenden Sie den kalten Truthahn. Es kann eine kurze Zeit der Unbeholfenheit geben, aber die Leute werden sich schnell anpassen.
2. Verwenden Sie immer die richtige Grammatik.
Sie sollten dies sowieso tun, aber es muss wiederholt werden: Verwenden Sie in geschäftlichen E-Mails immer die richtige Grammatik. Es ist professioneller und zeigt Respekt vor der Zeit anderer Leute. Die richtige Grammatik verbessert auch die Klarheit, sodass jeder die Nachricht genau so erhält, wie Sie es beabsichtigt haben. Wenn Sie die richtige Grammatik verwenden, erscheint Ihr sparsamer Gebrauch von Ausrufezeichen genau im Einklang mit Ihrem normalen Tonfall.
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3. Ersetzen Sie kein Problem durch ein anderes.
Wenn Sie auf so viele Ausrufezeichen verzichten müssen, können Sie dies nicht durch ein Smiley-Gesicht oder ein anderes Emoji kompensieren. Sie erzeugen die gleiche Erwartung nur über einen anderen Mechanismus. Widerstehen Sie dem Drang, Ihre Periode mit einem augenzwinkernden Gesicht zu „erweichen“. Sag einfach was du meinst und fertig.
4. Dankbarkeit stimmlich zeigen.
In den meisten Fällen ist E-Mail nicht die einzige Form der Kommunikation zwischen Geschäftspartnern. Nutzen Sie diese telefonischen und persönlichen Gelegenheiten, um sich für ihre Arbeit zu bedanken. Dies ist besonders effektiv, wenn Sie es vor anderen Menschen tun. Es wird sie beruhigen, dass ein flacher E-Mail-Effekt nicht in Wut übersetzt wird.
