Schlechte Treffen: Wir alle haben sie erlebt. Ob schlechte Planung, zu viel Reden oder mangelnde Vorbereitung – schlechte Meetings verschwenden wertvolle Zeit und Geld.
Aber Amazon-Gründer und CEO Jeff Bezos hat möglicherweise den Code geknackt, um Meetings produktiver zu machen. Mit seinem jährlichen Aktionärsbrief sowie a aktuelles Vorstellungsgespräch, Bezos gab einen Einblick in das, was die Amazonas Begegnungskultur aussieht.
Alles läuft darauf hinaus, drei einfache Regeln zu befolgen.
'Zwei Pizza'-Teams.
„Wir versuchen, Teams zu bilden, die nicht größer sind, als mit zwei Pizzen gefüttert werden können“, sagt Bezos. 'Wir nennen das die Zwei-Pizza-Team-Regel.'
Wenn Sie jemals in einem Meeting mit zu vielen Leuten waren, können Sie die Weisheit darin verstehen. Je größer das Team, desto mehr Meinungen – und desto schwieriger wird es, Schlussfolgerungen zu ziehen und Entscheidungen zu treffen. Und wenn einige von diesen vielen Leuten einfach nur den Klang ihrer eigenen Stimme hören möchten, werden Ihre Meetings mit Sicherheit Zeitfresser.
Aber mit der Zwei-Pizza-Team-Regel erhalten Sie die Balance zwischen verschiedenen Sichtweisen und Ideen, während Sie agil und überschaubar bleiben.
Keine PowerPoint-Präsentation.
„In Amazon werden keine PowerPoints verwendet“, erklärt Bezos stolz. 'Jemand für das Treffen hat ein sechsseitiges...narrativ strukturiertes Memo vorbereitet. Es hat echte Sätze und Themensätze und Verben und Substantive – es sind nicht nur Aufzählungspunkte.'
In seinem jüngsten Brief an die Aktionäre beschreibt Bezos die Arbeit, die in diesen Memos steckt, von denen er sagt, dass sie bis zu einer Woche oder länger dauern können, um sie zu schreiben und zu verfeinern:
„Die großartigen Memos werden geschrieben und neu geschrieben, mit Kollegen geteilt, die gebeten werden, die Arbeit zu verbessern, für ein paar Tage beiseite gelegt und dann mit frischem Verstand erneut bearbeitet. Sie können einfach nicht in ein oder zwei Tagen erledigt werden.'
Wie meine Kollege Carmine Gallo hat kürzlich darauf hingewiesen, Memos wie diese sind eine großartige Idee, weil unser Gehirn gutes Storytelling viel besser verarbeitet als harte Daten. Solche narrativen Memos geben Autoren die Möglichkeit, die Gedanken hinter ihren Ideen vollständig zu kommunizieren und geben den Teilnehmern die Möglichkeit, vollständige Konzepte besser zu verstehen.
Das alles bedeutet natürlich nichts, wenn sich die Besprechungsteilnehmer nicht vorbereiten, was die dritte Regel zur besten von allen macht.
Beginnen Sie mit Stille.
„Wir haben diese Memos während des Meetings im Stillen gelesen“, sagt Bezos. „Es ist wie ein Studiensaal. Alle sitzen um den Tisch, und wir lesen schweigend, normalerweise etwa eine halbe Stunde lang, wie lange es auch dauert, das Dokument zu lesen. Und dann besprechen wir es.'
Sie können sich vorstellen, warum dies so vorteilhaft ist. Wie oft haben Sie es schon zu einem wichtigen Meeting geschafft, bei dem Sie trotz bester Absichten einfach nicht so vorbereitet sind, wie Sie es gerne hätten?
„Genau wie High-School-Kids bluffen sich Führungskräfte durch das Meeting, als hätten sie das Memo gelesen“, sagt Bezos. „Weil wir beschäftigt sind. Sie müssen also die Zeit für das Lesen des Memos einplanen – und dafür ist die erste halbe Stunde des Meetings da. Und dann haben alle das Memo tatsächlich gelesen, sie geben nicht nur vor, das Memo gelesen zu haben.'
Bezos hat hat zuvor die Verwendung davon gepriesen Methode weil es die ungeteilte Aufmerksamkeit aller dort sichert. Darüber hinaus hilft es, diejenigen, die solche Diskussionen leiten, besser vorzubereiten – aufgrund der Fähigkeiten und des konzentrierten Denkens, die erforderlich sind, um diese Memos überhaupt zusammenzustellen. „Ganze Sätze sind schwerer zu schreiben“, erklärt der berühmte Gründer. 'Es gibt keine Möglichkeit, ein sechsseitiges, narrativ strukturiertes Memo zu schreiben und nicht klar zu denken.'
In die Praxis umsetzen.
Ich habe diese Methode in meinen eigenen Meetings verwendet und kann für ihre Wirksamkeit bürgen. Als Meeting-Moderator können Sie sicher sein, dass alle mit einem soliden Fundament beginnen und alle auf dem gleichen Stand sind. (Entschuldigung, konnte nicht widerstehen.)
Aber vor allem geben Sie Ihren Mitarbeitern das, was sie brauchen, um ihre beste Arbeit zu leisten:
Zeit.
wer ist auch Billy Gilman verheiratet
Zeit zum Verstehen. Zeit für längere Reflexion. Zeit für fokussiertes Denken.
All dies führt zu tieferen Entdeckungen.
Also denk daran:
Zwei-Pizza-Teams. Keine PowerPoint-Präsentation. Beginnen Sie mit Stille.
Befolgen Sie diese drei einfachen Regeln und verwandeln Sie Ihre Meetings von einer Zeitverschwendung in eine Quelle brillanter Ideen.
