Während Cloud-Computing ist nicht gerade ein neues Konzept, Google Apps hat die Technologie sicherlich verfeinert, damit Unternehmen überall von ihrer Geschwindigkeit, Zugänglichkeit und Speicherkapazität profitieren können. Die Google Apps-Suite, die beliebte Marken wie Gmail, Google Kalender und Google Docs umfasst, kann den Workflow zwischen Ihren Mitarbeitern flüssiger gestalten und sogar bessere Methoden für die Interaktion mit Kunden und Kunden bieten. Der folgende Leitfaden zeigt die Gründe und Möglichkeiten für Sie auf, Google Apps zu implementieren, um den Betrieb Ihres Unternehmens zu verbessern.
So nutzen Sie Google Apps zur Verbesserung Ihres Unternehmens: Warum Google Apps verwenden?
Einer der unmittelbaren Vorteile von Google Apps für Unternehmen gegenüber herkömmlicher Desktop-Software wie Microsoft Office ist die Kosteneffizienz. Für nur 50 US-Dollar pro Jahr umfasst die Google Apps-Suite eine unbegrenzte Anzahl von Benutzerkonten, Zugriff auf alle Anwendungen von Google, 25 GB E-Mail-Speicher pro Mitarbeiter, Kundensupport rund um die Uhr und eine 99,9-prozentige Netzwerkverfügbarkeitsgarantie. (Es gibt auch eine kostenlose Version mit einer begrenzten Anzahl von Netzwerksicherheits- und Benutzerkonten sowie weniger Apps und Speicherplatz.) Im Vergleich zu den meisten Geschäfts- und IT-Softwares, die oft mit einer begrenzten Anzahl von Lizenzen pro Kauf geliefert werden (ganz zu schweigen von den erforderlichen externe Server, um das System zu hosten), könnte Google Apps nur der Schlüssel sein, um ein paar zusätzliche Groschen aus Ihrem Budget herauszuholen.
'Wenn wir für alle im Unternehmen Kopien von Microsoft Office kaufen würden, sparen wir bereits Zehntausende von Dollar', sagt Brian Wyrick, Vice President of Operations bei Raidious, einem in Indianapolis ansässigen Unternehmen für die Entwicklung von Inhalten. Neben den Kosteneinsparungen, sagt Wyrick, hat Raidious die Google Apps-Suite aufgrund der Zugänglichkeit für ihre Designer und Produzenten in verschiedenen Teilen des Landes übernommen.
'Utility ist gut für jedes Start-up-Unternehmen', sagt Wyrick, 'und in der Lage zu sein, mit einem neuen Mitarbeiter am Telefon zu sprechen und ihn mit einem Web-Programm einzurichten, ohne dass ein IT-Mitarbeiter ihnen Zugriff gewähren muss, ist eine tolle Sache.'
Ein weiterer Vorteil von Google Apps ist die Fähigkeit der einzelnen Anwendungen, sich ineinander zu integrieren – eine Funktion, für die Ken Hayes, Inhaber eines Internet-Werbeunternehmens mit Sitz in Toluca Lake, Kalifornien, dankbar ist. „Das Gute an Google Apps ist die Tatsache, dass ich ein Hauptkonto für mein Unternehmen einrichten kann – und meine E-Mail, mein Kalender und meine Website sind alle miteinander verknüpft“, sagt er. 'Klar, es gibt bessere E-Mail-Adressen, aber niemand hat herausgefunden, wie man alles wie Google zusammenfügt.'
Tiefer graben: Google Apps im Spiel
So nutzen Sie Google Apps zur Verbesserung Ihres Unternehmens: Optimierung der internen Kommunikation mit Gmail
Als Gmail zum ersten Mal auf den Markt kam, wurde der persönliche E-Mail-Client für seine scheinbar unerschöpfliche Speicherkapazität und blitzschnelle Posteingangssuche gelobt. Aber mit der Integration von Google Apps arbeiten viele Funktionen von Gmail für Unternehmen genauso effizient. Auch hier ist eine der vorteilhaftesten Eigenschaften von Gmail der Cloud-Faktor – da Sie sich um keine umständliche Software kümmern müssen, können Ihre Mitarbeiter von überall auf Gmail zugreifen, ohne Kontakte oder Nachrichten auf Geräte herunterladen zu müssen.
'Eine der großartigen Eigenschaften von Gmail ist, dass es browserbasiert ist', sagt Wyrick. „Wir verbinden uns über unsere Telefone und IMAP-Clients. Es ist diese Fähigkeit, nicht sagen zu müssen: 'Hier ist Ihre Outlook-Installation.''
Die Unterhaltungsthreads von Gmail tragen auch dazu bei, Nachrichten zwischen Kollegen zu vereinfachen. Wenn zum Beispiel mehrere Teilnehmer in einer E-Mail mit CC versehen sind oder mehrere E-Mails dieselbe Betreffzeile haben, werden alle diese Nachrichten mit jeder neuen gesendeten E-Mail gruppiert, sodass sie perfekt oben auf Ihrem Posteingang und das lästige Überprüfen früherer Nachrichten entfällt.
Außerdem sollte jede Büroumgebung eine Methode zum Senden schneller, minutengenauer Nachrichten haben, und die Antwort von Gmail ist Google Chat, der direkt in die Benutzeroberfläche des Posteingangs integriert ist. „Wir haben den Bedarf an unserem internen Telefonsystem wirklich reduziert“, sagt Wyrick über die Nutzung des Messengers durch Raidious. Die Chat-Funktion verfügt auch über eine Videokonferenzkomponente, die nützlich sein kann, wenn Kollegen und Mitarbeiter von entfernten Standorten aus korrespondieren müssen.
Obwohl Gmail ein großartiger E-Mail-Client ist, empfiehlt Wyrick, Ihrem gemeinsamen Geschäftskonto mehrere Kontoadministratoren zuzuweisen. „Wenn Sie einmal angemeldet sind, möchten Sie nie alle Eier in einem Korb haben“, sagt er. 'Eines Tages werden Sie etwas tun müssen, wenn dieser Administrator nicht verfügbar ist.'
Tiefer graben: Nie wieder für E-Mail-Hosting bezahlen
So nutzen Sie Google Apps zur Verbesserung Ihres Unternehmens: Synchronisieren von Meetings und Events über Google Kalender
Je nach Art Ihres Unternehmens kann die Terminplanung echte Kopfschmerzen bereiten. Einige wenige Mitarbeiter (oder nur einer) sind normalerweise dafür verantwortlich, Daten und Uhrzeiten zu verfolgen und weiterzugeben, eine Methode, die Ausrutschern und verpassten Besprechungen förderlich ist. Mit Google Kalender können mehrere Mitarbeiter Ereignisse in einem einzigen Kalender veröffentlichen, auf den das gesamte Unternehmen zugreifen und entsprechend bearbeiten kann. Darüber hinaus können diese Kalender farbcodiert werden, damit der Betrachter auf Änderungen an Terminen aufmerksam gemacht wird. Administratoren können auch Berechtigungen für Kalender festlegen, sodass nur bestimmte Mitarbeiter Elemente sehen oder bearbeiten können.
Greg Cross, Gründer von Cross Creative, einem in Greenfield, Indiana, ansässigen Unternehmen für digitales Marketing, sagte, er habe kürzlich einen seiner Hauptkunden ermutigt, Google Kalender einzuführen, um Termine zu sortieren und zu schützen. „[Er] besitzt ein Beratungszentrum, und er kam zu mir und sagte: „Wir haben vier Berater und wir suchen nach einer Möglichkeit, wie unsere Kunden Termine online vereinbaren und privat halten können“, sagt Cross. 'Sie können es so einstellen, dass es nicht anzeigt, dass Sie eine Beratungssitzung mit 'John Doe' zum Thema Depression haben.'
Eine weitere nützliche Funktion von Google Kalender ist die Möglichkeit, Ereignisse über Gmail zu erstellen. Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters zu einem Termin im Kalender hinzufügen, erhält der Mitarbeiter eine Einladung zur Bestätigung seiner Teilnahme. Nach der Bestätigung kann jeder Mitarbeiter die Veranstaltung einsehen und Notizen hinzufügen.
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So nutzen Sie Google Apps zur Verbesserung Ihres Unternehmens: Verbesserung der Zusammenarbeit und des Projektmanagements mit Google Docs
Google Docs ist eine Anwendung, mit der mehrere Benutzer Dokumente, Präsentationen und Tabellen erstellen und bearbeiten können – alles im Web. Normalerweise teilen Kollegen Dokumente, indem sie sich Anhänge per E-Mail zusenden, was oft zu falschen Dateiversionen und verstreuten, falsch platzierten Kopien führt. Mit Google Docs wird die Datei in der Cloud bearbeitet, wo Überarbeitungen automatisch gespeichert und wiederhergestellt werden.
Wie bei den meisten anderen Google Apps können Administratoren in Google Docs Berechtigungen festlegen, sodass nur bestimmte Mitarbeiter Dateien anzeigen und freigeben dürfen. Eine weitere praktische Funktion ist die Möglichkeit, die Dokumente in verschiedene Arten von Dateierweiterungen zu exportieren, was in Zeiten hilfreich sein kann, in denen ein Kunde oder Kunde so schnell wie möglich eine PDF-Datei benötigt.
'Ich verwende Google Docs intern', sagt Cross. 'Ich habe einen Grafikdesigner, der nur in Teilzeit arbeitet, also poste ich dort Kostenvoranschläge und Kundenvorschläge.' Die Verwendung von Google Docs zum Bearbeiten anderer allgemeiner Dateien wie Reisepläne, Newsletter und Artikel kann dazu beitragen, häufige Probleme zu lösen, die bei der Zusammenarbeit an Projekten zwischen Mitarbeitern auftreten.
So nützlich Google Docs für viele Geschäftsinhaber auch gewesen ist, sagt Wyrick von Raidious, dass man bedenken sollte, dass die Mitarbeiter Ihres Personals unterschiedliche Computerkenntnisse haben. Wenn Sie also Google Docs zum Erstellen und Bearbeiten Ihrer wichtigsten Dateien implementieren, kann es laut Wyrick hilfreich sein, einen Projektleiter zu benennen, der die Anwendung versteht.
'Es könnte einige Benutzer geben, die von den Änderungen weniger begeistert sind', sagt Wyrick. Außerdem rät er Neulingen, den Hilfeleitfaden auf der Google Apps-Website regelmäßig zu lesen.
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So nutzen Sie Google Apps zur Verbesserung Ihres Unternehmens: Teilen von Unternehmenswissen mit Google Sites
Google Sites ist ein grundlegendes Tool zum Erstellen von Websites, mit dem Unternehmen einen privaten Intranet-Hub mit Informationen für Mitarbeiter oder sogar eine öffentliche Domäne erstellen können, die als Gesicht Ihres Unternehmens dient. Mit Google Sites können Sie Informationen aus anderen Apps wie Ihrem Terminkalender oder Standardkundenformularen importieren und auf Ihrer Website veröffentlichen, damit Mitarbeiter oder Kunden leicht darauf zugreifen können.
„Google Sites ist wie ein Wiki-System“, sagt Hayes, der die Anwendung nutzt, damit er und sein Geschäftspartner in Dänemark den Überblick über Unternehmensprojekte, Ideen und Auftragnehmer behalten. 'Ich habe Abschnitte für die Ideen der Wettbewerber eingerichtet, die wir verbessern möchten, und sogar für Probleme, die wir in unserem Geschäft beheben möchten.'
Sie können nur bestimmten Mitarbeitern administrative Befugnisse zuweisen, d. h. Site-Informationen bearbeiten und veröffentlichen, oder Ihrem gesamten Team Zugriff gewähren (insbesondere, wenn Sie mit einem engmaschigen Personal arbeiten).
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So verwenden Sie Google Apps zur Führung Ihres Unternehmens: Weitere Ressourcen im Google Apps Marketplace finden
Wenn die exklusiv von Google erstellten Anwendungen nicht alle Ihre Anforderungen erfüllen, vergessen Sie nicht, den Google Apps Marketplace zu besuchen. Dort finden Sie viele Apps von Drittanbietern, die zum Teil kostenlos sind und eine Vielzahl von Funktionen bieten und in die anderen Standard-Apps integrieren. Mit Intuit Online Payroll können Sie beispielsweise Mitarbeiter direkt aus Google Kalender bezahlen und ihnen Online-Zugriff auf Gehaltsabrechnungen gewähren. Zoho CRM ist ein Tool für das Kundenbeziehungsmanagement, das die Kundeninteraktion auf verschiedene Weise verbessert, z. B. durch das Verfolgen und Sortieren von E-Mail-Konversationen.
Um die Funktionen von Google Kalender zu erweitern, verwendet Greg Cross von Cross Creative Tungle.me, eine App, mit der Mitglieder öffentliche Zeitpläne veröffentlichen, Terminanfragen annehmen und Doppelbuchungen reduzieren können. „Es hilft wirklich dabei, meinen Arbeitsablauf durchgängig zu machen“, sagt Cross. „Wenn die Person den Termin bestätigt, wird er in meinen [Google]-Kalender aufgenommen und ich werde auf meinem Telefon benachrichtigt. Die Zusammenarbeit dieser beiden Funktionen funktioniert für mich also hervorragend.'
Laut Cross wird Google Apps für Unternehmen schnell zu einer Notwendigkeit und weniger zu einem netten Produkt, das man ausprobieren sollte. Die Interoperabilität der Apps sowie die Zugänglichkeit der Cloud bieten vielen Menschen erstmals die Möglichkeit, Bürotechnik effizient zu nutzen. „Es wird interessant sein zu sehen, wie andere Softwareunternehmen in Zukunft überleben, denn webbasierte Apps sind mehr als nur eine Modeerscheinung“, sagt Cross. 'Es ist nicht die ‚Welle der Zukunft' – es ist jetzt.'
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