Anmerkung der Redaktion: Inc.com-Kolumnistin Alison Green beantwortet Fragen zu Arbeitsplatz- und Managementproblemen – alles von wie man mit einem Mikromanagement-Chef umgeht um mit jemandem in Ihrem Team über Körpergeruch zu sprechen.
Ein Leser schreibt:
Ich habe einen Mitarbeiter, der in jeder Hinsicht sehr detailliert ist. Das kann in manchen Fällen großartig sein, aber wenn sie spricht (in einem Meeting oder nur eins zu eins), ist sie extrem langatmig. Sie wird im Allgemeinen dasselbe auf drei verschiedene Arten sagen und dann zusammenfassen. Ihre E-Mails und schriftlichen Projekte sind Romane.
Ich finde, dass sie sich des Problems überhaupt nicht bewusst ist; Vor einem Meeting, wenn wir uns alle einigen, mich kurz zu fassen, werde ich oft meinen Teil beitragen (in der Hoffnung, ein Beispiel zu sein), aber sie nimmt es nicht auf.
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Meine Hauptsorge ist, dass die Leute sie wirklich ausblenden, während sie weiter spricht. Ich möchte, dass sie erfolgreich ist, und deshalb möchte ich ihr wirklich das Feedback und die Werkzeuge geben, die sie braucht. Mir ist klar, dass sie so ist, und ich bin mir nicht sicher, ob das geändert werden kann. Hast du irgendeinen Ratschlag?
Grüne Antworten:
Sie haben absolut Recht, dass diese Angewohnheit sie beruflich zurückhalten wird; Je höher sie aufsteigt und je mehr sie vor übergeordneten Führungskräften steht, desto wichtiger wird es für sie, eine Botschaft auf das Wesentliche zu reduzieren und diese schnell und prägnant zu vermitteln.
Angenommen, der Rest ihrer Arbeit ist gut – und es lohnt sich daher, Ihre Zeit kurzfristig zu investieren, um ihr zu helfen, sich in diesem Bereich zu verbessern –, schlage ich Folgendes vor:
1. Setzen Sie sich mit ihr zusammen und sagen Sie ihr, dass Sie ein ernsthaftes Gespräch mit ihr über eine Arbeitsgewohnheit führen möchten. Erklären Sie, dass die prägnantere Vermittlung von Informationen nicht nur eine Stilvorliebe ist; es ist eine geschäftliche Notwendigkeit, und es ist etwas, an dem sie aktiv arbeiten muss. Sagen Sie ihr, dass Sie sich Sorgen machen, dass es beruflich Auswirkungen auf sie hat und dies auch weiterhin tun wird, und dass ihre Arbeit gut ist und es verdient, dass die Leute darauf achten, aber sie werden es nicht tun, wenn sie keinen Weg findet, zu kommunizieren prägnanter.
2. Geben Sie ihr spezifische Richtlinien. Es reicht nicht aus, nur zu sagen: „Mach die Dinge kürzer“, weil ihr Kalibrierungsmesser ausgeschaltet ist. Sie kann nicht sagen, wenn etwas zu lang ist. Sie müssen es also buchstabieren. Sie können ihr zum Beispiel sagen, dass kein Memo länger als eine Seite sein sollte und dass jedes in erster Linie in Aufzählungszeichen geschrieben werden sollte, E-Mails nicht mehr als drei kurze Absätze haben sollten und Präsentationen nicht länger als X Minuten sein sollten; sie sollte beobachten, wie lange andere bei Besprechungen sprechen, und selbst nicht länger sprechen.
3. Coache sie aktiv, um voranzukommen Wenn Sie ihr beispielsweise ein schriftliches Projekt zuweisen, geben Sie ihr zu Beginn eine maximale Seitenzahl an. Wenn sie befürchtet, dass sie nicht alle Informationen aufnehmen kann, die ihrer Meinung nach enthalten sein sollten, sprechen Sie mit ihr darüber. Wenn du hörst, dass sie befürchtet, dass sie nicht passt, erkläre, warum X wichtig ist, Y jedoch nicht. Erklären Sie, dass übergeordnete Entscheidungsträger dies ausdrücklich nicht tun wollen alle Informationen. Sie wollen Schlussfolgerungen und Erkenntnisse auf hoher Ebene und können darauf vertrauen, dass dies durch Gedanken und Forschung untermauert wurde bevor es zu ihnen kam damit sie ihre Zeit nicht damit verbringen müssen. Manche Leute wissen das wirklich nicht, und sie haben das Gefühl, dass ihre Arbeit nicht glaubwürdig ist oder unvollständig erscheint, wenn sie nicht alle relevanten Details zum Thema enthalten.
4. Verlasse dich nicht darauf, dass sie Hinweise aufnimmt , wie Sie zu Beginn des Meetings bitten, sich kurz zu fassen oder sich selbst kurz zu halten. Das funktioniert nicht, also müssen Sie deutlicher sein. Stattdessen könnten Sie in einem Meeting sagen: 'Jane, könnten Sie uns einen einminütigen Überblick über X geben?' Oder wenn es nur Sie beide sind: ‚Das ist mehr als ich brauche; Ich vertraue darauf, dass Sie die Details abgedeckt haben, ohne dass ich auf dem Laufenden sein muss. Zu welchen Teilen benötigen Sie meinen Beitrag?'
5. Und zum Schluss geben Sie ihr Feedback auf dem Weg , sei es 'Der Start Ihrer Präsentation während des Telefonats war großartig, aber ich glaube, Sie haben angefangen, Leute zu verlieren, als Sie über die Details der neuen Software gesprochen haben' oder 'Dieses Memo ist ein großartiges Beispiel dafür, wie Sie das in die Praxis umsetzen über die wir gesprochen haben, und ich finde es toll, wie Sie all die hochrangigen Informationen auf einfache Weise vermittelt haben.'
Wenn Sie bereit sind, dafür etwas Zeit zu investieren, sollten Sie in den nächsten Monaten entweder eine echte Veränderung sehen oder nicht. Wenn Sie dies nicht tun, kann die fehlende Verbesserung bedeuten, dass sie weniger oder keine Gelegenheiten hat, sich vor der Geschäftsleitung zu präsentieren, oder dass sie nie Ihre erste Wahl für hochkarätige Projekte sein wird oder dass dies ihre Fähigkeit beeinträchtigt, in der Organisation. Oder es könnte nur bedeuten, dass Sie weiterhin Projekte mit Anweisungen zum Kürzen an sie zurücksenden müssen.
Was auch immer die wahrscheinlichen Konsequenzen sein mögen, sprechen Sie mit ihr ausdrücklich darüber, damit sie sich darüber im Klaren ist, welchen Kompromiss sie eingehen muss. Aber mit ein paar Monaten gezielten Coachings habe ich gute Chancen, ihr dabei zu helfen, sich deutlich zu verbessern.
Sie möchten eine eigene Frage stellen? Sende es zu alison@askamanager.org .
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