Für manche Unternehmer sind Meetings gleichbedeutend mit Sport, sie machen keinen Spaß, aber Sie wissen, dass sie notwendig sind. Manchmal sind Meetings schnell und auf den Punkt gebracht und manchmal nehmen sie einen guten Teil Ihres Tages in Anspruch. Aber egal wie lange das Meeting dauert, das Wichtigste ist, was Sie davon haben.
Sie müssen Fristen einhalten, jede Menge Aufgaben erledigen und ein ganzes Team verwalten. Zeit ist Geld und wenn sie nicht richtig gehandhabt wird, können Meetings viele wertvolle Stunden verschlingen. Damit Sie das Beste aus Teambesprechungen herausholen können, können Sie und Ihre Mitarbeiter diese fünf Schritte befolgen. Sie werden schnell merken, dass Sie und Ihr Team öfter produktivere Meetings leiten werden.
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1. Entwickeln und verteilen Sie eine Agenda.
Die Vorbereitung einer Meeting-Agenda im Voraus ermöglicht es Ihnen, einen soliden Spielplan aufzustellen. Sie können alle wichtigen Punkte, die Sie besprechen möchten, und die Ziele, die Sie am Ende des Meetings erreichen möchten, auflisten. Machen Sie es prägnant und fügen Sie sogar Lücken ein für Dinge, die Sie wissen möchten.
Auf der Rückseite der Tagesordnung können Sie eine Liste mit nummerierten Leerzeichen für Aktionspunkte erstellen. Auf diese Weise können Besprechungsteilnehmer alles aufschreiben, was sie als Ergebnis der Besprechung ausführen müssen, und alles an einem Ort aufbewahrt.
Sobald die Agenda fertig ist, senden Sie sie an Ihr Team. Sie können genau sehen, was Sie diskutieren möchten, welche Fragen Sie haben und welche Ideen oder Bedenken sie vorbringen möchten. Eine Agenda hilft allen, sich organisiert zu fühlen, was sie erwartet und was von ihnen während des Meetings erwartet wird.
2. Planen Sie die Tagesordnung.
Die Tagesordnung ist einfach eine Liste von Diskussionspunkten. Es ist wichtig, dass jeder die Tagesordnung vor der Sitzung durchgeht, um neben jedem Punkt eine Liste mit Fragen, Antworten oder Ratschlägen zu erstellen. So bleiben alle beim Thema und besprechen alles, was besprochen werden muss, bevor zum nächsten Tagesordnungspunkt übergegangen wird.
Fragen Sie am Ende jedes Themas alle: 'Hat jemand Fragen, bevor wir weitermachen?' Dies ist die Gelegenheit, alle anderen Fragen zu stellen, während die Informationen noch frisch in den Köpfen aller sind.
3. Gehen Sie vor jedem Meeting „dunkel“.
Ermutigen Sie Ihr Team, seine Agenda mitzunehmen und „dunkel“ zu gehen oder sich von Ablenkungen zu entfernen, um sich darauf zu konzentrieren, Updates und neue Ideen auf den Tisch zu bringen. Wenn Sie sich beispielsweise für ein Brainstorming-Meeting entscheiden, bitten Sie alle, kurz vor dem Meeting 10-15 Minuten Brainstorming zu widmen, um eine Liste mit zu diskutierenden Ideen vorzubereiten. Sie können ihre Ideen und Notizen sogar als Kurzanleitung zu ihrer Kopie der Tagesordnung hinzufügen.
Auf diese Weise können Sie und Ihr Team direkt in das Meeting einsteigen und um den Tisch herumgehen, um Ideen zu diskutieren, während sie im Kopf sind. Anstatt lange auf die nächste Person zu warten, wird jeder bereit sein, Ideen zu besprechen, und Sie haben eine viel größere Chance, noch am selben Tag die beste Vorgehensweise zu entscheiden. Die Energie im Raum wird ansteckend sein und Sie werden froh sein zu sehen, wie viel produktiver diese Meetings werden können.
4. Beseitigen Sie Ablenkungen von außen.
Meetings werden ins Leben gerufen, um eine gewisse Zeit für die Besprechung wichtiger Angelegenheiten zu verwenden. Respektiere diese Zeit, indem du keine Ablenkungen von außen wie dein Handy oder deinen Laptop mitbringst. Anderenfalls könnten Kollegen es für unhöflich oder respektlos halten, wenn Sie sehen, wie Sie tippen oder ständig auf Ihr Telefon schauen.
Da einige Benutzer jedoch möglicherweise ein elektronisches Gerät benötigen, um Notizen zu machen oder E-Mails zu überwachen, stellen Sie sicher, dass es auf lautlos eingestellt ist, damit keine lauten Benachrichtigungen ertönen. Wenn Sie elektronische Geräte mitbringen, teilen Sie allen zu Beginn des Meetings mit, dass Sie damit Notizen machen werden. Indem Sie keine Geräte mitbringen oder Personen im Voraus warnen, warum Sie ein Gerät mitbringen, verhindern Sie, dass sich Kollegen fragen, ob Sie aufpassen.
5. Beenden Sie Meetings, indem Sie wichtige Erkenntnisse wiederholen.
Als Leiter des Meetings sollten Sie die letzten fünf Minuten jedes Meetings nutzen, um die wichtigsten Erkenntnisse schnell zusammenzufassen. Dies hilft, die wichtigsten Informationen kristallklar zu machen. Das Wiederholen dessen, was bei der nächsten Besprechung von allen erwartet oder präsentiert wird, ist eine großartige Möglichkeit, eine Besprechung abzuschließen und alle bei der Sache zu halten.
Es sollte oberste Priorität haben, einen Mehrwert aus Besprechungen zu ziehen. Veranstalten Sie keine Besprechungen für Dinge, die Sie schnell per Telefon oder E-Mail besprechen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Meetings auf wichtige Diskussionsthemen und hohe Produktivität ausgerichtet sind. Lassen Sie sich von Ihrem Team helfen, diese Zeit sinnvoll zu nutzen, um zusammenzuarbeiten und Projekte reibungslos zu bewältigen.
