Das Erstellen einer effektiven geschäftlichen E-Mail ist zu einer verlorenen Kunst geworden. Immer mehr Fachleute erhalten Korrespondenzen mit unpersönlichen oder keinen Anreden, Rechtschreibfehlern, fehlender Struktur und unklarem Inhalt. Diese schlecht geschriebenen E-Mails können den Absender schlecht widerspiegeln oder sogar jemanden davon abhalten, mit ihnen Geschäfte zu machen.
Deshalb ist es so wichtig darauf zu achten Etikette und Best Practices bei der Kommunikation mit Geschäftskontakten, Kollegen und Mitarbeitern per E-Mail. Im Folgenden teilte eine Gruppe von Unternehmensführern ihre Tipps zum Schreiben der perfekten Geschäfts-E-Mail und warum jeder Tipp so effektiv ist.
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Verwenden Sie eine klare und relevante Betreffzeile.
Sie haben vielleicht die beste E-Mail der Welt, aber wenn Ihre Betreffzeile leer ist, wird sie wahrscheinlich nie geöffnet. Deshalb ist die Betreffzeile Ihrer E-Mail so wichtig.
„Vermeiden Sie vage oder allgemeine Betreffzeilen und stellen Sie sicher, dass klar ist, was Sie besprechen“, sagt Kalin Kassabov, Gründer und CEO von ProTexting . 'Wenn es sich um eine Nachricht an jemanden handelt, den Sie nicht gut kennen, können Sie den Kontext erwähnen, z. B. 'Betreff: Unser Gespräch auf der virtuellen XYZ-Konferenz'.
Halte es kurz.
Bei so vielen E-Mails, die in Ihrem Posteingang eingehen, würden Sie wahrscheinlich keine langen E-Mails mit mehreren Absätzen lesen – und die Person, der Sie eine E-Mail senden, auch nicht, sagt Kelsey Raymond, Mitbegründer und Präsident von Einfluss & Co.
„Wenn Sie sich beim Schreiben von mehr als vier Absätzen in einer E-Mail erwischen, fragen Sie, ob es besser als Telefonanruf wäre“, sagt Raymond.
Sag ihnen warum.
In den meisten E-Mails geht es darum, jemanden zu einer bestimmten Aktion zu bewegen, nachdem er sie gelesen hat. Egal, ob Sie einen Kollegen um etwas bitten oder Ihre Dienstleistungen einem potenziellen Kunden anbieten, sagen Sie ihm, warum Sie die Anfrage stellen.
'Zum Beispiel: 'Hey Clara, könnten Sie bitte diese Tabelle durchgehen, um unseren Pitch bei Unternehmen A zu unterstützen?' oder 'Hallo Mark, unsere Dienstleistungen würden die Leads in Ihrem Verkaufstrichter erhöhen. Wenn du interessiert bist, lass uns reden“, sagt Samuel Thimothy, Mitbegründer von EinIMS . 'Wenn Sie verkaufen können, was für sie drin ist, beeinflussen Sie sie.'
Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu.
Ergänzen Sie nicht nur den Grund für Ihre E-Mail, sondern fügen Sie am Ende einen Call-to-Action (CTA) hinzu, sagt Stephanie Wells, Mitbegründerin und CTO von Beeindruckende Formen .
'Wenn Sie einen CTA hinzufügen, können Ihre Abonnenten zu einem anderen Ort navigieren, damit sie außerhalb ihres Posteingangs weiterhin mit Ihrer Marke interagieren können', bemerkt Wells. 'Die Verlinkung zu Ihrer Website führt zu gezieltem Traffic und führt Kunden durch den Verkaufstrichter, damit Sie Ihre Conversions steigern können.'
Seien Sie freundlich und optimistisch.
Es ist oft schwierig, den Ton und die Emotionen einer Person über textbasierte Medien zu interpretieren, so Matt Wilson, Mitbegründer von U30-Erfahrungen , empfiehlt, besonders freundlich und optimistisch zu sein, um mögliche Missverständnisse zu entschärfen.
'Sei sehr direkt im Inhalt deiner E-Mail, aber wenn du mit zusätzlichem Enthusiasmus oder Ausrufen beginnst und ende, kann dies jemandem helfen, den Ton der E-Mail positiver zu interpretieren', sagt Wilson. 'Wenn Menschen müde oder faul sind, vergessen sie, dass E-Mails oft nicht gut ankommen und geraten in Schwierigkeiten.'
Personalisieren Sie es und machen Sie es relevant.
Nicole Munoz, Gründerin und CEO von Nicole Munoz Consulting , rät Fachleuten, Personalisierung und Social Proof in ihre geschäftlichen E-Mails aufzunehmen.
„Die Leute wollen wissen, dass es einen guten Grund gibt, die E-Mail zu lesen und dass ihre Zeit gut investiert ist“, erklärt Munoz. 'Um dies zu zeigen, stellen Sie sicher, dass die E-Mail für sie relevant ist.'
Testen Sie verschiedene Betreffzeilen und kopieren Sie sie.
Als Reuben Yonatan, Gründer von SaasListe , und sein Team E-Mails mit Gastbeiträgen verschickten, lernten sie, wie man den perfekten E-Mail-Pitch erstellt, indem sie verschiedene Elemente testeten und die Ergebnisse verfolgten.
„Wir haben zum Beispiel festgestellt, dass wir mehr Engagement haben, wenn wir zwei Optionen für einen Titel gegeben haben“, sagt Yonatan. 'Einige Versuche und Irrtümer sowie Analysen und Anpassungen werden Ihnen helfen, eine perfekte geschäftliche E-Mail für Ihren Zweck zu erstellen.'
Erst entwerfen, dann die E-Mail des Empfängers hinzufügen.
Das einzige, was schlimmer ist als eine schlecht geschriebene E-Mail? Eine halbgeschriebene E-Mail, die versehentlich gesendet wurde, bevor sie abgeschlossen ist. Um dieses Missgeschick zu vermeiden, hat Diana Goodwin, Gründerin und CEO von MarktBox , schreibt immer zuerst den Textkörper und die Betreffzeile der E-Mail und fügt dann als letzten Schritt die E-Mail des Empfängers hinzu.
„Selbst wenn ich es eilig habe, wird die E-Mail immer zuletzt gesendet, um ein versehentliches oder vorzeitiges Versenden von E-Mails zu vermeiden“, sagt Goodwin. 'Die Aktivierung von 'Senden rückgängig' in Gmail ist ebenfalls ein Lebensretter.'
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