Im Zeitalter des Internets , können Sie auf 'Antworten' klicken, eine kurze Antwort eingeben und auf 'Senden' klicken, ohne auch nur einen Gedanken über das Geschriebene zu machen. Experten sind sich jedoch einig, dass Ihr E-Mail-Verhalten das Potenzial hat, Ihren Ruf sowohl privat als auch beruflich zu sabotieren. Inc.com hat sich mit einigen der erfahrensten E-Mail-Experten der Branche in Verbindung gesetzt und sie darüber beraten, wie Sie Ihre E-Mail-Etikette perfektionieren können.
1. Besprechen Sie nur öffentliche Angelegenheiten. Wir alle kennen die Geschichten über eine „private“ E-Mail, die schließlich an das gesamte Unternehmen und in einigen Fällen über das Internet weitergegeben wurde. Eines der wichtigsten Dinge, die es bei der E-Mail-Etikette zu beachten gilt, ist, ob es sich um eine öffentliche Angelegenheit handelt oder über die hinter verschlossenen Türen gesprochen werden sollte. Fragen Sie sich, ob das Thema, das besprochen wird, etwas ist, das Sie auf den Briefkopf Ihres Unternehmens schreiben oder auf einem schwarzen Brett veröffentlichen würden, damit alle es sehen können, bevor Sie auf 'Senden' klicken. -- Judith Kallos ,
Autor von E-Mail-Etikette leicht gemacht, E-Mail: Das Handbuch und E-Mail: A Write It Well Guide
2. Stellen Sie sich kurz vor. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Person, die Ihre E-Mail erhält, weiß, wer Sie sind oder sich daran erinnern kann, Sie getroffen zu haben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Empfänger Ihre E-Mail-Adresse oder Ihren Namen erkennt, fügen Sie eine einfache Erinnerung daran, wer Sie in Bezug auf die Person sind, an die Sie sich wenden; eine formelle und ausführliche Biografie von Ihnen ist nicht erforderlich. -- Peggy Duncan , Experte für persönliche Produktivität und Autor von Überwinden Sie die E-Mail-Überlastung mit besseren Gewohnheiten, Etikette und Outlook 2007
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3. Schreiben Sie nicht wütend. E-Mails mit schlechten Nachrichten zu senden, einen Kunden oder Lieferanten zu entlassen, seine Wut auszudrücken, jemanden zu tadeln, andere Leute in E-Mails zu verunglimpfen (insbesondere, wenn Sie etwas weniger als freundlich über Ihren Chef sagen) sind alles wichtige No-Gos. Weil E-Mail so informell erscheinen kann, tappen viele Menschen in diese Falle. Denken Sie immer daran, dass die E-Mail-Korrespondenz ewig dauert. -- Lindsey Pollak , Karriere- und Arbeitsplatzexperte, E-Mail-Etikette-Berater und Autor von Vom College ins Berufsleben
4. Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam. Die maximale Anzahl an Ausrufezeichen in einer geschäftlichen E-Mail? Einer. Andernfalls riskieren Sie, kindisch und unprofessionell auszusehen. -- Pollak
5. Seien Sie vorsichtig mit vertraulichen Informationen. Vermeiden Sie es, in E-Mails vertrauliche Informationen zu besprechen, wie z. B. die Steuerinformationen einer Person oder die Einzelheiten einer hochsensiblen Geschäftsbeziehung. Sollte die E-Mail in die falschen Hände geraten, drohen schwerwiegende – auch rechtliche – Konsequenzen. -- Peter Post , Direktor des Emily Post Institute in Burlington, Vermont, das Ratschläge zur Etikette und Antworten auf Umgangsformen wie Hochzeitsetikette, Erziehungsfragen und Tischmanieren bietet.
6. Reagieren Sie rechtzeitig. Es sei denn, Sie arbeiten in einer Art Notfallkapazität, ist es nicht erforderlich, sofort verfügbar zu sein, sobald eine E-Mail eintrifft. Je nach Art der E-Mail und des Absenders ist eine Antwort innerhalb von 24 bis 48 Stunden akzeptabel. -- Duncan
7. Versenden Sie keine Einzeiler. „Danke“ und „Oh, OK“ bringen das Gespräch in keinster Weise voran. Fühlen Sie sich frei, 'Keine Antwort erforderlich' oben in die E-Mail zu setzen, wenn Sie keine Antwort erwarten. -- Duncan
8. Vermeiden Sie Abkürzungen für echte Wörter, Emoticons, Jargon oder Slang. Wörter von erwachsenen Geschäftsleuten, die in geschäftlichen E-Mails Abkürzungen wie '4 u' (statt 'für dich') oder 'Gr8' (für großartig) verwenden, sind nicht akzeptabel. Wenn Sie Ihrer Geschäftskorrespondenz kein Smiley oder Emoticon hinzufügen möchten, sollten Sie es nicht in eine E-Mail-Nachricht einfügen. Jeder der oben genannten Punkte hat das Potenzial, Sie weniger als professionell aussehen zu lassen. -- Duncan
9. Halten Sie es sauber. Nichts ärgert die Empfänger mehr, als wenn Leute antworten und die Nachrichten unordentlich hinterlassen, zum Beispiel eine E-Mail-Kette, die übermäßige Carets (>>>) enthält, oder Seiten und Seiten von E-Mail-Adressen, die nicht mit Bcc geschützt wurden. Sie können Caret-Zeichen entfernen, indem Sie den Text auswählen, Strg+F verwenden, um den Befehl Suchen und Ersetzen zu verwenden, um ein Caret-Zeichen zu finden und alle durch nichts zu ersetzen. Sie können alle E-Mail-Adressen einfach löschen, indem Sie sie löschen. Reinigen Sie es und senden Sie es dann. -- Duncan
10. Seien Sie in Ihrer Betreffzeile klar. Da Posteingänge täglich durch Hunderte von E-Mails verstopft werden, ist es wichtig, dass Ihre Betreffzeile auf den Punkt kommt. Es sollte einigermaßen einfach und beschreibend sein, worüber Sie geschrieben haben. Erwarten Sie, dass jede E-Mail mit einem süßen, vagen oder obskuren Betreff im Papierkorb landet. Prüfen Sie Ihre Betreffzeile ebenso sorgfältig wie den Rest der E-Mail. -- Post
11. Nicht mit Spam verwechseln. Vermeiden Sie Betreffzeilen in Groß- und Kleinbuchstaben sowie solche, die URLs und Ausrufezeichen enthalten – die für den Empfänger tendenziell wie Spam aussehen. -- Judith Kallos ,
Autor von E-Mail-Etikette leicht gemacht, E-Mail: Das Handbuch und E-Mail: A Write It Well Guide
12. Ihre Betreffzeile muss mit der Nachricht übereinstimmen. Öffnen Sie niemals eine alte E-Mail, klicken Sie auf Antworten und senden Sie eine Nachricht, die nichts mit der vorherigen zu tun hat. Zögern Sie nicht, den Betreff zu ändern, sobald sich der Thread oder der Inhalt der E-Mail-Kette ändert. -- Peggy Duncan , Experte für persönliche Produktivität und Autor von Überwinden Sie die E-Mail-Überlastung mit besseren Gewohnheiten, Etikette und Outlook 2007
13. Geben Sie eine Warnung aus, wenn Sie große Anhänge senden. Das unangekündigte Versenden großer Anhänge kann den Posteingang des Empfängers verstopfen und andere wichtige E-Mails zum Abprallen bringen. Wenn Sie etwas mit mehr als 500 KB senden, sollten die Absender fragen: „Würde es Ihnen etwas ausmachen, wenn ich Ihnen einen Anhang schicke? Wann wäre die beste Zeit für Sie?' -- Kallos
14. Nicht mehr als zwei Anhänge und einen logischen Namen angeben. Senden Sie keine Nachricht mit mehr als zwei Anhängen, es sei denn, es wurde ausdrücklich angefordert. Geben Sie der angehängten Datei(en) außerdem einen logischen Namen, damit der Empfänger auf einen Blick den Betreff und den Absender kennt. -- Duncan
15. Senden oder kopieren Sie andere nur bei Bedarf. Bevor Sie auf Allen antworten klicken oder Namen in die Cc- oder Bcc-Zeilen eingeben, fragen Sie sich, ob alle Empfänger die Informationen in Ihrer Nachricht benötigen. Wenn nicht, warum senden Sie es? Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Nachrichten an die richtigen Personen zu senden. -- Duncan
16. Hüten Sie sich vor dem 'Allen antworten'. Klicken Sie nicht auf 'allen antworten', es sei denn, jedes Mitglied in der E-Mail-Kette muss es wissen. Sie möchten sicherstellen, dass Sie nicht jedem auf einer Liste Ihre Antwort senden – ob sie es wissen mussten oder nicht. -- Duncan
17. Nehmen Sie das Telefon ab. Wenn ein Thema viele Parameter hat, die erklärt oder verhandelt werden müssen und zu viele Fragen und Verwirrung erzeugen, behandeln Sie es nicht per E-Mail. E-Mail sollte auch nicht für kurzfristige Absagen von Meetings, Mittagessen, Interviews und niemals für verheerende Nachrichten verwendet werden. Wenn Sie einen Mitarbeiter oder Freund haben, dem Sie schlechte Nachrichten überbringen müssen, ist ein Telefonanruf vorzuziehen. Wenn Sie Nachrichten an eine große Gruppe übermitteln müssen, ist E-Mail praktischer. -- Duncan
18. Schätzen Sie die Bedeutung Ihrer E-Mail ein. Verwenden Sie die Option mit hoher Priorität nicht zu oft. Wenn Sie diese Funktion zu häufig verwenden, werden sie nur wenige ernst nehmen. Eine bessere Lösung besteht darin, beschreibende Betreffzeilen zu verwenden, die genau erklären, worum es in einer Nachricht geht. -- Duncan
19. Bewahren Sie die Privatsphäre. Wenn Sie eine Nachricht an eine Gruppe von Personen senden und die Privatsphäre Ihrer Liste schützen müssen, sollten Sie immer 'Bcc' verwenden. Vermeiden Sie außerdem die Weitergabe von E-Mail-Adressen an Dritte (z. B. Evite, Newsletter usw.). Stellen Sie sicher, dass Adressen, die Sie bereitwillig an Dritte weitergeben, bei ihnen bleiben, insbesondere wenn der Service kostenlos ist. -- Duncan
20. Fassen Sie sich kurz und kommen Sie auf den Punkt. Die lange E-Mail gehört der Vergangenheit an. Schreiben Sie prägnant, mit viel Leerraum, um den Empfänger nicht zu überfordern. Stellen Sie sicher, dass das, was Sie senden, nicht wie eine Last zu lesen aussieht - verwenden Sie gerne Aufzählungspunkte. Die Person, die Ihre E-Mail liest, sollte nicht mehrere Absätze durchwühlen müssen, um herauszufinden, was Sie fragen. Den Zweck der E-Mail sollten Sie in den ersten beiden Sätzen angeben. Seien Sie klar, und seien Sie vorne. -- Lindsey Pollak , Karriere- und Arbeitsplatzexperte, E-Mail-Etikette-Berater und Autor von Vom College ins Berufsleben
21. Kennen Sie Ihr Publikum. Ihre E-Mail-Begrüßung und -Abmeldung sollte dem Respekt und der Formalität der Person entsprechen, mit der Sie kommunizieren. Schreiben Sie auch für die Person, die es lesen wird – wenn sie dazu neigt, sehr höflich und formell zu sein, schreiben Sie in dieser Sprache. Das gleiche gilt für einen Empfänger, der dazu neigt, informeller und entspannter zu sein. -- Lindsey Pollak , Karriere- und Arbeitsplatzexperte, E-Mail-Etikette-Berater und Autor von Vom College ins Berufsleben
22. Fügen Sie immer eine Unterschrift hinzu. Sie möchten nie, dass jemand nachschlagen muss, wie Sie mit Ihnen in Kontakt treten können. Wenn Sie sich mit Social Media auskennen, fügen Sie auch alle Ihre Social Media-Informationen in Ihre Signatur ein. Ihre E-Mail-Signatur ist eine großartige Möglichkeit, anderen mehr über Sie mitzuteilen, insbesondere wenn Ihre E-Mail-Adresse nicht Ihren vollständigen Namen oder Ihr Unternehmen enthält. -- Pollak
23. Verwenden Sie nur bei Bedarf einen Autoresponder. Eine automatische Antwort mit der Aufschrift „Vielen Dank für Ihre E-Mail-Nachricht. Ich werde Ihnen so schnell wie möglich antworten' ist nutzlos. Eine großartige Sache dieser Nachrichten ist jedoch, Spammer darauf hinzuweisen, dass Ihre E-Mail echt ist und dass sie Sie in ihre Spam-Liste aufnehmen können. -- Peggy Duncan , Experte für persönliche Produktivität und Autor von Überwinden Sie die E-Mail-Überlastung mit besseren Gewohnheiten, Etikette und Outlook 2007
24. Schulen Sie Ihr Personal. Geschäftsinhaber sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter in der E-Mail-Kommunikation geschult sind – gehen Sie nicht davon aus, dass sie wissen, was sie tun und was als professionell gilt. Richten Sie E-Mail-Standards ein, an die sich jeder im Unternehmen halten sollte. -- Pollak
25. Ihre E-Mail spiegelt Sie wider. Jede E-Mail, die Sie senden, trägt zu Ihrem Ruf bei oder beeinträchtigt ihn. Wenn Ihre E-Mail verstreut, unorganisiert und mit Fehlern gefüllt ist, wird der Empfänger Sie als verstreuten, nachlässigen und desorganisierten Geschäftsmann betrachten. Die Meinung anderer Menschen ist wichtig und in der Berufswelt wird deren Wahrnehmung von Ihnen entscheidend für Ihren Erfolg sein. -- Peter Post , Direktor des Emily Post Institute in Burlington, Vermont, das Ratschläge zur Etikette und Antworten auf Umgangsformen wie Hochzeitsetikette, Erziehungsfragen und Tischmanieren bietet.
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