Sie sind frustriert, weil Sie nicht genug geschafft haben.
Du bist nicht allein. Der Mangel an Zeit (und Mangel an Zeitmanagement) ist eine Epidemie und ein Virus, der Ihre Produktivität auffrisst.
Sicher, es gibt Tausende von Möglichkeiten, die Zeit zu verwalten. Smartphones, Planer, Whiteboards – Tools gibt es in Hülle und Fülle. Aber wenn Sie nicht die eine Variable berücksichtigen und verfeinern, die in jedem Zeitmanagement-Szenario gleich ist, werden Ihnen keine Tools, Taktiken oder Gadgets helfen.
Diese Variable ist Ihr Verstand. Wie Sie über Zeit denken und wie Sie sie in Ihrem Kopf organisieren, ist der Schlüssel.
Sie wissen bereits, dass es aufregend sein kann, von einer Sache zur nächsten, von Projekt zu Projekt zu springen und Brände zu löschen, aber es ist auf Dauer weder nachhaltig noch produktiv. Hier sind einige Möglichkeiten, über Zeit nachzudenken und mehr zu erledigen.
1. Nehmen Sie sich zwei Minuten Zeit, um sich Ihren produktiven Tag vorzustellen.
Bevor Sie aufstehen oder Ihre Morgenroutine beginnen, vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Verstand. Verbringen Sie zwei Minuten damit, sich Ihren friedlichen, produktiven Tag vorzustellen. Stellen Sie sich vor, Sie reagieren mit Leichtigkeit und Anmut auf Notfälle, arbeiten fleißig und fokussiert an Ihren Projekten und bearbeiten alle Ihre E-Mails und eingehenden Nachrichten. Stellen Sie sich einen sauberen Schreibtisch, ergebnisorientierte Termine und ein glückliches Gemüt vor.
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2. Erstellen Sie ein Thema und ein persönliches Versprechen.
Vielleicht arbeiten Sie an vielen Projekten und sie alle brauchen Ihre Aufmerksamkeit. Sie können ein Thema für Ihren Tag erstellen, das Sie daran erinnert, wie Sie diese Aufgaben angehen, nicht wie Sie sie erledigen. Nehmen Sie eine Haftnotiz heraus (ich mag die hellrosa) und schreiben Sie Folgendes:
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'Heute ist mein Thema __________', und füllen Sie die Lücke aus, wie Sie sich heute nähern werden. Vielleicht ist Ihr Thema „Positivität“ oder „Frieden“ oder „Gnade“ oder „schnell“ oder „fokussiert“. Kleben Sie es an eine Stelle, wo Sie den ganzen Tag darauf zurückgreifen können, um Sie an Ihr persönliches Versprechen zu erinnern, wie Sie heute sein werden.
Sie können auch ein Thema für eine Woche, einen Monat, ein Jahr und sogar eine Stunde lang erstellen! Themen sind lockerer als Ziele, aber sie ermöglichen es Ihnen, mit Projekten auf dem Laufenden zu bleiben und die ganze Zeit ruhig und ausgeglichen zu bleiben.
3. Machen Sie Termine mit sich selbst.
Um sich selbst und Ihre Zeit zu respektieren, vereinbaren Sie Termine mit sich selbst in Ihrem Kalender. Und behalte sie. Manchmal dauert Ihr Termin mit sich selbst einfach eine Stunde, um einige Aufgaben zu bewältigen. Das ist in Ordnung, solange Sie sich selbst genauso respektieren, wie Sie jeden anderen mit einer Verabredung respektieren würden. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, wegen eines Notfalls einer anderen Person selbst abzusagen.
Was also tun Sie, wenn jemand während Ihrer geplanten Zeit mit sich selbst anruft, um einen Termin zu vereinbaren? Sagen Sie ihnen, dass Sie beschäftigt sind und bieten Sie ein anderes Mal an. Wenn Sie befürchten, einen Kunden oder eine Gelegenheit zu verlieren, denken Sie auf diese Weise. Wenn Sie einen Termin mit dem Zahnarzt vereinbaren, sagen Sie ihm, wann Sie da sind und erwarten, dass er jongliert, oder passen Sie Ihren Termin in seinen Zeitplan und seine Verfügbarkeit ein?
Der Zahnarzt sagt Ihnen genau, zu welchen Zeiten Sie auf seinem Stuhl sitzen dürfen – es ist nicht umgekehrt. Bei dir sollte es genauso sein.
4. Planen Sie Ihre Woche nach Aufgabentypen.
Bestimmen Sie zunächst die Arten von Aufgaben, die Sie regelmäßig ausführen. Diese können Verwaltungsaufgaben, E-Mail, Angebotserstellung, Termine usw. umfassen. Planen Sie regelmäßige Zeitblöcke ein, um diese Art von Aufgaben zu erledigen. Nehmen Sie morgens Kundentermine und nachmittags Rückrufe ab. Tragen Sie diese Zeitblöcke in Ihren Kalender ein und halten Sie sie für maximale Produktivität ein.
5. Oder planen Sie Ihre Woche nach Zeittypen.
Es gibt vier Arten von Zeit: Fokus, Flexibel, Familie und Freizeit. (Ja, es gibt Freizeit, aber Sie müssen sie schaffen – es passiert nicht einfach).
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Fokus und flexible Zeit werden bei der Arbeit am häufigsten verwendet. Planen Sie den Fokus oder die ununterbrochene Zeit stundenweise. Dann schalte alles aus, was dich ablenkt und mach dich an die Arbeit. Familienzeit ist selbstverständlich. Nehmen Sie sich Zeit für die Familie, um das Gleichgewicht und das Glück in Ihrem Leben zu erhalten. Freizeit bedeutet frei von dem, was du hast haben zu tun und zu tun, was du wollen machen.
Informieren Sie Ihre Kollegen und jeden, der Sie während Ihrer Fokuszeit unterbricht, über Ihre Pläne. Vielleicht möchten Sie ein spezielles „Bitte nicht stören“-Signal oder einen Türhänger haben, ein sichtbares Zeichen dafür, dass Sie ununterbrochene Zeit haben und später verfügbar sind.
6. Trainieren Sie Ihr Gehirn, während der Fokuszeit an die Arbeit zu kommen.
Entwickle ein Ritual, das dein Gehirn trainiert, in die Fokuszeit zu gehen. Musik funktioniert gut. Verwenden Sie ein Headset und wählen Sie Musik ohne Worte, sondern nur mit beruhigenden Tönen. Starten Sie die Musik, bevor Sie sich konzentrieren möchten. Tun Sie es jedes Mal und schon bald werden Sie sich verankern, um sich jedes Mal zu konzentrieren, wenn die Musik abgespielt wird.
Machen Sie diese wenigen Dinge oder beginnen Sie einfach mit einem und Ihre Produktivität wird steigen.
