E-Mails sind die Währung der Geschäftskommunikation in der heutigen Welt. Und obwohl es zwischen Sendern und Empfängern Abschirmungen und Kabel gibt, ist es dennoch wichtig, die richtige Höflichkeit und Etikette zu wahren. Immer weiter zu schwafeln oder irrelevante Sätze zu tippen, ist genauso schlimm wie verbales Kauderwelsch vor Kunden oder Managern auszustoßen. Die Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten auf diese Weise ist unerlässlich, wenn Sie im Geschäft erfolgreich sein wollen.
Über 100 Milliarden E-Mails werden täglich verschickt und die durchschnittliche Lesezeit beträgt 15-20 Sekunden. Fassen Sie sich kurz, zumal 65 Prozent aller E-Mails zuerst auf einem kleineren mobilen Bildschirm geöffnet werden. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht ankommt – und dass Ihr Ruf dabei nicht beeinträchtigt wird – besteht darin, diese 10 bedeutungslosen Phrasen sofort aus Ihren E-Mails zu entfernen.
1. 'Bitte beachten Sie ...'
Dieser Satz wird oft verwendet, weil er professionell klingt, aber er ist immer unnötig. Seien Sie stattdessen direkt und prägnant. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine E-Mail zu schreiben, weiß der Empfänger bereits, dass Sie ihn über etwas informieren möchten. Ihnen zu sagen, dass Sie dies tun werden, beleidigt unbewusst ihre Intelligenz.
2. 'Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren ...'
Wenn Sie diesen Satz verwenden, sagen Sie einmal mehr das Offensichtliche. Personen werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn sie Interesse an dem haben, was Sie gesendet haben oder wenn sie eine Frage zu Ihrer Nachricht haben. Da sie ihre digitale Meinungsfreiheit selbst ausüben können, müssen sie sie nicht einladen oder ihnen Zugriff gewähren, um zu antworten.
3. 'Ich habe nur ...'
Kürzlich hat Ellen Leanse, Gründerin von Karmahacks, ein paar Federn zerzaust, als sie den übermäßigen Gebrauch des Wortes 'nur' durch Frauen in der professionellen Kommunikation ausrief. In einem Beitrag auf LinkedIn argumentiert Leanse gegen das Wort, das ihrer Meinung nach von Frauen drei- bis viermal häufiger als von Männern verwendet wird, und sagt:
Ich begann zu bemerken, dass es bei „nur“ nicht darum ging, höflich zu sein: es war eine subtile Botschaft der Unterordnung, der Ehrerbietung. Manchmal war es selbstlos. Manchmal sogar doppeldeutig. Als ich anfing, richtig zuzuhören, wurde mir klar, dass es fast immer die Botschaft klärte und stärkte, sie aus einem Satz heraus zu treffen.
Ob Sie ihren Schlussfolgerungen zustimmen oder nicht (und mehrere andere prominente Stimmen sind anderer Meinung), ihre Diskussion von „nur“ als „Kind“-Wort gemäß dem von Eric Berne veröffentlichten Modell der Transaktionsanalyse verdient einige Untersuchung. Vermeiden Sie in der Zwischenzeit diesen Satz und wählen Sie stattdessen eine eindeutigere Sprache.
4. 'Ich denke ...'
Absender enthalten oft „Ich denke ...“, um den möglichen Schlag einer zukünftigen Ablehnung zu minimieren, aber mit diesem Satz sagen Sie dem Empfänger, dass Sie sich Ihrer selbst nicht sicher sind. Wann immer Sie kommunizieren – in E-Mails oder im wirklichen Leben – müssen Sie mit Ihrer Nachricht selbstbewusst erscheinen. Wenn Sie dies nicht tun, riskieren Sie, dass der Empfänger Ihre Meinung ignoriert und mit einer anderen Idee vorankommt. Vertrauen in den Arbeitsplatz zu zeigen ist ein Schlüssel zum Erfolg.
5. „Beigefügt finden Sie …“ oder „Beigefügt finden Sie …“
Es mag geringfügig erscheinen, aber in einer E-Mail kann nichts enthalten sein. Dateien können angehängt werden, aber nichts kann tatsächlich in eine E-Mail eingefügt werden. Bei der Verwendung einer dieser Phrasen vermeidet der Autor die Verwendung des Pronomens „Ich“, aber es lässt den Satz archaisch klingen. Informieren Sie den Leser einfach: 'Ich habe angehängt...'
6. 'Ich hoffe, es geht dir gut ...'
Dieser Satz wird normalerweise zweimal geschrieben. In einem Fall erscheint es kurz bevor Sie den Empfänger mit etwas Unerwünschtem treffen. Die andere ist, wenn Sie eine enge Beziehung zu jemandem oder echtes Interesse an jemandem vortäuschen möchten, wenn es keine gibt. Wenn Sie wirklich am Wohlergehen von jemandem interessiert sind, sprechen Sie direkt darüber, anstatt diese Füllphrase zu verwenden.
7. 'Ich dachte, ich würde die Hand ausstrecken ...'
Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber bei diesem Satz stelle ich mir ein Kleinkind vor, das nach etwas außerhalb der Reichweite eines Autositzes greift. Es wirkt auch sehr schüchtern und schildert Unsicherheit. Schreiben Sie stattdessen einfach Ihre Nachricht oder Frage auf und seien Sie direkt. Anstatt zu sagen: „Ich dachte, ich würde mich mal melden“, sagen Sie „Ich würde Sie gerne zum Mittagessen einladen, um meine Geschäftsidee zu besprechen“. Um den heißen Brei herumreden tut niemandem einen Gefallen. Machen Sie stattdessen Ihre Absicht für den Empfänger deutlich.
8. 'Kann ich dein Gehirn auswählen?'
Dies sagt im Wesentlichen, wem Sie eine Nachricht senden, dass Sie seine Zeit in Anspruch nehmen möchten, ohne im Gegenzug etwas Wertvolles anzubieten. Legen Sie stattdessen Wert darauf, dem Empfänger eine interessante oder hilfreiche Einsicht mitzuteilen, und teilen Sie dieser Person mit, dass Sie in Zukunft eine wechselseitige Zusammenarbeit zwischen Ihnen beiden wünschen.
Wie viel wiegt Susan Lucci?
Als ich Vorträge anordnete, stellte ich fest, dass dieser unverblümte Ansatz am besten funktionierte – er führte zu einer Erfolgsquote von 52 Prozent beim Erhalt einer Folgenachricht, verglichen mit einer Rücklaufquote von 20 bis 27 Prozent bei den anderen Methoden, die ich ausprobiert habe.
9. 'Wen es betrifft ...'
Es gibt einige Szenarien, in denen dieser Satz angebracht ist, aber sie sind selten. Wenn Sie wissen, wen Ihre Nachricht betrifft, sprechen Sie diese Person direkt an, anstatt sich hinter dieser Einleitung zu verstecken. Die Verwendung des obigen Satzes, anstatt die Person zu benennen, lässt Sie unsicher und unnötig förmlich erscheinen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, bevor Sie eine E-Mail senden, die diese Wörter enthält.
10. 'Mit freundlichen Grüßen ...'
In der Vergangenheit war dieser Satz eine beliebte Abkürzung für betroffene Abschlüsse, aber in der heutigen E-Mail-Kommunikation klingt er sehr förmlich und unaufrichtig. Im Allgemeinen können Sie eine E-Mail mit einem einfachen „Danke“ oder nur mit Ihrem Namen schließen. „Cheers“ ist eine weitere unterhaltsame Option, die gute Wünsche übermittelt, ohne dabei spießig oder hochnäsig zu wirken. Heutzutage verstehen wir alle, wenn eine Nachricht zu Ende ist. Sie müssen sich mit einem formellen Abschluss nicht viel Mühe geben.
Treten Sie auf den Teller und schreiben Sie bessere E-Mails. Ihre Kollegen werden die Kürze Ihrer Nachrichten zu schätzen wissen und Sie erhalten eine bessere Antwort, wenn Ihre Anfragen klarer sind. Es gibt keine Notwendigkeit für Flaum und Füllmaterial in E-Mails. Sagen Sie einfach, was Sie meinen. Die Ergebnisse werden für sich sprechen.
Welche Sätze in E-Mails nerven Sie am meisten? Teilen Sie Ihre größten E-Mail-Haustier-Ärger in den Kommentaren unten.
