In einer Welt, die genauso stark von digitalen Medien geprägt ist wie im wirklichen Leben, müssen wir alle lernen, mehr wie Schriftsteller zu denken.
Auch wenn Sie jeden Tag in ein Büro gehen, verbringen Sie wahrscheinlich die meiste Zeit damit, mit Kollegen, Kunden oder Kunden zu sprechen per E-Mail . Oder zunehmend über SMS oder Messaging-Apps. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten oder Ihr eigenes Geschäft führen, können Sie ganze Tage verbringen, ohne mit einem anderen Menschen laut zu sprechen. Kein Urteil; Ich war auch dort.
Lavel Crawford und seine Frau
Das bedeutet, dass Sie unabhängig davon, wie sehr Sie Englisch in der High School oder Komposition auf dem College verabscheuten, Schriftsteller sind. Erwarten Sie nicht, in absehbarer Zeit nach meinem Job zu kommen – ich werde dafür kämpfen – aber Sie sollten die Fähigkeit ernst nehmen und ein wenig verstehen, wie man eine Botschaft durch das geschriebene Wort vermittelt.
Der Schlüssel zur schriftlichen Kommunikation vergessen die meisten Menschen people
Die meisten von uns schreiben Geschäftskommunikation mit unserem Ziel vor Augen: die Informationen, die wir teilen müssen oder was der Empfänger für uns tun soll. Die Botschaft geht oft verloren, weil wir ein grundlegendes Element jedes Schreibens vergessen: das Publikum.
Ihr Publikum zu verstehen ist entscheidend, um etwas zu schreiben, das für sie Sinn macht – und das bewegt sie daher zu jeder Handlung oder zu jedem Verständnis, das Sie erreichen möchten. Es ist wahr, ob Sie ein Buch für die breite Masse oder eine Chat-Nachricht an einen einzelnen Mitarbeiter schreiben.
Sie verschwenden viel Zeit mit Missverständnissen, wenn Sie sich nicht zuerst einen Moment Zeit nehmen, um die Person auf der anderen Seite Ihrer Nachricht zu verstehen. In Anlehnung an die Art und Weise, wie Softwareentwickler Projekte planen, indem ich zuerst daran arbeite, ihren Endbenutzer zu verstehen, definiere ich eine Zielgruppe mit dem, was ich ein ' Lesergeschichte . '
Es ist eine einfache Möglichkeit, schnell zu beschreiben, wer sie sind, was sie wissen, wie sie denken, was sie wollen und warum sie es wollen. Sie müssen diese Dinge wissen, wenn Sie möchten, dass Ihre Botschaft gut ankommt, egal ob Sie Neuigkeiten über eine neue Richtlinie mit Ihren Mitarbeitern teilen oder ihnen nur Anweisungen zur Weihnachtsfeier geben.
Um eine Lesergeschichte zu erstellen, füllen Sie die Lücken in dieser Aussage aus: Als [Typ von Person] wollen sie [ein Ziel], damit [irgendein Grund].
Wie man eine Nachricht erstellt, um die Ziele aller zu erreichen
Hier ist ein Beispiel, mit dem ich jeden Tag bei The Penny Hoarder konfrontiert werde. Ich leite ein Redaktionsteam, das mit unserem Vertriebsteam zusammenarbeitet. Wir sprechen von Natur aus verschiedene Sprachen und haben scheinbar konkurrierende Ziele. Eine Lesergeschichte über unser Vertriebsteam könnte so aussehen:
Nikki Deloach und Ryan Goodell
Wie erfahrene Handelsvertreter, Sie wollen um hochbezahlte Kunden zu gewinnen und ihnen zu geben, was sie brauchen so dass sie können Einnahmen für das Unternehmen erzielen und Kunden zufrieden stellen.
Wenn ich mit einem Vertriebsmitarbeiter darüber spreche, ob ein Werbetreibender zu uns passt, kann ich nur über das Ziel meines Teams sprechen, ansprechende Inhalte zu schreiben:
Hey, dieses Produkt ist langweilig und die Sprache, nach der sie gefragt haben, ist irreführend, und ich kann ethisch nicht etwas schreiben, das es unseren Lesern empfiehlt.
Oder ich könnte die Ziele und Motivationen des Vertriebsmitarbeiters berücksichtigen und sie im Hinterkopf schreiben:
Ich finde es toll, dass Sie sich Unternehmen mit so großen Budgets ansehen; es könnte uns wirklich Möglichkeiten eröffnen! In der Vergangenheit haben unsere Leser auf diese Art von Produkt nicht gut reagiert, daher befürchte ich, dass wir nicht in der Lage sein würden, das Publikum zu erreichen, das der Kunde sucht. Was sind Ihrer Meinung nach unsere besten nächsten Schritte?
Spoiler: Letzteres habe ich gelernt, und es ist effektiver, um die Ziele beider Teams zu erreichen. Umgekehrt versteht unser Vertriebsteam unsere redaktionellen Beweggründe und spricht sie mit uns an.
Israel houghton vermögen 2016
Das gilt auch für Fachjargon. Überladen Sie einen Empfänger nicht mit einer Nachricht voller Schlagworte, Akronyme oder branchenspezifischer Sprache, wenn Sie wissen, dass er wahrscheinlich nicht auf dem Laufenden ist. Dadurch fühlen sie sich nur dumm oder führen zu Verwirrung, für die Sie Zeit aufwenden müssen, um sie zu entwirren.
Nehmen Sie sich stattdessen eine Sekunde Zeit, um sie mit einer Lesergeschichte zu definieren, bevor Sie Ihre E-Mail oder Ihren Text abschießen, um herauszufinden, was sie tun und was nicht.
