Mein Posteingang enthält derzeit 93 E-Mails, von denen 15 ungelesen sind. Wie viele haben Sie?
In den letzten Jahren hat sich Inbox Zero zu einer beliebten Zeitmanagement-Technik entwickelt. Inbox Zero wurde von Merlin Mann entwickelt und setzt sich dafür ein, Ihren E-Mail-Posteingang jederzeit leer zu halten. Befürworter von Inbox Zero prahlen damit, dass sie dem Rest von uns überlegen sind. Da sie in der Lage sind, einen leeren Posteingang aufrechtzuerhalten, haben sie ein aufgeräumtes Gehirn erreicht und können sich besser auf die wichtigen Dinge konzentrieren.
Das macht mich verrückt. Inbox Zero ist reine Zeitverschwendung. Ich betrachte mich als Experte für nur eine Handvoll Dinge auf dieser Welt, und Zeitmanagement ist eines davon. Einen aktuellen und minimalen Posteingang zu haben, ist in der Tat wertvoll, aber sicherzustellen, dass mein Posteingang täglich auf Null ist, ist verschwenderisch und ablenkend.
Hier sind fünf Zeitmanagement-Techniken, die ich an jedem Wochentag dem Posteingang Zero vorziehen würde:
1. Bumerang
Boomerang ist eine Gmail-Erweiterung. Es ist das beste Zeitmanagement-Tool, das ich in meiner beruflichen Laufbahn entdeckt habe. Wenn Sie auf eine Antwort von einer von Ihnen gesendeten E-Mail warten, können Sie festlegen, dass diese E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt Ihrer Wahl oben in Ihrem Posteingang angezeigt wird, falls Sie bis zu diesem Zeitpunkt keine Antwort erhalten haben. Sie können auch zu jeder Tageszeit eine E-Mail verfassen und zu einem späteren Zeitpunkt versenden. Ich schreibe oft um 23 Uhr oder 6 Uhr morgens E-Mails und verwende Boomerang, um mir Arbeitszeiten zusenden zu lassen, um meine Teamkollegen nicht zu stören.
wie alt ist darrell blätter
2. Trello
Trello ist ein kostenloses Aufgabenverwaltungstool, das sowohl im Web als auch auf Mobilgeräten verfügbar ist. Trello ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu priorisieren und verschiedene Listen zu erstellen. Sie können eine „To Do Today“-Liste, eine „Calls To Make“-Liste und mehr erstellen. Die Möglichkeiten sind endlos.
Sie können sogar jede E-Mail an Trello weiterleiten. Klicken Sie in einem Trello-Board auf „Menü anzeigen“, dann auf „Mehr“ und dann auf „Einstellungen für E-Mail an Board“. Sie finden eine eindeutige E-Mail-Adresse. Leite alle E-Mails an diese E-Mail-Adresse weiter und sie werden deinem Trello-Board hinzugefügt.
Dies ist sehr nützlich für all die E-Mails, die eigentlich To-Do-Elemente sind und die nicht unbedingt zeitkritisch sind, aber die Sie irgendwann adressieren möchten.
3. E-Mail-Filter und Abmelden
Beide dienen dem gleichen Zweck – überspringen Sie den Posteingang. Das Abmelden von E-Mail-Listen braucht Zeit, aber es ist eine enorme Zeitersparnis und die Investition wert. Richten Sie für E-Mails, die Sie erhalten möchten, aber nicht lesen müssen, wie Coupons für Ihre Lieblingsgeschäfte und Mailinglisten, einen E-Mail-Filter ein, um Ihren Posteingang zu überspringen und direkt zu einem E-Mail-Label zu gelangen.
Ich habe ein Label namens 'Rabatte & Angebote'. Auf diese Weise gehe ich, wenn ich auf dem Markt für einen Rabatt bin, einfach zu diesem Ordner und schaue, was verfügbar ist.
4. Top-Drei-Liste
E-Mails sofort zu lesen, ist völlig willkürlich und reaktiv – das Gegenteil von priorisiert und proaktiv.
Anstatt den ganzen Tag mit Handschellen an Ihre E-Mail gefesselt zu sein, erstellen Sie jeden Morgen eine Liste mit den drei wichtigsten geschäftlichen und den drei wichtigsten persönlichen Aufgaben, die Sie am Ende des Tages erledigen möchten. Ich führe meine Top-3-Listen in Trello. Papier funktioniert ebenso wie jeder andere Ort, an dem Sie die Liste aufbewahren möchten. Die Aufgaben sollten klein genug sein, um sie zu erledigen.
Wenn Sie eine Leistungsbeurteilung schreiben müssen und diese in einer Woche fällig ist, könnten die drei wichtigsten Aufgaben darin bestehen, heute 30 Minuten damit zu verbringen.
5. Deaktivieren Sie ALLE E-Mail-Benachrichtigungen
Sie wissen, wer Sie sind. Wenn Sie kein Gespräch führen können, ohne auf Ihr Telefon oder Ihre Uhr zu schauen, versprechen Sie mir, dass Sie sich heute 10 Minuten Zeit nehmen und Benachrichtigungen deaktivieren.
Ich glaube, dass es auf Laptops keine Benachrichtigungen und auf Telefonen nur SMS-Benachrichtigungen geben sollte. Ständig E-Mails zu öffnen, nur um sofort zu antworten oder sie aus Ihrem Posteingang zu holen, selbst wenn Sie Boomerang verwenden, um sie auf einen anderen Tag zu verschieben, erfordert einen ununterbrochenen Aufgabenwechsel.
Untersuchungen haben gezeigt, dass Multitasking ineffizient ist und diejenigen von uns, die sich auf eine Aufgabe konzentrieren können, einen großen Vorteil haben. Wenn Sie nicht alle Benachrichtigungen deaktivieren können, deaktivieren Sie so viele wie möglich.
mit wem ist clinton kelly verheiratet
6. Sag einfach nein
Und schließlich, wenn alles andere fehlschlägt, sagen Sie einfach nein. Es ist ein Mythos, dass Sie sich um alle Anfragen kümmern müssen.
Seien Sie nicht unhöflich und geistern Sie die Leute aus, aber wenn Sie eine Aufgabe haben, die diese Woche einfach nie wichtig genug zu sein scheint, sagen Sie der Person, dass Sie ihr einfach nicht helfen können. Oder finden Sie eine Möglichkeit, ihnen zu helfen, die fünf Minuten oder weniger Ihrer Zeit in Anspruch nimmt. Und wenn Sie jemanden kennen, der die Möglichkeit schätzen könnte, die Aufgabe zu erledigen, prüfen Sie, ob Sie zusammenarbeiten und andere in die Übernahme der Arbeit einbeziehen können.
