Unternehmen mit 50 oder weniger Mitarbeitern haben selten eine formelle Personalabteilung; Stattdessen sind die Aufgaben von der Rekrutierung bis zur Verwaltung von Sozialleistungen auf Kollegen verstreut – ein Buchhaltungsmanager könnte einen Lohnabrechnungsanbieter verwalten, während Angestellte der mittleren Ebene Stellenangebote schreiben und ein Manager wichtige Einstellungen vornehmen.
Mit der Zeit wird dieser stückweise Ansatz ineffizient. Wenn Ihr Unternehmen wächst, wann ist es an der Zeit, einen Personalleiter einzustellen? Ganz einfach, sagen Experten: Wenn der Personalaufwand für die Aufgaben, die ein Personalleiter bewältigen kann, die Kosten für die Einstellung eines Personalleiters übersteigt. Für einige Unternehmen ist die Einrichtung einer Personalabteilung eine Möglichkeit, ausgelagerte Aufgaben wie die Einstellungsberatung und die Gehaltsabrechnung in einem Zuständigkeitsbereich zu konsolidieren.
„Damit es sich lohnt, jemanden zu haben, der sich ganz der Personalabteilung widmet, muss man eine kritische Masse im Büro haben“, sagt Ellen Rudnick, Geschäftsführerin des Polsky Center for Entrepreneurship an der University of Chicago Booth School of Business.
Da verschiedene kritische HR-Funktionen – Mitarbeiterschulung, Festlegung von Standards, Gehaltsabrechnung, Einstellung und Entlassung – in einer Position zusammengefasst sind, ist es wichtig, die richtige Person für die Stelle zu finden, die Ihr Unternehmen braucht.
Einige strategische Fragen, die Sie berücksichtigen sollten: Wenn Sie wachsen, kann es sinnvoll sein, einen Personalleiter einzustellen, der eine Abteilung für ein Unternehmen geleitet hat, das doppelt so groß ist wie Ihr eigenes - auch wenn die Kosten, bezogen auf das gewünschte Gehalt des Kandidaten, wird wahrscheinlich höher sein. Denken Sie daran: Sie möchten einen HR-Manager, der qualifiziert ist, Sie bei Ihrem Wachstum zu unterstützen.
Zweitens, inwieweit werden Sie Ihren Personalleiter in Betracht ziehen, um die Kultur Ihres Unternehmens zu etablieren? Wenn Sie wirklich möchten, dass eine Person auf der von Ihnen etablierten Kultur aufbaut, können Sie den Einstellungsprozess mit der Erwartung beginnen, dass Sie zwei Personen einstellen sollten: eine Person, die an der Kultur arbeitet, und eine, die bei der Erledigung alltäglicherer Aufgaben wie dem Papierkram hilft die mit dem Sponsoring von Mitarbeitervisa oder der Verwaltung von Sozialleistungen befasst sind.
Um besser erkennen zu können, was die Stelle, die Sie einstellen werden, beinhaltet, sollten Sie sich zunächst die Zeit nehmen, die nötig ist, um eine Stellenbeschreibung sorgfältig zu erstellen.
Tiefer graben: Eine Checkliste für die Einstellung
Einstellung eines Personaldirektors: Die Stellenbeschreibung
Das erste Element unter der Stellenbezeichnung sollte eine zusammenfassende Übersicht über die Position sein. Eine Liste der Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollte folgen. Je nachdem, was Ihr Unternehmen an einen Personalleiter benötigt, kann diese Liste die Gestaltung und Verwaltung von Mitarbeitern umfassen Richtlinien und Mitarbeitervergütungsprogramme, Verwaltung von Anreizgehältern und Gehaltsaufsicht, Verwaltung von Sozialleistungsprogrammen, Überwachung des Personalbesetzungsprozesses – einschließlich Einstellung und Entlassung – und Verwaltung von Schulungsprogrammen für Arbeitnehmer. Aufzählungspunkte eignen sich am besten, um diese Verantwortlichkeiten zu organisieren.
Es ist wichtig, eine Schlagwortzeile nicht zu vergessen, um zusätzliche 'Aufgaben wie zugewiesen' aufzunehmen, nur für den Fall, dass sich der Job im Laufe der Zeit ändert oder etwas ausgelassen wird. 'Im Grunde ist es so, dass ein Mitarbeiter nicht zurückkommt und sagt, dass das nicht in meiner Stellenbeschreibung stand', sagte Roberta Chinsky Matuson, Präsidentin des in Northampton, Massachusetts, ansässigen Unternehmens Personallösungen .
Wenn die Stellenbeschreibung klar formuliert und mit der Geschäftsleitung abgestimmt ist, ist es an der Zeit, die Stellenanzeige zu schreiben und zu veröffentlichen, für die bereits der Grundstein gelegt ist.
Tiefer graben: Beispielvorlage für eine Jobbeschreibung anzeigen
Einstellung eines HR-Direktors: So bestimmen Sie die Vergütung
Um ein faires Gehalt zu finden, sollte sich ein Kleinunternehmer oder Personalchef an eine oder zwei Agenturen wenden, die HR-Gehaltsstudien durchführen. Die durchschnittlichen Gehaltsinformationen eines Vertriebsleiters, insbesondere wenn es sich um branchenspezifische Angaben handelt, können Ihnen eine Gebühr kosten. Sie können diese Daten mit dem Wissen von PayScale.com oder Salary.com und aktuellen Online-Stellenangeboten kombinieren, um ein genaues Bild von den Erwartungen der Kandidaten zu erhalten.
Allerdings ist es durchaus ratsam, Bewerber nach ihren Gehaltsvorstellungen in Bezug auf Basis plus Provision plus Zusatzleistungen zu fragen. Es lohnt sich auch zu fragen, welche Gehaltsskala der Kandidat für den Rest seiner Mitarbeiter erwartet.
Um das Gehalt richtig zu halten, schlägt Jamie Resker, Präsident und Gründer von Employee Performance Solutions, kleinen Unternehmen vor, die ihren ersten HR-Mitarbeiter aufnehmen, die perfekte Einstellung zu suchen, die erst vielleicht drei bis fünf Jahre in ihrer Karriere ist – einen Junior HR-Vertreter, der hart gearbeitet hat jemand anderes und war, obwohl eifrig, noch nicht alleine unterwegs.
„Jemand, der über ein Netzwerk von Ressourcen und viel Motivation verfügt, alleine unterwegs zu sein, ist perfekt“, sagt Resker. 'Jemand, der vielleicht an einigen Berufsorganisationen beteiligt ist, damit er andere Werkzeuge anzapfen kann, beispielsweise ihre Richtlinien zur Telearbeit, und ihnen helfen, Ressourcen einzubringen.'
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Tiefer graben: So bezahlen Sie richtig
Personalleiter einstellen: Die richtigen Bewerber gewinnen
Neben der Übersicht und Liste der Verantwortlichkeiten in der Stellenbeschreibung enthält eine großartige Stellenanzeige die gewünschten Verhaltensmerkmale Ihres idealen Mitarbeiters. Wenn Sie sich über diese zeitlichen und erfahrungsbezogenen Merkmale nicht sicher sind, schlägt Matuson vor, sich einfach umzusehen.
„Wenn Sie Mitarbeiter haben, schauen Sie sich Ihre Star-Performer an und schauen Sie sich an, was sie gemeinsam haben“, sagt sie. „In einem Start-up ist der ideale Mitarbeiter jemand, der Multitasking beherrscht, viel Energie hat und sofort umschalten kann. Eine Person, die gut in einer Anwaltskanzlei arbeitet, ist ganz anders.'
Sagen wir, für einen HR-Direktor könnten bewundernswerte Verhaltensmerkmale Selbstvertrauen, Selbststeuerung, Motivation, Verantwortlichkeit und die Fähigkeit, effektiv zuzuhören und zu kommunizieren, umfassen. Eine Zeile in der resultierenden Auflistung könnte lauten: 'Der ideale Kandidat verfügt über ausgezeichnete verbale Kommunikationsfähigkeiten und ist in der Lage, sich an sich schnell ändernde Situationen anzupassen. Die Position erfordert auch starke Netzwerk-, Argumentations- und Zeitmanagementfähigkeiten. Ein Kandidat muss in der Lage sein, Vertrauen in Aufgaben wie das Vorstellungsgespräch, die Suche nach und die Bewertung von Mitarbeitern zu bewahren.'
Fügen Sie als nächstes mindestens einen Absatz hinzu, in dem die Mindestqualifikationen aufgeführt sind, einschließlich des bevorzugten Bildungs- und Erfahrungshintergrunds. Detaillierte Angaben helfen, den Bewerberpool einzugrenzen.
Der bevorzugte Bildungs- und Erfahrungshintergrund kann auch Verhaltensmerkmale beinhalten. Anstelle eines Aufzählungszeichens, das sagt: 10+ Jahre Erfahrung erforderlich ,' denken Sie an etwas in der Art von ' Teamplayer mit starken Führungsqualitäten und 10 oder mehr Jahren nachgewiesener Fähigkeit, effektiv zu managen.'
Wenn Sie Angst vor einer Flut von Bewerbern haben, könnte die Auflistung eines Gehalts den Pool einschränken. Andernfalls ist dies nach Ansicht von Experten nicht erforderlich - es schränkt auch Ihre spätere Verhandlungsfähigkeit mit einem Kandidaten ein.
Wenn die Auflistung abgeschlossen ist, posten Sie sie auf der Job-Site Ihres Unternehmens, falls Sie eine haben. Ergänzen Sie dies mit Einträgen in gezielten Fachpublikationen und Fachmedien sowie Stellenausschreibungen auf Online-Jobbörsen. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sites wie Craigslist.org und Monster.com zu allgemein sind. Im Zeitalter von Spider-Search-Sites wie Indeed.com und SimplyHired.com wird Ihr Eintrag von Suchmaschinen gecrawlt und qualifizierte Kandidaten haben die Möglichkeit, Ihren Beitrag zu finden.
Sobald Bewerbungen eingehen, liegt es an Ihnen, diese zu sortieren und herauszufinden, wer zu Ihren Qualifikationen passt und mit wem Sie ins Gespräch kommen möchten. Selbst Experten sagen, dass dieser Prozess immer subjektiv ist.
Tiefer graben: Tipps zur Rekrutierung und Einstellung
Einstellung eines Personaldirektors: Vorstellungsgespräche mit Bewerbern
Wenn das Vorstellungsgespräch einschüchternd erscheint, denken Sie daran, dass Ihre wichtigsten Ziele darin bestehen, herauszufinden: Kann dieser Bewerber den Job wirklich erledigen und passt er in die Arbeitskultur meines Unternehmens? Natürlich sind dies nur die Grundlagen. Hinzu kommt die Feststellung, ob der Bewerber die gewünschten Verhaltensmerkmale besitzt, die Sie bereits dargelegt haben.
„In einem Vorstellungsgespräch möchten Sie die beruflichen Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten durchgehen, und dann ist die andere Komponente das Verhalten“, sagt Jamie Resker, Präsident und Gründer von Employee Performance Solutions. „Besonders bei einem Start-up möchte der Unternehmer normalerweise jemanden, der wie formbarer Ton ist, nicht jemanden, der die Persönlichkeit einer Stahlstange hat. Werden sie mit dem Strom schwimmen? Denn ein kleines Unternehmen funktioniert ganz anders als ein großes Unternehmen.'
Einfach? Das Erstellen von Fragen, die Antworten hervorrufen, die die Antworten auf diese Fragen leicht anzeigen, ist möglicherweise nicht so einfach, wie es scheint. Einen Kandidaten zu fragen, ob er unter Druck gut funktioniert, wird wahrscheinlich einfach ein „Ja“ hervorrufen. Stellen Sie ihr eine Frage, die direkt Druck ausübt, wie z. Was lässt Sie denken, dass Sie für diesen Job besser geeignet sind als alle anderen Kandidaten? ' oder ' Mit welchem Kollegen haben Sie sich bei Ihrem letzten Job nicht gut verstanden und wie sind Sie damit umgegangen? “ ist effektiver und wird wahrscheinlich eine aussagekräftige Antwort liefern. Hypothesen über die zukünftige Anstellung eines Kandidaten in Ihrem Unternehmen können noch aufschlussreicher sein.
Wenn Sie diese verhaltensbezogenen, offenen Fragen stellen, hören Sie nicht nur auf den Inhalt der Antwort eines Kandidaten, sondern auch auf die Stimme und die Art und Weise, die dahinter steht.
Matuson sagt: „Sind sie ziemlich lethargisch? Sind sie ehrlich zu dir? Haben sie das Richtige getan? Haben sie um Hilfe gebeten, als sie sie brauchten? Nach einer Weile wird es wirklich offensichtlich, dass diese Person ein Draufgänger ist, hart arbeitet oder gute Entscheidungen trifft.'
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Einstellung eines Personaldirektors: Referenzen prüfen
Die Überprüfung der Referenzen eines Kandidaten ist der am meisten übersehene Teil der Einstellungspraxis, aber Experten halten dies für absolut unerlässlich. Viele Arbeitgeber verlangen von den Bewerbern auch, dass sie sich mit Bonitätsprüfungen und Drogenscreenings vor der Einstellung einverstanden erklären; diese sind optional und hängen oft von der Berufung ab.
Führen Sie von drei Referenzen ein Telefongespräch mit mindestens zwei und achten Sie auf den Ton der Empfehlung einer Referenz, nicht nur auf den Inhalt. Die meisten Leute sind der Meinung, dass es nicht ratsam ist, die zukünftige Beschäftigung eines ehemaligen Mitarbeiters zu behindern, daher werden versierte Referenzen nichts Negatives sagen. Ein Tipp: Hinterlassen Sie eine Voicemail-Nachricht mit der Aufschrift 'Ich würde mich über einen Rückruf nur freuen, wenn Sie der Meinung sind, dass dieser Kandidat außergewöhnlich ist.' Wenn eine Referenz wirklich an den Kandidaten glaubt, wird er oder sie schnell zurückrufen. Wenn Sie nichts von ihnen hören, können Sie das auch nachlesen.
Personalexperten empfehlen auch, eine Referenz zu überprüfen, die nicht vom Kandidaten empfohlen: Suchen Sie am letzten Arbeitsplatz des Bewerbers (z. B. auf LinkedIn) eine Person, die ihn gut kennen sollte, und fragen Sie nach einer Meinung.
Und wenn Sie eine Referenzprüfung am Telefon haben, was sollten Sie fragen? Resker, President von Employee Performance Solutions, sagt: 'Eine Frage, die ich gerne stelle, lautet: 'Wenn die Person hätte effektiver sein können, was hätte sie anders machen können.' Anstatt nach einer Schwäche zu fragen, die ihnen Unbehagen bereiten kann.'
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Tiefer graben: Ein Referenzcheck vor der Einstellung
Einstellung eines HR-Direktors: Andere Best Practices
• Hervorragende Kandidaten sollten nach einem Vorstellungsgespräch natürlich einen Anruf oder eine E-Mail senden, damit Sie sie leicht zu einem zweiten Treffen einladen können. Tun Sie dies und erlauben Sie anderen Managern, sich bei ihrem zweiten Vorstellungsgespräch mit potenziellen Kandidaten zu treffen, bevor Sie eine Position anbieten. Eine zweite oder dritte Meinung ist wertvoll.
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• Richten Sie ein Programm ein, das aktuelle Mitarbeiter für die Vermittlung geeigneter Stellenbewerber belohnt. Menschen innerhalb der Organisation können andere erkennen, die gut hineinpassen würden, und es ist unwahrscheinlich, dass sie jemanden wählen, der nicht ihr Gewicht trägt.
• Stellen Sie sowohl in der Stellenanzeige als auch im Vorstellungsgespräch nur rechtliche Verpflichtungen und stellen Sie nur rechtliche Fragen. Als Arbeitgeber dürfen Sie keine Fragen zu Alter, Rasse, Glauben, sexueller Orientierung oder Familienstand stellen.
• Stellen Sie trotz gutem Bauchgefühl nie auf der Stelle ein. Nehmen Sie sich Zeit, um alle interviewten Kandidaten zu überprüfen, sowohl um eine Möglichkeit zur Reflexion zu haben, als auch um eine starke Verhandlungsposition bei der Diskussion über die Vergütung zu haben.
• Wenn Sie einen idealen Kandidaten gefunden haben, den Sie interviewt und Referenzen geprüft haben, machen Sie ein zeitnahes Angebot und holen Sie diese Person so schnell wie möglich ins Boot. Vergessen Sie nicht, dass sie aktiv nach einer idealen Stelle gesucht haben und in schneller Folge mehrere Angebote erhalten können.
Tiefer graben: Fehler bei der Einstellung vermeiden
Einstellung eines HR-Direktors: On-Boarding des neuen Mitarbeiters
Das Schlagwort ist derzeit „Onboarding“, um sicherzustellen, dass ein neuer Mitarbeiter so schnell wie möglich auf dem neuesten Stand und produktiv ist.
Bevor der neue Mitarbeiter durch die Tür kommt, gibt es viel zu tun. Resker fasst die Denkweise für Manager zusammen: „Arbeitgeber vergessen, dass es sehr beängstigend ist, einen neuen Job zu beginnen. Wenn man es aus der Perspektive der Mitarbeiter betrachtet – sie wissen nicht einmal, wo sich die Dinge befinden – woher sollen sie wissen, dass sie die Erwartungen erfüllen.'
Das erste Ziel sollte sein, sicherzustellen, dass ihr Arbeitsplatz eingerichtet und sauber ist. Der Computer sollte betriebsbereit sein, und es sollte sein Namensschild an der Tür und seine Visitenkarten auf dem Schreibtisch sein – nicht die eines kürzlichen Brandes.
„Wenn man in diesen kleinen Unternehmen arbeitet, ist man immer unterbesetzt, man hat nie Zeit“, sagt Rudnick. 'Aber es ist wirklich wichtig, sich die Zeit zu nehmen, die man nicht braucht, um einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten.'
Eine Sache, die hilft, ist eine Unternehmensrichtlinie, einschließlich Mitarbeiterrichtlinien und -verfahren. Auch wenn Sie keine Personalabteilung haben, ist es wichtig, vom ersten Tag an eine Personalpolitik zu haben, sagen Experten. Es erleichtert nicht nur den Mitarbeitern den Übergang in den neuen Job, die wissen, was erwartet wird (es macht nie Spaß, einen neuen Chef am ersten Tag fragen zu müssen 'Wie ist die Urlaubsregelung?'), sondern schützt Ihr Unternehmen vor Potenzial zukünftige rechtliche Probleme. Erwägen Sie, die erwarteten Arbeitszeiten, die Anwesenheit im Büro und die akzeptable persönliche Nutzung von Unternehmenselektronik und -raum einzubeziehen. Binden Sie es in einen Reiseführer oder haben Sie einen Online-Mitarbeiterleitfaden, der den Mitarbeitern immer zur Verfügung steht.
Manager sollten es zu einer Priorität machen, innerhalb der ersten ein oder zwei Tage mit einem neuen Mitarbeiter persönlich zu sprechen – und gezielte Fragen zu ihrer Befindlichkeit zu stellen und was ihrer Meinung nach ihnen in ihrer nicht angebotenen Arbeit helfen würde.
Mit Blick auf die Zukunft sollte ein Unternehmen, das seine neuen Mitarbeiter behalten möchte, regelmäßige Check-ins einplanen. Matuson schlägt vor, dass ein Manager nach 30, 60 und 90 Tagen bei einem Mitarbeiter eincheckt, um zu fragen, welche Änderungen er vorschlägt, und ihm zu ermöglichen, alle verbleibenden Fragen ohne Druck zu stellen.
Tiefer graben: Holen Sie das Beste aus der Mitarbeiterschulung heraus
Einstellung eines Personaldirektors: Noch ein Hinweis
Wenn all dies überwältigend erscheint (hey, Sie haben noch keinen HR-Direktor, also urteilt niemand), gibt es Arbeitsvermittlungen, Headhunter und Personalberater, an die Sie diesen Prozess ganz oder teilweise vergeben können.
