Wenn Sie nur Ihre E-Mail-App starten, verkrampfen sich Ihre Schultern. Und die Vorfreude auf den bevorstehenden Urlaub wird durch den Gedanken getrübt, zu Hause von Tausenden unbeantworteten E-Mails begrüßt zu werden.
Wenn das Lesen und Beantworten von E-Mails Sie erschöpft und bedrückt zurücklässt, ist es an der Zeit, Holen Sie sich Ihren Posteingang in den Griff .
Das funktioniert nicht
Wenn Sie wie die meisten Leute sind, klicken Sie auf bestimmte Nachrichten, um zu sehen, was los ist. Manchmal antwortest du. Manchmal markiert man etwas als gelesen. Andere Nachrichten, die Sie lesen, schließen sie dann, möglicherweise mit einem 'Stern', mit der Absicht, später darauf zurückzukommen.
Dies funktioniert nicht, weil Sie fast nie zu ihnen zurückkehren können. In der Zwischenzeit treffen neue E-Mails ein, die die älteren tiefer in die Liste drängen ... und weiter weg von Ihrem Bewusstsein.
Wenn Ihr Posteingang überladen und voll wird, wird auch Ihr Verstand. Und all diese ungewollten E-Mails nagen an Ihrem Hinterkopf wie das Damoklesschwert.
Kein Wunder, dass Sie sich nicht konzentrieren können. Kein Wunder, dass Nachrichten durch die Ritzen fallen. Kein Wunder, dass Sie gestresst sind.
Ändern Sie die Art und Weise, wie Sie Ihren Posteingang betrachten
Zwei einfache Paradigmenwechsel können einen tektonischen Einfluss auf Ihren Posteingang haben:
Paradigmenwechsel Nr. 1: E-Mails sollten nicht in Ihrem Posteingang bleiben.
Stellen Sie sich Ihren Posteingang als Ihre Küchentheke vor und einen Posteingang voller neuer Nachrichten als eine große Tüte mit Lebensmitteln. Sie würden diese Lebensmittel nicht auf der Theke lassen, oder?
Nein, du würdest die verderblichen Lebensmittel in den Kühlschrank stellen, Konserven in den Schrank, Zucker und Mehl in die Speisekammer. Du hast die Idee.
Warum lassen Sie all diese E-Mails in Ihrem Posteingang? Stell sie weg!
Paradigmenwechsel #2. Besser suchen als sortieren.
Es war einmal, dass Sie jede E-Mail in eine ausgeklügelte Ordnerstruktur einsortieren mussten. Aber diese Tage sind längst vorbei.
Der beste Weg, um E-Mails heutzutage 'wegzuräumen', besteht darin, sie zu archivieren, sobald Sie sie bearbeitet haben.
paul rodriguez komiker vermögen
Keine Sorge, die Nachricht ist nicht weg. Sie können es jederzeit finden, indem Sie die Suchfunktion der E-Mail-App verwenden.
Setzen Sie diese Paradigmenwechsel um
Wie wenden Sie diese grundlegenden Paradigmen an? Ich leihe mir gerne einen Rahmen aus, den mein Freund Ari Meisel in seinem Buch beschreibt, Weniger tun, mehr leben .
Wann immer Sie sitzen, um Ihre E-Mails zu überprüfen, müssen Sie mit jeder E-Mail etwas tun.
Als Randnotiz, deaktivieren Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen und suchen Sie nicht alle fünf Minuten nach neuen E-Mails. Blockieren Sie, sagen Sie 30 Minuten am Stück, und checken Sie E-Mails nur 2-3 Mal am Tag.
Wenn Sie jetzt eine neue E-Mail anzeigen, führen Sie sofort einen der folgenden Schritte aus:
Komm damit klar
Wenn es nur 1-3 Minuten dauert, antworten Sie auf die E-Mail. Dann archivieren Sie es.
Lösche es
Wenn Sie die E-Mail nicht bearbeiten müssen, entfernen Sie sie, indem Sie sie archivieren. Tatsächlich 'löschen' Sie die E-Mail aus Ihrem Posteingang, können sie jedoch später bei Bedarf wiederfinden.
Verschieben Sie es
Wenn Sie nun auf eine E-Mail antworten müssen, dies jedoch zu diesem Zeitpunkt nicht tun können, können Sie dies auf eine von mehreren Arten verschieben:
- Verschieben Sie es in einen To-Do-Ordner
- E-Mail zu Gmail-Aufgaben hinzufügen (oder einer ähnlichen Funktion in Ihrer E-Mail-App)
- Senden Sie es per E-Mail an Ihr Asana-Konto, um es in eine Aufgabe umzuwandeln
- Verwenden Sie Boomerang, ein kostenloses Plugin, um die E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt an Sie zurückzusenden
Wenn Sie die obigen Schritte ausführen, werden Ihre E-Mails nicht mehr in Ihrem Posteingang gespeichert.
Wohin von hier aus
Von nun an können Sie jede E-Mail bearbeiten, um sie aus Ihrem Posteingang zu entfernen: Sie bearbeiten, löschen (archivieren) oder zurückstellen. Was auch immer Sie mit Ihren neuen E-Mails machen, lassen Sie sie nicht in Ihrem Posteingang!
Und was ist mit dem Rückstand an E-Mails in Ihrem Posteingang?
Wählen Sie einen Schwellenwert oder Zeitraum aus, in dem E-Mails eines bestimmten Alters einfach nicht mehr wichtig sind. Nehmen Sie beispielsweise alle E-Mails, die älter als sechs Wochen (oder einen beliebigen Schwellenwert) sind, markieren Sie sie als gelesen und archivieren Sie sie.
Legen Sie die restlichen E-Mails ein für alle Mal weg.
Dies kann einige Stunden dauern, aber bevor Sie es wissen, haben Sie Inbox Zero erreicht.
Ihr Posteingang – ebenso wie Ihr Verstand – ist aufgeräumt. Sie können jetzt aufatmen und E-Mails wieder genießen.
