Wir alle wünschen uns, dass wir produktiver sein könnten. Aber wie ist das möglich, wenn sich die Aufgaben immer mehr häufen, die neueste Staffel von Orange ist das neue Schwarz gerade auf Netflix erschienen und Sie haben eine Flut von E-Mails, Texten und Social-Media-Benachrichtigungen, die Sie ablenken?
Im letzten Monat war bei mir viel zu viel los. Ich habe den Ball links und rechts fallen gelassen. Dies ist nicht akzeptabel, wenn Sie ein Geschäftsinhaber sind. Ich habe Leute, die sich auf mich verlassen, und ich sollte das nicht zulassen. Es hat mich veranlasst, Dinge zu bewerten, die meine Produktivität beeinträchtigen.
Der erste Schritt, den ich tun musste, war, die Zeitfresser zu identifizieren und sie im Keim zu ersticken, damit ich produktiv bleiben konnte. Hier sind acht Zeitfresser, von denen ich bemerkt habe, dass sie meine Produktivität und die meisten Leute, mit denen ich arbeite, zerstört haben.
1. Ständig deine E-Mails checken.
Es sollte nicht überraschen, dass E-Mails einer der größten Zeitfresser sind. Immerhin werden täglich mehr als 200 Milliarden E-Mails versendet, und der durchschnittliche Mitarbeiter checkt seine E-Mails 36 Mal pro Stunde. Und wir sind alle schuldig. Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich einen Artikel geschrieben habe, nur um von einer E-Mail-Benachrichtigung abgelenkt zu werden, entweder auf meinem Laptop oder Smartphone.
Ich verstehe vollkommen, dass Sie einen Kunden oder Ihren Chef nicht hängen lassen können, wenn Sie nicht auf eine E-Mail antworten, aber oft erhalten wir Newsletter oder Coupons, auf die wir klicken, was uns zum Durchsuchen einer Website führt. Damit Sie produktiv bleiben, müssen Sie die Zeit, die Sie mit dem Abrufen Ihrer E-Mails verbringen, begrenzen.
Einige Organisationen haben tatsächlich Filter in E-Mail-Programmen installiert. Dieser legt alle eingehenden Nachrichten ab, damit sie später gelesen werden können. Während das Verbot von E-Mails eine Möglichkeit ist, dieses Problem zu lösen, kann die Begrenzung von E-Mail-Prüfungen auf bestimmte Zeiten genauso effektiv sein. Sie können sich beispielsweise dreimal täglich zwanzig Minuten Zeit nehmen, um Ihre E-Mails zu überprüfen und zu beantworten.
Wenn Sie sich Sorgen machen, dass diese Benachrichtigungen Ihre Neugier zu sehr wecken, können Sie Ihre Benachrichtigungen sowohl auf Ihrem Laptop als auch auf Ihrem Smartphone deaktivieren.
2. Ihre Social-Media-Konten nicht automatisieren.
Während Social Media eines der besten Tools ist, um Markenbekanntheit zu verbreiten, sich zu vernetzen, über die neuesten Branchennachrichten auf dem Laufenden zu bleiben und Freunde oder Familie zu treffen, ist es eine weitere große Zeitverschwendung. Tatsächlich verbringen wir durchschnittlich 118 Minuten pro Tag in sozialen Medien. Wenn Sie kein Social Media Manager sind, muss ich nicht so viel Zeit mit Social Media verbringen.
wie viel ist josh gates wert
Planen Sie wie bei Ihren E-Mails bestimmte Tageszeiten ein, um Ihre sozialen Kanäle anzuzeigen und zu aktualisieren, z. B. während des Pendelns zur und von der Arbeit. Sie können auch Blocker wie Cold Turkey verwenden und Ihre Benachrichtigungen ausschalten. Ich würde auch vorschlagen, dass Sie Social-Media-Management-Tools wie Hootsuite verwenden, damit Sie alle Ihre Social-Media-Updates im Voraus von einem Dashboard aus planen können.
3. Sperrige To-Do-Listen.
Egal, ob Sie Ihre To-Do-Listen in ein Notizbuch schreiben oder ein Tool wie Evernote verwenden, To-Do-Listen können ein echter Lebensretter sein, da sie den Stress reduzieren, sich an Dinge wie ein Meeting oder das zu erinnern, was Sie sind muss im Supermarkt abgeholt werden. To-do-Listen können Ihnen auch dabei helfen, den Überblick zu behalten, indem Sie die wichtigsten Aufgaben hervorheben, die Sie erledigen müssen.
Damit To-Do-Listen effektiv sind und Sie nicht überfordert werden, müssen Sie Ihre Listen kurz halten, normalerweise etwa drei Ihrer wichtigsten Elemente pro Tag. Sie sollten Ihre Listen auch am Abend zuvor aufschreiben, damit Sie morgens aufwachen und Ihre Liste in Angriff nehmen können.
4. Multitasking.
Multitasking funktioniert nicht. 'Unser Gehirn hat eine begrenzte Menge an Aufmerksamkeit und Produktivität', sagt Guy Winch, PhD, Autor von Emotionale Erste Hilfe: Praktische Strategien zur Behandlung von Versagen, Ablehnung, Schuldgefühlen und anderen alltäglichen psychischen Verletzungen .
„Es ist wie ein Kreisdiagramm, und alles, woran wir arbeiten, wird den Großteil dieses Kuchens einnehmen. Für andere Dinge bleibt nicht viel übrig, außer für automatische Verhaltensweisen wie Gehen oder Kaugummi kauen.'
Scarlett Estevez, die ihre Eltern sind
Multitasking verschwendet Produktivität, denn wenn Sie zwischen Aufgaben hin- und herwechseln, „wird Ihre Aufmerksamkeit auf den Gangwechsel aufgewendet“.
Tun Sie eine Sache nach der anderen. Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, können Sie mit der nächsten fortfahren.
5. Ein Perfektionist sein.
Wenn Sie unrealistisch hohe Standards haben, widmen Sie einer Aufgabe mehr Zeit, als Sie sollten. Selbst nach Fertigstellung nehmen Sie noch Überarbeitungen vor, um es „perfekt“ zu machen. In anderen Fällen kann dich ein Perfektionist abschrecken, da die Dinge nicht so gelaufen sind. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise ein Projekt aufgeben, an dem Sie bereits zu arbeiten begonnen haben.
Hier ist das Ding. Perfektion ist ein unmögliches Ziel, das nicht nur Ihre Produktivität beeinträchtigt, sondern auch Ihrer Gesundheit schadet.
Diese Mentalität zu überwinden ist keine leichte Aufgabe. Aber Sie können damit beginnen, sich darauf zu konzentrieren, Ihre Arbeit zu bekommen. Erledigen Sie beispielsweise zuerst die Grundlagen eines Projekts. Sie können jederzeit zurückgehen und es später 'perfekt' machen.
Sie können tatsächlich feststellen, dass es nicht so schlimm ist, wie Sie dachten. Sie müssen auch Fehler akzeptieren. Es passiert uns allen. Anstatt dich davon verzehren zu lassen, lerne aus deinen Fehlern, damit du sie nicht wiederholst.
6. Unnötige Sitzungen.
Wussten Sie, dass allein in den USA täglich 25 Millionen Meetings stattfinden? Das Problem dabei ist, dass Führungskräfte zugegeben haben, dass diese Meetings Misserfolge sind, was bedeutet, dass Unternehmen Zeit und Geld mit unnötigen Meetings verschwenden.
Wenn Sie möchten, dass Meetings produktiv sind, halten Sie sie unter 30 Minuten, setzen Sie klare Erwartungen, senden Sie Materialien im Voraus, beginnen und enden Sie pünktlich und bleiben Sie konzentriert. Ich würde auch empfehlen, nachzufragen, ob ein Treffen wirklich notwendig ist. In den meisten Fällen genügt eine kurze E-Mail oder ein Anruf.
7. „Ja“ sagen.
Es ist verständlich, dass Sie andere nicht enttäuschen möchten, aber es ist nicht möglich, alle glücklich zu machen. Du tust dir selbst einen großen Bärendienst, indem du zu jedem „Ja“ sagst, da du dich am Ende zu dünn ausbreitest.
Seien Sie ehrlich zu anderen und informieren Sie, dass Sie einfach nicht die Zeit haben, ein Meeting zu leiten, einen Blog-Beitrag zu schreiben oder was auch immer sie wünschen. Sie können dann anbieten, auf ihre Anfrage zurückzukommen, wenn Sie die Verfügbarkeit haben.
8. Schwierigere Aufgaben verschieben.
Wir alle haben diese Aufgaben, die wir entweder einfach nicht machen wollen oder die wir zu anspruchsvoll finden. Letztendlich verschieben wir diese Aufgaben auf ein anderes Mal und arbeiten stattdessen an diesen einfacheren Aufgaben. Das ändert nichts daran, dass diese Aufgabe verschwindet. Anstatt das über deinem Kopf hängen zu lassen, musst du einfach in den sauren Apfel beißen und es erledigen.
Wenn Sie diese Art des Aufschiebens vermeiden, bleiben Sie Tag für Tag produktiv.
