Stellen Sie persönliche Assistenten ein, die speichern Hast du Zeit oder wer hat dich Zeit gekostet?
Vor kurzem habe ich fünfunddreißig meiner Top-Business-Coaching-Kunden zu einem privaten Retreat nach Jackson Hole, Wyoming, wo ich lebe, eingeladen. Wir diskutierten über die verschiedenen Aspekte der Führung – die Möglichkeiten, wie Unternehmer strategische Vorteile und bahnbrechende Ergebnisse für sich und ihr Unternehmen erzielen können – als mich jemand danach fragte Zeiteinteilung .
Diese Frage führte zu einem lebhaften Gespräch über die besten Möglichkeiten, die jeder von uns gefunden hatte, um seine Zeit zu nutzen. Und es wurde klar, dass die außerordentlich erfolgreichen Unternehmer, die wir in diesem Raum hatten, wertvolle Zeit verloren, weil ihre Assistenten nicht fähig oder befähigt genug waren, um die von ihnen geforderte Arbeit zu erledigen. Also fing ich an, darüber zu sprechen, wie wichtig es ist, Assistenten einzustellen, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen – und was Sie tun können, um ihnen zu helfen.
In fünfundzwanzig Jahren in verschiedenen Unternehmen und in verschiedenen Städten hatte ich Assistenten, die von meinem Büro aus gearbeitet haben, Assistenten, die aus der Ferne gearbeitet haben, aber vor Ort, und Assistenten, die buchstäblich tausend Meilen von mir entfernt gearbeitet haben. Dabei habe ich festgestellt, dass es wirklich vier Ebenen von Assistenten gibt. Und dass die Einstellung der richtigen Art von Assistenten entscheidend ist, um Ihre Zeit optimal zu nutzen.
Level 1: Der Gofer
Assistenten dieser ersten Stufe benötigen direkte Anweisungen und eine genaue Überwachung. Sie können Objekte von Punkt A nach Punkt B bewegen. Sie können E-Mails in Ihrem Namen senden - wenn sie genau sagen, was sie schreiben sollen. Sie können Transkriptionen aufnehmen und Dokumente scannen und diese Dokumente gemäß Ihren Anweisungen in Ordnern ablegen. Mit Gofers gibst du ihnen bei jedem Schritt Anweisungen
Also sparst du etwas Zeit -- schließlich ist dein Gofer derjenige, der es ist tun die Aufgabe - aber wirklich, Sie müssen ihr gesamtes Denken für sie übernehmen. Das setzt der Zeit, die Sie durch die Arbeit mit einem Gofer wirklich nutzen können, eine harte Grenze.
Dies ist offensichtlich nicht die Art von persönlicher Assistentin, die Sie einstellen sollten.
Ebene 2: Der Verwaltungsassistent
Ein Verwaltungsassistent oder 'Admin' ist jemand, der viele Aufgaben gut bewältigen kann, solange ein klarer Prozess für ihn festgelegt ist und diese Aufgaben innerhalb der Grenzen dessen liegen, was er erwartet oder gewohnt ist .
Die gute Nachricht ist, dass Admins wesentlich autonomer sind als Gofers. Administratoren können wirklich helfen, Ihre Zeit zu nutzen, solange sie bekannte Prozesse und Verfahren befolgen, um bekannte Ergebnisse zu erzielen. Sie zeichnen sich durch konkrete, definierte Aufgaben aus.
Aber sie geraten in Schwierigkeiten, wenn die Dinge mehrdeutig werden – wenn sie Aufgaben übernehmen müssen, bei denen der Erfolg nicht garantiert ist. Sie haben Angst, es zu vermasseln. Sie haben Angst, einen Fehler zu machen. Weil sie wissen, dass sie für ihre Fehler zur Rechenschaft gezogen werden. Sie könnten in Schwierigkeiten geraten. Das sind sie, die zögern, ihren eigenen Ermessensspielraum zu nutzen.
Administratoren können also wesentlich mehr von Ihrer Zeit nutzen als Gofer, aber sie scheuen sich vor den Aufgaben, bei denen Hilfe am wertvollsten sein könnte.
Ebene 3: Die Assistentin der Geschäftsleitung
jamie und nikki vermögen
Assistentinnen der Geschäftsleitung lassen sich von Unsicherheit nicht abschrecken. Sie können eine unklare Aufgabe übernehmen und innerhalb bestimmter Grenzen tatsächlich herausfinden, wie sie funktioniert. Sie können Aufgaben bewältigen, die skizziert statt zu sein ausgearbeitet.
Engineered Assignments - die Art von Aufgaben, mit denen sich Verwaltungsassistenten am wohlsten fühlen - werden wirklich gut bearbeitet. Die notwendigen Schritte werden im Vorfeld klar dargelegt.
Im Gegensatz dazu, wenn Sie einer Assistentin der Geschäftsleitung einen skizzierten Auftrag geben, sagen Sie normalerweise so etwas wie: Hier ist, was ich zu erreichen versuche. Hier sind ein paar Variablen im Spiel. Hier sind einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten . Sie den Rest rausfinden . '
Executive Assistants sind sehr autonom; sie brauchen nur Hilfe, um den Kontext Ihrer Anfragen zu verstehen. Sie benötigen eine bestimmte Basismenge an Informationen, damit sie in Ihrem Namen gute Entscheidungen treffen können. Sie brauchen Sie, um Ihre Erwartungen und Vorlieben zu kommunizieren.
Zum Beispiel, wenn es um Reisen geht, möchten Sie sie wissen lassen, unter welchen Bedingungen Sie auf eine höhere Flugklasse upgraden möchten, welche Art von Hotels Sie mögen und in welchen Stadtteilen Sie am liebsten übernachten.
Dieser Kontext kann auch viel tiefer gehen. Ich für meinen Teil habe meine Assistentin der Geschäftsleitung gerne in meinem Posteingang. Das ist teilweise hilfreich, weil es die Anzahl der E-Mails reduziert, die ich bearbeiten muss: Wenn ich hundert E-Mails pro Tag bekomme, würde ich sagen, dass meine Assistentin der Geschäftsleitung etwa fünfzig bis siebzig davon bearbeitet, umverteilt oder löscht.
Aber sie dabei zu haben ist auch hilfreich, weil sie den Kontext meines Geschäfts sieht. Weil sie weiß, woran ich arbeite und mit wem, kann sie bessere Entscheidungen treffen, wer mit mir ins Gespräch kommen soll. Wenn sie zum Beispiel sieht, dass ich viele E-Mails mit Joe über ein bestimmtes Projekt austausche und Joe um ein Treffen bittet und sagt, dass es vor einer bestimmten Frist passieren muss, kann sie feststellen, dass das Projekt wirklich wichtig ist ich und dass das Treffen wahrscheinlich auch ist. Also wird sie die Initiative ergreifen, dieses Treffen für mich zu arrangieren und mir einfach eine Notiz schreiben, dass ' Joe sagte, er müsse sich wirklich vor dieser Frist mit dir treffen, also passe ich ihn für eine halbe Stunde an, von 2:45 bis 15:15 . '
Executive Assistants können Ihnen wirklich helfen, Ihre Zeit zu nutzen, solange Sie ihnen einen guten Kontext geben.
Stufe 4: Der Stabschef oder Der Geschäftsführer
Schließlich haben wir den Stabschef - oder beim Militär den Exekutivbeamten. Dieser Assistent ist wie ein persönlicher COO für Ihre Geschäftsaktivitäten. Sie verstehen Ihre Ziele. Sie kennen alle wichtigen Akteure. Und sie sind in der Lage, selbst Ergebnisse zu erzielen, während Sie viel oder sogar den größten Teil der Verwaltungslast von Ihren Schultern nehmen.
Ein Stabschef wird die Initiative ergreifen und Ihre direkt unterstellten Mitarbeiter in Ihrem Namen nachverfolgen und überprüfen. Während ein Verwaltungs- oder Führungsassistent in einer Besprechung Notizen macht, erkennt Ihr Stabschef Dinge, die nachverfolgt werden müssen, und führt diese selbst aus. Ihr Stabschef wird es auf sich nehmen, nach dem Meeting mit Cindy zurückzurufen, um sicherzustellen, dass sie diese vier Dinge wirklich sauber übergeben hat, und dann zwei Tage später noch einmal nachzusehen, wie es ihr damit geht.
Leider stellen die meisten Leute Gofers und Verwaltungsassistenten ein - Leute, die nur bei klaren Aufgaben helfen können. Aber als Unternehmer sind die meisten von uns nicht allzu prozessorientiert; wir leben in einer Welt, die unscharfer ist. Wir brauchen also wirklich mindestens eine Assistentin der Geschäftsleitung, die mit mehrdeutigen Situationen umgehen kann.
Und obwohl Personalchefs großartig sind, findet man sie normalerweise nur bei mittelständischen und größeren Unternehmen. Wenn Sie ein kleineres Unternehmen haben, haben Sie wahrscheinlich eine Person vom Typ Stabschef in Ihrem Team, die jedoch nicht ausschließlich Ihnen zugewiesen ist. Sie können stattdessen Ihren Betrieb leiten oder, wenn Ihr Unternehmen etwas größer ist, Ihr COO sein.
Und das ist auch wichtig zu beachten, dass diese Titel willkürlich sind. Viele Leute mit dem Titel 'Executive Assistants' sind wirklich nur Gofers. Und viele Leute, die als Gofers eingestellt werden, leisten wirklich auf der Ebene der Assistentin der Geschäftsleitung. (Letzteres ist besonders in der Unterhaltungswelt üblich.)
Wenn Sie also darüber nachdenken, Ihren nächsten Assistenten einzustellen, überlegen Sie, welche Art von Assistenten Sie benötigen. Und was auch immer Sie sich entscheiden, achten Sie darauf, in Vorstellungsgesprächen nach diesen Eigenschaften zu suchen.
Zum Schluss noch ein Bonus-Profi-Tipp: Stellen Sie jemanden ein, der ein bisschen mehr Fähigkeiten hat, als Sie denken, dass Sie brauchen werden. Schließlich möchten Sie, dass Ihr Unternehmen wächst, oder?
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