Es ist nicht so einfach, wie es aussieht.
Jeder möchte großartige Arbeit leisten, aber nicht viele verstehen, was es braucht, um großartige Arbeit zu leisten. Dies ist nur ein Grund, warum gute Ideen zwar ein Dutzend sind, aber Menschen und Unternehmen, die gute Ideen umsetzen können, sind rar gesät.
Amazon ist eines dieser Unternehmen: Im Laufe der Jahrzehnte hat der „Everything Store“ eine großartige Erfolgsbilanz bei der Umsetzung großartiger Ideen aufgebaut.
Ein Grund warum:
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Bezos hat seinen Mitarbeitern beigebracht, „den Umfang zu definieren“.
Umfang ist wichtig
In Begriffen des Projektmanagements wird 'Umfang' verwendet, um die Details eines Auftrags zu beschreiben, zusammen mit dem Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die Ausführung erforderlich ist.
Ganz gleich, ob Sie an einem komplexen Projekt oder sogar an einer kleinen Reihe von Aufgaben arbeiten, es ist äußerst wichtig, den Umfang zu definieren.
Dabei wie Bezos in einem früheren Brief an die Aktionäre erklärte, erfordert zunächst zu erkennen, wie ein „gutes“ Ergebnis aussieht. Dann müssen Sie verstehen und realistische Erwartungen haben, wie viel Arbeit erforderlich ist, um dieses Ergebnis zu erzielen.
Dies ist wichtig, da viele Jobs schwieriger, aufwendiger oder zeitaufwändiger sind, als sich die meisten Menschen vorstellen.
Zur Veranschaulichung erzählt Bezos die Geschichte eines Freundes, der gelernt hat, wie man einen richtigen Handstand macht. Sie stellte schließlich einen Trainer ein, der ihr sagte, dass die meisten Leute denken, dass sie einen Handstand in etwa zwei Wochen meistern können, während es in Wirklichkeit etwa sechs Monate dauert.
„Unrealistische Ansichten zum Umfang – oft versteckt und undiskutiert – töten hohe Standards“, sagt Bezos. 'Um selbst oder als Teil eines Teams hohe Standards zu erreichen, müssen Sie realistische Überzeugungen darüber bilden und proaktiv kommunizieren, wie schwer etwas sein wird.'
Bezos liefert dann ein Beispiel dafür, wie das bei Amazon funktioniert.
Wenn es darum geht, neue Ideen zu präsentieren, verwenden Amazon-Mitarbeiter kein PowerPoint. Stattdessen schreiben sie narrativ strukturierte Memos, die bis zu sechs Seiten umfassen können.
„Es überrascht nicht, dass die Qualität von diese Memos variiert stark“, schreibt Bezos. „Manche haben die Klarheit von singenden Engeln. Sie sind brillant und nachdenklich und bereiten das Treffen auf eine qualitativ hochwertige Diskussion vor. Manchmal kommen sie am anderen Ende des Spektrums ins Spiel.'
Wenn ein Memo nicht großartig ist, sagt Bezos, liegt es normalerweise nicht an der Unfähigkeit des Autors, den hohen Standard zu erkennen. Es ist eher eine falsche Erwartung an Umfang : Der Autor glaubt, dass er in ein oder zwei Tagen oder sogar ein paar Stunden ein gut ausgearbeitetes Memo schreiben kann.
In Wirklichkeit, sagt Bezos, dauert es eine Woche oder länger.
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„Sie versuchen, in nur zwei Wochen einen Handstand zu perfektionieren“, sagt Bezos. „Die großartigen Memos werden geschrieben und neu geschrieben, mit Kollegen geteilt, die gebeten werden, die Arbeit zu verbessern, für ein paar Tage beiseite gelegt und dann mit frischem Verstand erneut bearbeitet. Sie können einfach nicht in ein oder zwei Tagen erledigt werden.'
Er fährt fort: 'Der entscheidende Punkt hier ist, dass Sie die Ergebnisse durch den einfachen Akt des Lehrens des Umfangs verbessern können - dass ein großartiges Memo wahrscheinlich eine Woche oder länger dauern sollte.'
Es gibt noch andere Gründe, warum es wichtig ist, den Umfang eines Jobs zu definieren:
Motivation
Die Neuheit, an etwas Neuem zu arbeiten, verblasst ziemlich schnell. So viele haben den Weg des Erfolgs begonnen, nur um aufzugeben, bevor sie ernten, was sie säen – weil sie einfach nicht verstehen, was notwendig ist, um das erhoffte Ergebnis zu erzielen.
Indem Sie den Umfang definieren, können Sie sich selbst die Motivation geben, die Sie brauchen, um weiterzumachen, da Sie leicht verfolgen können, was Sie getan haben, und sehen, wie weit Sie gehen müssen.
Ausführung
Jedes Unternehmen und jedes Projekt hat eine Reihe ungeschriebener Aufgaben, von denen jeder annimmt, dass sie einfach erledigt werden, auch wenn niemand weiß, wer sie erledigt.
Erraten Sie, was? Diese Aufgaben werden normalerweise nicht erledigt.
Das Definieren des Umfangs hilft, diese Aufgaben klar zu machen, damit jemand sicherstellt, dass sie erledigt werden.
Einheit
Wie Bezos erklärt, sind viele Jobs schwieriger, aufwendiger oder nehmen mehr Zeit in Anspruch, als sich die meisten Menschen vorstellen.
Es ist wahrscheinlicher, dass ein Team tatsächlich großartige Ergebnisse erzielt, wenn alle Beteiligten verstehen, wie viel Zeit und Mühe erforderlich sind.
Vorwärtsfortschritt
„Scope Creep“ ist ein weiterer Begriff des Projektmanagements, der beschreibt, wie die Anforderungen eines Jobs im Laufe der Zeit tendenziell steigen.
Wenn Sie beispielsweise für die Entwicklung eines neuen Produkts verantwortlich sind, wissen Sie, wie schnell die Liste der angeforderten Funktionen für dieses neue Produkt wachsen kann.
Natürlich können Sie diese Funktionen der Liste hinzufügen, aber wenn sie außerhalb des ursprünglich definierten Umfangs für das Produkt liegen, wird dies teuer: Es wird entweder mehr Zeit in Anspruch nehmen oder das Budget des Projekts erhöhen.
Die Definition des Umfangs hilft den Verantwortlichen, sich nicht durch zusätzliche Anfragen zu verzetteln und voranzukommen.
Reduzierter Stress
Es ist so einfach, sich zu viel zu nehmen und zu denken, dass es einen Weg gibt, alles zu integrieren. Man denkt, dass die Zeit wie von selbst erscheinen wird oder dass eine Arbeit irgendwie von selbst erledigt wird ...
Es wird nicht.
Also entweder der Job nicht fertig werden ...
Oder es wird nicht fertig so wie es soll...
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Oder es wird erledigt, aber bei zu hohe Kosten für Sie selbst oder andere.
Wenn Sie dagegen den Umfang richtig definieren, reduzieren Sie Stress und tragen zu einem reibungsloseren Leben bei.
Wenn Sie also das nächste Mal frustriert sind, wie ein Job läuft, gehen Sie einen Schritt zurück – und nehmen Sie eine Seite aus Jeff Bezos' Playbook:
Definieren Sie den Umfang.
Denn obwohl es nicht so einfach ist, wie es aussieht, ist es definitiv machbar.
Sie müssen nur wissen, wohin Sie wollen – und worauf Sie sich einlassen.
(Wenn Ihnen 'die einfache Regel des Umfangs' gefallen hat, sollten Sie dies unbedingt tun melde dich für meinen kostenlosen Kurs zur emotionalen Intelligenz an, wo ich jede Woche eine ähnliche Regel teile, die dir hilft, Emotionen für dich wirken zu lassen, anstatt gegen dich.)
