Mündliche Kommunikation beschreibt jede Art von Interaktion, die gesprochene Worte verwendet, und ist ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftswelt, insbesondere im Zeitalter des Informationszeitalters. 'Die Fähigkeit, sowohl mündlich als auch schriftlich effektiv zu kommunizieren, wird in der Geschäftswelt sehr geschätzt und nachgefragt', schreiben Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt und Jane Thomas in ihrem Buch Effektive Geschäftskommunikation . 'Es ist wichtig, den Inhalt der funktionalen Bereiche des Geschäfts zu kennen, aber um diesen Ideen Leben einzuhauchen – in Meetings oder in Einzelpräsentationen – erfordert eine effektive mündliche Präsentation.' Zu den Arten der mündlichen Kommunikation, die in einer Organisation häufig verwendet werden, gehören Mitarbeiterbesprechungen, persönliche Diskussionen, Präsentationen, Telefongespräche und informelle Gespräche. Die mündliche Kommunikation mit Personen außerhalb der Organisation kann in Form von persönlichen Treffen, Telefonaten, Reden, Telefon- oder Videokonferenzen erfolgen.
Konversationsmanagementfähigkeiten sind für Inhaber und Manager kleiner Unternehmen unerlässlich, die oft einen Großteil der Last in Bereichen wie Kunden-/Kundenpräsentationen, Mitarbeitergesprächen und der Durchführung von Besprechungen tragen. Damit mündliche Kommunikation effektiv ist, sollte sie klar, relevant, taktvoll in Ausdruck und Ton, prägnant und informativ sein. Präsentationen oder Gespräche, die diese Merkmale tragen, können ein unschätzbares Instrument sein, um die Gesundheit und das Wachstum von Unternehmen zu gewährleisten. Unklare, ungenaue oder rücksichtslose Geschäftskommunikation kann andererseits wertvolle Zeit verschwenden, Mitarbeiter oder Kunden entfremden und den guten Willen gegenüber dem Management oder dem Gesamtunternehmen zerstören.
VORTRÄGE
Die öffentliche Präsentation gilt allgemein als die wichtigste der verschiedenen Genres der mündlichen Geschäftskommunikation. Wie bei jeder Art von Kommunikation besteht der erste Schritt bei der Vorbereitung einer öffentlichen Rede oder Äußerung darin, den wesentlichen Zweck/Ziel der Kommunikation zu bestimmen. Wie Hildebrandt, Murphy und Thomas anmerken, haben Geschäftspräsentationen in der Regel einen von drei allgemeinen Zwecken: zu überzeugen, zu informieren oder zu belehren oder zu unterhalten. Aus dem Zweck werden die wichtigsten Ideen hervorgehen, die in die Präsentation aufgenommen werden sollen. Diese Ideen sollten gründlich recherchiert und an die Bedürfnisse des Publikums angepasst werden.
Die Ideen sollten dann so organisiert werden, dass sie eine Einleitung, einen Hauptteil oder Text und eine Zusammenfassung oder Schlussfolgerung enthalten. Oder, wie das alte Sprichwort über das Halten von Reden sagt: 'Sag ihnen, was du ihnen sagen wirst, sag ihnen, und sag ihnen, was du ihnen gesagt hast.' Die Einleitung sollte das Interesse des Zuhörers wecken und das Thema des Rests der Präsentation festlegen. Der Hauptteil sollte sich auf Schwerpunkte konzentrieren. Die Schlussfolgerung sollte die Kernpunkte neu formulieren und die übergreifende Botschaft zusammenfassen, die vermittelt wird.
wie alt ist clint black
Visuelle Hilfsmittel können ein nützlicher Bestandteil einiger Präsentationen sein. Ob sie von einem PC projiziert, auf Kreidetafeln, trocken abwischbaren Tafeln oder Flipcharts angezeigt werden, visuelle Hilfsmittel sollten aussagekräftig, kreativ und interessant sein, um dem Sprecher zu helfen, eine Botschaft zu vermitteln. Der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz von visuellen Hilfsmitteln liegt darin, dass sie das Thema der Präsentation unterstützen, bei der Vermittlung helfen, aber ohne schlampig, kompliziert oder sogar zu unterhaltsam zu wirken.
Nachdem die Präsentation organisiert und die visuellen Hilfsmittel ausgewählt wurden, sollte der Redner die Präsentation laut proben und nach Bedarf überarbeiten, um die Zeitbeschränkungen zu berücksichtigen und eine gründliche Abdeckung der wichtigsten Punkte sicherzustellen. Es kann hilfreich sein, vor einem Spiegel oder vor einem Freund zu üben, um Selbstvertrauen zu gewinnen. Eine gute mündliche Präsentation enthält Übergangsphrasen, die den Zuhörern helfen, sich durch das Material zu bewegen, und sie wird nicht zu lang oder technisch sein. Es ist auch wichtig, dass der Redner Fragen des Publikums vorhersieht und diese Informationen entweder in die Präsentation einbezieht oder bereit ist, sie am Ende der Präsentation in einer Frage-und-Antwort-Runde zu beantworten. Professionelle und anmutige Präsentationen sind ein weiterer Schlüssel zu einer effektiven Kommunikation, egal ob es sich um eine Konferenz, ein Bankett, ein Feiertagsessen oder einen Management-Rückzug handelt. 'Erkennen Sie, dass Sie, wenn Sie auf einer Geschäftsveranstaltung sprechen, Ihr Unternehmen und Ihr Büro in diesem Unternehmen repräsentieren', sagte Steve Kaye in IIE-Lösungen . „Nutzen Sie die Veranstaltung als Gelegenheit, um guten Willen zu fördern. Vermeiden Sie Beschwerden, Kritik oder Kontroversen. Diese werden das Publikum entfremden und Ihre Glaubwürdigkeit schnell zerstören. Sprechen Sie stattdessen darüber, was das Publikum hören möchte. Loben Sie Ihren Gastgeber, ehren Sie den Anlass und machen Sie den Teilnehmern ein Kompliment. Erfolg und Optimismus ausstrahlen.'
Mündliche Präsentationen können spontan (aus einer Gliederung oder Notizen) gehalten werden; durch Lesen aus einem Manuskript; oder aus dem Gedächtnis. Der spontane Ansatz wird oft als Methode angepriesen, die es dem Redner ermöglicht, Blickkontakt herzustellen und eine Beziehung zum Publikum aufzubauen, während gleichzeitig sachdienliche Informationen vermittelt werden. Das Lesen aus einem Manuskript wird häufiger für längere und/oder detaillierte Kommunikationen verwendet, die viel Raum abdecken. Das Auswendiglernen wird dagegen meist nur für kurze und/oder informelle Gespräche verwendet.
Die Bereitstellung effektiver mündlicher Präsentationen erfordert, dass ein Sprecher seine Stimmlage, -geschwindigkeit und -lautstärke berücksichtigt. Es ist wichtig, Änderungen der Stimmlage zu berücksichtigen, um die Betonung zu erhöhen und Monotonie zu vermeiden. Es ist auch hilfreich, die Sprechgeschwindigkeit zu variieren und Pausen einzubauen, damit der Zuhörer über bestimmte Elemente der Gesamtaussage nachdenken kann. Auch die richtige Lautstärke ist entscheidend für den Erfolg einer Präsentation. Schließlich sollten Redner darauf achten, keine überflüssigen Wörter oder Geräusche – wie „ähm“, „Sie wissen schon“ oder „okay“ – zwischen Wörtern oder Sätzen in einer Präsentation hinzuzufügen.
Auch nonverbale Elemente wie Körperhaltung, Gestik und Mimik sind wichtige Faktoren für die Entwicklung guter mündlicher Kommunikationsfähigkeiten. „Ihr äußeres Erscheinungsbild spiegelt Ihre innere Stimmung wider“, bestätigten Hildebrandt, Murphy und Thomas. „Also suggeriert eine gute Körperhaltung Gelassenheit und Selbstvertrauen; Stehen Sie weder mit starrer Aufmerksamkeit noch mit schlampiger Lässigkeit über das Podest drapiert, sondern aufrecht, mit Ihrem Gewicht etwa gleichmäßig auf jeden Fuß verteilt.' Etwas Bewegung kann hilfreich sein, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu halten oder die Betonung zu erhöhen, aber ständige Verschiebungen oder Schritte sollten vermieden werden. Ebenso können Hand- und Armgesten verwendet werden, um zu zeigen, zu beschreiben oder hervorzuheben, aber sie sollten variiert, sorgfältig getimt und an das Publikum angepasst werden. Schließlich sollten gute Redner häufig Blickkontakt mit dem Publikum halten, ihr Interesse an den präsentierten Ideen durch ihren Gesichtsausdruck zeigen lassen und sich dem Anlass angemessen kleiden.
Kleinunternehmer spiegeln die allgemeine Bevölkerung insofern wider, als ihre Begeisterung für das Reden in der Öffentlichkeit von Individuum zu Individuum sehr unterschiedlich ist. Einige Unternehmer genießen das Rampenlicht und gedeihen in Umgebungen, die öffentliche Präsentationen (formell oder informell) erfordern. Andere sind weniger geschickt im Reden in der Öffentlichkeit und vermeiden es, in solche Situationen gebracht zu werden. Unternehmensberater fordern jedoch Unternehmer auf, öffentliche Präsentationen und mündliche Kommunikationsfähigkeiten als potenziell unschätzbares Instrument für das Unternehmenswachstum zu betrachten. „Sie könnten erwägen, einen Präsentationscoach zu engagieren oder an einem Workshop über Geschäftspräsentationen teilzunehmen“, riet Kaye. „Diese Dienste können Ihnen zeigen, wie Sie beim Sprechen Ihre Wirkung maximieren können. Tatsächlich dient das Erlernen solcher Fähigkeiten als langfristige Investition in Ihre Zukunft als effektive Führungskraft.'
LITERATURVERZEICHNIS
Hardingham, Alison. 'Aufgeladen mit Absicht.' Personalmanagement . 30. März 2000.
Holmes, Gottfried. 'Taktischer Fehler.' Buchhaltung . Juni 2000.
Kaye, Steve. 'Mit Stil Wirkung erzielen: Präsentationstipps für Führungskräfte.' IIE-Lösungen . März 1999.
Murphy, Herta A., Herbert W. Hildebrandt und Jane P. Thomas. Effektive Geschäftskommunikation . Siebte Auflage. McGraw-Hill, 1997.
Rosenbaum, Bernard L., 'Präsentationstechniken'. Amerikanischer Verkäufer . Januar 2005.
