E-Mails sind das häufigste Dokument in der Geschäftswelt. Leider sind viele E-Mails so schlecht geschrieben, dass die Empfänger sich schwer tun müssen herauszufinden, warum sie die E-Mail lesen und was sie dagegen tun sollen.
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Hier ist eine narrensichere Methode, um E-Mails zu schreiben, die die Arbeit erledigen.
1. Denken Sie an eine bestimmte Entscheidung.
Das Ziel einer E-Mail ist immer um den/die Empfänger dazu zu bringen, eine Entscheidung zu treffen. Warum sonst die Mühe machen, es zu schreiben?
Fragen Sie sich daher, bevor Sie etwas schreiben: genau Welche Entscheidung soll der Empfänger treffen?
Wie bei allen geschäftlichen Texten ist Vagheit das Gegenteil von nützlich. Je klarer das Ziel, desto überzeugender wird Ihre E-Mail.
2. Beginnen Sie damit, Ihre Schlussfolgerung zu schreiben.
Ihre Schlussfolgerung ist eine Aussage über die Entscheidung, die der Empfänger aufgrund des Inhalts Ihrer E-Mail treffen soll.
In der Schule haben sie dir wahrscheinlich beigebracht, mit einer Einleitung zu beginnen und mit einer Schlussfolgerung zu enden. Falsch.
Niemand in der Geschäftswelt hat Zeit, durch die Entwicklung einer Idee zu wandern. Wenn Sie ihnen nicht sofort den Grund für die E-Mail mitteilen, besteht die Möglichkeit, dass sie einfach weitermachen.
Sie beginnen also mit Ihrem Fazit. Angenommen, Ihr Ziel ist es, Ihren Chef dazu zu bringen, ein internes Fitnessstudio zu genehmigen.
FALSCH:
Jim,
Wie Sie wissen, wird die Abwesenheit von Mitarbeitern allgemein als ein anhaltendes Problem mit erheblichen finanziellen Auswirkungen erkannt, sowohl in unserem Unternehmen als auch in anderen Unternehmen unserer Branche. [yada, yada, yada] Daher sollten wir erwägen, Geld für die Einrichtung eines Fitnessstudios in unserer Zentrale bereitzustellen.
RECHT:
Jim,
Ich möchte, dass Sie der Installation eines hauseigenen Fitnessstudios zustimmen.
3. Strukturieren Sie Ihr unterstützendes Argument in „verdauliche Stücke“.
Nachdem Sie Ihre Schlussfolgerung formuliert haben, stellen Sie die Argumente zusammen, die Ihre Schlussfolgerung stützen (d. h. die Entscheidung, die Sie treffen möchten). Um Ihre Argumente „verdaulich“ zu machen, teilen Sie sie in kleine „Stücke“ auf und präsentieren Sie jeden Punkt mit einem ähnlichen Format und einer ähnlichen Satzstruktur.
FALSCH:
Laut einem kürzlich veröffentlichten Regierungsbericht ist die körperliche Gruppenfitness extrem wichtig, obwohl sich nur sehr wenige Unternehmen dafür einsetzen! Viele Unternehmen sehen körperliche Fitness als unterbewerteten Wettbewerbsvorteil, haben jedoch keinen Plan zur Verbesserung in diesem Bereich, obwohl die körperliche Fitness stark mit dem wirtschaftlichen und persönlichen Erfolg von Unternehmen und Einzelpersonen verbunden ist. Ich bin der Meinung, dass wir abgehängt werden, wenn wir die Frage der körperlichen Fitness nicht angehen, da sie die Produktivität am Arbeitsplatz steigert.
RECHT:
Ein hauseigenes Fitnessstudio bietet:
- Fehlzeiten reduzieren.
- Erhöhen Sie die Gesamtproduktivität.
4. Untermauern Sie jedes Argument mit Beweisen.
Es wird gesagt, dass jeder zwei Dinge hat: einen Schließmuskel und eine Meinung. Wenn Sie keine Fakten liefern, die Ihre Argumente untermauern, wird Ihre E-Mail zu einer riesigen Meinung und daher werden Sie in den Augen des Empfängers wahrscheinlich wie eine, ein Riese erscheinen... .
FALSCH:
Ein hauseigenes Fitnessstudio reduziert die Fehlzeiten, weil die Leute dann lieber zur Arbeit kommen wollen, als zu Hause zu bleiben, und sie werden nicht so oft krank.
RECHT:
- Fehlzeiten reduzieren. Laut einer Umfrage des National Health Institute unter 1.000 Unternehmen verzeichnen Unternehmen mit hauseigenen Fitnessstudios 20 % weniger Fehlzeiten als diejenigen, denen solche Einrichtungen fehlen.
5. Wiederholen Sie Ihre Schlussfolgerung als „Aufruf zum Handeln“.
Formulieren Sie am Ende der E-Mail die Schlussfolgerung so, dass der Empfänger den nächsten Schritt erhält, den der Empfänger unternehmen muss, vorausgesetzt, der Empfänger stimmt Ihrer Schlussfolgerung auf der Grundlage der Kraft Ihrer Argumente und Beweise zu. Halten Sie es einfach und spezifisch.
FALSCH:
Ihre Unterstützung für dieses Projekt wäre sehr dankbar.
RECHT:
Wenn Sie auf diese E-Mail mit Ihrem Einverständnis antworten, werde ich den Vorgang starten.
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6. Kleben Sie einen Vorteil in die Betreffzeile.
Ihre Betreffzeile (auch 'Titel' genannt) ist der wichtigste Teil einer E-Mail, weshalb Sie sie zuletzt schreiben, nachdem Sie sowohl Ihre Schlussfolgerung als auch die Argumente und Beweise, die diese Schlussfolgerung stützen, niedergeschrieben haben.
Im Idealfall sollte eine Betreffzeile zwei wichtige Aufgaben erfüllen: 1) den Empfänger so sehr interessieren, dass die E-Mail geöffnet und gelesen wird, und 2) die Schlussfolgerung implizieren, die der Empfänger akzeptieren soll.
In den meisten Fällen besteht der beste Weg, beide Aufgaben zu erfüllen, darin, einen (oder mehrere) Nutzen zusammenzufassen, der sich aus der Entscheidung ergibt, die der Empfänger treffen soll.
FALSCH:
Betreff: Die gesundheitlichen Auswirkungen von internen Fitnessprogrammen für Mitarbeiter
RECHT:
Betreff: Wie wir Fehlzeiten reduzieren können
Zum Abschluss hier die beiden E-Mails:
FALSCH:
An: Jim@Acme.com
Betreff: Die gesundheitlichen Auswirkungen von internen Fitnessprogrammen für Mitarbeiter
Jim,
Wie Sie wissen, wird die Abwesenheit von Mitarbeitern allgemein als ein anhaltendes Problem mit erheblichen finanziellen Auswirkungen erkannt, sowohl in unserem Unternehmen als auch in anderen Unternehmen unserer Branche. Ein hauseigenes Fitnessstudio reduziert die Fehlzeiten, weil die Leute dann lieber zur Arbeit kommen wollen, als zu Hause zu bleiben, und sie werden nicht so oft krank. Daher sollten wir erwägen, Geld für die Einrichtung eines Fitnessstudios in unserem Hauptsitz bereitzustellen. Ihre Unterstützung für dieses Projekt wäre sehr dankbar.
Jill
RECHT:
An: Jim@Acme.com
Betreff: Wie wir Fehlzeiten reduzieren können
Jim,
Ich möchte, dass Sie der Installation eines hauseigenen Fitnessstudios zustimmen. Dieser Wille:
- Fehlzeiten reduzieren. Laut einer Umfrage des National Health Institute unter 1.000 Unternehmen verzeichnen Unternehmen mit hauseigenen Fitnessstudios 20 % weniger Fehlzeiten als diejenigen, denen solche Einrichtungen fehlen.
- Produktivität erhöhen. Wir haben 50 % mehr Fehlzeiten als andere Unternehmen in unserer Branche, sodass eine Reduzierung dieser Zahl um 20 % automatisch unsere Produktivität um 10 % erhöht.
Wenn Sie auf diese E-Mail mit Ihrem Einverständnis antworten, werde ich den Vorgang starten.
Jill
Im Ernst, welche der beiden E-Mails wird Ihrer Meinung nach Ihre Agenda am ehesten voranbringen?
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