Als Führungscoach arbeite ich mit Führungskräften vor allem an ihrer Produktivität. Dies ist ein häufiges Problem in vielen Organisationen, insbesondere bei wachstumsstarken Unternehmen. Das schnelle Wachstum des Unternehmens und das Tempo der Veränderungen führen dazu, dass viele Führungskräfte Schwierigkeiten haben, organisiert und fokussiert zu bleiben, was zu glanzlosen persönlichen Ergebnissen führt.
Der Schlüssel zu jedem Produktivitätssystem liegt darin, sich auf den Wert zu konzentrieren, nicht auf den Aufwand. Führungskräfte, die sich darauf konzentrieren, jeden Tag so viele Dinge wie möglich von ihren To-Do-Listen abzuhaken, ohne darüber nachzudenken, was sie auf diese Listen schreiben, werden viel erledigen, aber oft keine signifikanten Ergebnisse liefern. Führungskräfte, die sich überlegen, was die wichtigsten und wirksamsten Maßnahmen sind, werden langfristig Wert schaffen und außergewöhnlich erfolgreich sein.
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Eine der besten Gewohnheiten, die Ihnen dabei hilft, ist die Entwicklung eines persönlichen wöchentlichen Planungsprozesses. Indem Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Woche zu planen, können Sie Ihre Zeit und Energie am besten nutzen und sich für den Erfolg organisieren. So plane ich meine Woche am Sonntagabend, damit ich am Montagmorgen mit Zuversicht durchstarten kann.
1. Machen Sie einen Gedanken-Sweep.
Das Erste, was ich tue, wenn ich über das Gesamtbild nachdenke und versuche zu planen, ist, dass ich meine Gedanken kläre. Dieser Prozess geht durch eine Liste von Eingabeaufforderungen in verschiedenen Kategorien und sucht nach Dingen, an die ich mich zu erinnern versuche, und Verpflichtungen, die ich eingegangen bin (was Wissenschaftler als kognitive Belastung ) und bringt sie zu Papier. Das vertreibt die Ablenkungen aus meinem Kopf, damit ich mich besser auf die anstehende Arbeit konzentrieren kann.
2. Rückblick auf die kommende Woche.
Mein nächster Schritt besteht darin, den Zeitplan für die kommende Woche zu überprüfen. Ich empfehle die Verwendung einer Defensible Calendar-Strategie, die Ihre Produktivität verbessert, indem Sie Ihren Zeitplan in große Zeitabschnitte mit Aufgaben einteilen, die nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gruppiert sind. Dies erleichtert die Organisation und Verwaltung Ihrer Arbeit.
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Wenn mein Plan nicht gut organisiert ist, bitte ich um Änderungen, um kontinuierliche Zeit in meinem Kalender freizugeben, um fokussierte Zeit zu schaffen und Reisen und Logistik zu optimieren. Dies ist auch die Zeit, um alle Vorbereitungsarbeiten oder Überprüfungen zu identifizieren, die ich für die Woche erledigen muss.
3. Freuen Sie sich auf drei bis fünf Wochen.
Sobald ich diese Woche im Griff habe, schaue ich drei bis fünf weitere Wochen nach vorne auf alles, was von mir in den nächsten sieben Tagen irgendwelche Maßnahmen erfordert. Ich suche nach Dingen wie Reisearrangements, größere Projektarbeit und kreative Entwicklung. Dadurch werden Überraschungen vermieden, die für mich oder mein Team zu Feuerübungen führen.
4. Reflektieren Sie die letzte Woche.
Sobald ich die Zukunft im Blick habe, schaue ich auf die letzten ein oder zwei Wochen zurück und schaue, ob es offene Posten oder Aktionen aus früheren Ereignissen gibt, die ich möglicherweise verpasst habe. Ich suche nach Gelegenheiten, schnelle Dankesschreiben zu schreiben und alle Aktionen oder Pläne aus früheren Meetings zu bestätigen. Ich werde mir diese Zeit auch nehmen, um darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist und was nicht, und wie ich meinen Zeitplan und meine Planung für die Zukunft verbessern kann.
5. Überprüfen Sie Ihre längerfristigen Ziele.
Als nächstes überprüfe ich meine vierteljährlichen Ziele und wichtigsten Ergebnisse. Basierend darauf, wo ich am Ende des Quartals stehen möchte, überprüfe ich, wo ich Fortschritte machen muss und lege Aufgaben für die kommende Woche fest. Ich wende mich auch an Personen, mit denen ich mich koordinieren oder zusammenarbeiten muss, um Zeit zu planen oder Besprechungen einzurichten.
6. Sortieren Sie nach Dringlichkeit und Auswirkung.
Sobald ich meine Aufgaben und Erinnerungen aufgeschrieben habe, fange ich an zu sortieren und zu organisieren. Ich mache mir Notizen zu Komplexität und Größe und sortiere sie dann nach zwei Hauptkriterien. Erstens ist die Dringlichkeit, so wichtig die Aufgabe für diese Woche ist. Im Grunde, wenn ich es auf nächste Woche verschiebe, wird es dann Probleme für mich oder andere verursachen? Das zweite Kriterium ist Impact, also wie viel Wert diese Aufgabe für mich kurz- und langfristig schafft.
Wenn ich alles richtig gemacht habe, ist mein Zeitplan gut strukturiert und ich habe einen Plan, wie sich die Woche entwickeln wird. Ich werde mehrere Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten haben und ähnliche Aufgaben gruppieren, damit ich in derselben Denkweise bleiben und Aufgabenwechsel minimieren kann.
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Natürlich passiert das Leben, und am Montagmorgen könnte etwas Unerwartetes passieren und ich muss alles neu planen. Und das ist in Ordnung.
Der Wert der Planung besteht nicht darin, dass ein Plan perfekt ausgeführt wird. Wenn dies nicht der Fall ist, werden Sie verstehen, was auf Ihrem Teller liegt, was Ihre Prioritäten sind und wie Sie die Dinge neu organisieren möchten, um im Plan zu bleiben.
