KOMMUNIKATIONSSYSTEME

Kommunikationssysteme sind die verschiedenen formellen und informellen Prozesse, durch die Informationen zwischen den Managern und Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens oder zwischen dem Unternehmen selbst und Außenstehenden ausgetauscht werden. Kommunikation – ob schriftlich, mündlich, nonverbal, visuell oder elektronisch – hat einen erheblichen Einfluss auf die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden. Der grundlegende Kommunikationsprozess beginnt, wenn eine Tatsache oder Idee von einer Person beobachtet wird. Diese Person (der Sender) kann sich entscheiden, die Beobachtung in eine Nachricht zu übersetzen und die Nachricht dann über ein Kommunikationsmedium an eine andere Person (den Empfänger) zu übertragen. Der Empfänger muss dann die Nachricht interpretieren und dem Absender eine Rückmeldung geben, die anzeigt, dass die Nachricht verstanden wurde und geeignete Maßnahmen ergriffen wurden.

Das Ziel jeder Form der Kommunikation besteht darin, das vollständige Verständnis einer Nachricht zu fördern. Aber in jedem Schritt des Prozesses kann es zu Kommunikationsstörungen kommen. Unternehmensleiter müssen die üblichen Hindernisse, die eine effektive Kommunikation verhindern, verstehen und beseitigen. Einige der Ursachen für Kommunikationsprobleme in Geschäftsumgebungen sind:

Es fehlen grundlegende Sprachkenntnisse
Unterschiedliche Erwartungen und Wahrnehmungen von Sender und Empfänger
Selektivität oder die Tendenz von Einzelpersonen, auszuwählen, was sie behalten, wenn sie eine Nachricht von einer anderen Person erhalten
Ablenkungen wie klingelnde Telefone, geplante Besprechungen und unfertige Berichte

Laut Herta A. Murphy und Herbert W. Hildebrandt in ihrem Buch Effektive Geschäftskommunikation , gute Kommunikation sollte vollständig, prägnant, klar, konkret, korrekt, rücksichtsvoll und höflich sein. Konkret bedeutet dies, dass die Kommunikation: grundlegende Fragen beantworten sollte, wie zum Beispiel wer, was, wann, wo; relevant und nicht zu wortreich sein; Fokus auf den Empfänger und seine Interessen; Verwenden Sie bestimmte Fakten und Zahlen und aktive Verben; Verwenden Sie einen Konversationston für die Lesbarkeit; bei Bedarf Beispiele und visuelle Hilfen beifügen; sei taktvoll und gutmütig; und genau und nicht diskriminierend sein.

Unklare, ungenaue oder rücksichtslose Geschäftskommunikation kann wertvolle Zeit verschwenden, Mitarbeiter oder Kunden entfremden und den guten Willen gegenüber dem Management oder dem gesamten Unternehmen zerstören. Laut einer Studie der National Commission on Writing aus dem Jahr 2004 mit dem Titel Schreiben: A Ticket to Work '¦ Oder ein Ticket Out , 'Es scheint, dass die Beseitigung von schriftlichen Mängeln amerikanische Unternehmen jährlich bis zu 3,1 Milliarden Dollar kosten kann.' Mit dem Eintritt in das Informationszeitalter nimmt die Bedeutung der Kommunikation deutlich zu und die Betonung der schriftlichen Kommunikation nimmt zu. Brent Staples erklärt, wie der Wandel zu einer Wirtschaft des Informationszeitalters den Bedarf an guten Schreibfähigkeiten in seinem . erhöht New York Times Artikel, 'Die schöne Kunst, es schnell zu Papier zu bringen.' „Einst deckten Unternehmen arme Schriftsteller, indem sie sie mit Leuten umgaben, die ihre Gedanken auf Papier übersetzen konnten. Diese Strategie hat sich jedoch im ergebnisorientierten Informationszeitalter, das mehr qualitativ hochwertiges Schreiben von mehr Kategorien von Mitarbeitern als je zuvor erfordert, als weniger praktikabel erwiesen. Anstatt Nicht-Autoren abzudecken, suchen Unternehmen zunehmend nach Möglichkeiten, sie an der Tür abzuschirmen.'

GESCHICHTE DER GESCHÄFTSKOMMUNIKATION

In den Anfangsjahren des amerikanischen Konzerns arbeiteten Geschäftsleiter auf der Grundlage einer strikten Kommunikation von oben nach unten. Was immer der Chef oder Eigentümer der Firma sagte, war Gesetz. In den meisten Fällen würden Strategien für alles vom Verkauf des Produkts bis zum Umgang mit Mitarbeitern hinter verschlossenen Türen diskutiert. Sobald diese Entscheidungen von den Managern getroffen wurden, wurde von Mitarbeitern der unteren Ebene erwartet, dass sie sie in die Tat umsetzten. Mitarbeiter hatten wenig Input; sie taten, was ihnen gesagt wurde, oder fanden anderswo Arbeit. Diese Haltung des Managements, insbesondere wenn es um Fragen der Arbeitnehmersicherheit an Orten wie Kohle- und Stahlbergwerken ging, führte zum Wachstum der Gewerkschaften. Nicht zuletzt hatten die Gewerkschaften in vielen Fällen die Macht, die Produktion zu verlangsamen oder herunterzufahren, bis das Management auf die Forderungen der Arbeiter hörte.

Als Reaktion auf die Forderungen der Gewerkschaften richteten Unternehmen schließlich Kommunikationssysteme ein, in denen einfache Mitglieder durch Gewerkschaftsvertreter ihre Meinung äußern konnten. Obwohl die Gewerkschaften den Unternehmensleitern den Anstoß gaben, solche Systeme zu implementieren, erkannten die Manager schließlich, dass die Mitarbeiter einen sinnvollen Beitrag zur Lösung von Unternehmensproblemen leisten konnten. Viele Mitarbeiter nutzten die Chance, sich einzubringen. Diese Art von Feedback wurde als Bottom-up-Kommunikation bezeichnet.

In der heutigen Geschäftswelt ermutigen die meisten Unternehmen ihre Mitarbeiter, eine aktive Rolle im Unternehmen zu übernehmen. Mitarbeiter, die Möglichkeiten zur Verbesserung der Produktion erkennen, werden ermutigt und in der Regel belohnt, wenn sie diese Ideen an die Führungskräfte weitergeben. Mitarbeiter, die Ideen einreichen, die einer intensiven Prüfung standhalten, können mit einem Prozentsatz der Einsparungen an das Unternehmen belohnt werden. Mitarbeitern, die am Arbeitsplatz belästigt werden, wird dringend empfohlen, solche Belästigungen so weit in der Führungskette zu melden, wie es erforderlich ist, um sie zu stoppen. Es finden regelmäßige Mitarbeitergespräche statt, bei denen der unterste Mitarbeiter aufstehen und dem obersten Manager eine direkte Frage stellen kann, in der vollen Erwartung, dass im Gegenzug eine direkte Antwort angeboten wird.

Unternehmensleiter haben auch eine Methode entwickelt, um zu überwachen, wie das Unternehmen läuft, während sie die Mitarbeiter auf halbem Weg treffen. Diese Kommunikationsmethode, die manchmal auch „Management by Walking“ genannt wird, fordert von den Top-Managern, ihre Büros zu verlassen und zu sehen, was auf der Ebene passiert, auf der die Arbeit verrichtet wird. Anstatt einfach nur Berichte von Untergebenen zu lesen, besuchen Unternehmer Fabriken oder Servicezentren, beobachten Mitarbeiter bei der Arbeit und fragen ihre Meinung nach. Obwohl die Praxis von Betriebswirten regelmäßig gelobt und verunglimpft wird, dient diese Form der Kommunikation doch dazu, den Chef in Kontakt zu halten.

EFFEKTIVE NACHRICHTEN VORBEREITEN

Der vielleicht wichtigste Teil der Geschäftskommunikation besteht darin, sich die Zeit zu nehmen, um eine effektive und verständliche Botschaft vorzubereiten. Laut Murphy und Hildebrandt besteht der erste Schritt darin, den Hauptzweck der Nachricht zu kennen. Beispielsweise kann eine Nachricht an einen Lieferanten den Zweck haben, einen Ersatz für ein defektes Teil zu erhalten. Der nächste Schritt besteht darin, die Zielgruppe zu analysieren, damit die Botschaft an ihre Ansichten und Bedürfnisse angepasst werden kann. Es kann hilfreich sein, sich den Empfänger vorzustellen und darüber nachzudenken, welche Bereiche der Nachricht er positiv oder negativ, interessant oder langweilig, erfreulich oder missfallend finden könnte. Danach muss der Absender die Ideen auswählen und alle notwendigen Fakten sammeln. Der nächste Schritt besteht darin, die Nachricht zu organisieren, da eine schlecht organisierte Nachricht nicht die erforderliche Antwort hervorruft. Es kann hilfreich sein, im Voraus eine Gliederung zu erstellen und dabei besonders auf den Anfang und das Ende zu achten. Schließlich ist es wichtig, die Nachricht vor dem Senden der Nachricht zu bearbeiten und zu korrigieren.

KOMMUNIKATIONSMEDIEN

Es gibt zwei Hauptmedien, die für die Kommunikation verwendet werden: schriftlich und mündlich. Auch die nonverbale Kommunikation ist ein Element von Kommunikationssystemen. Jede dieser Kommunikationsarten wird im Folgenden beschrieben.

Schriftliche Kommunikation

Schriftliche Kommunikation ist die am weitesten verbreitete Form der geschäftlichen Kommunikation und dies immer mehr im Informationszeitalter und der Verbreitung elektronischer Kommunikationsmittel. Für Inhaber und Manager kleiner Unternehmen ist es wichtig, effektive schriftliche Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln und diese bei allen Mitarbeitern zu fördern. Das Informationszeitalter hat die Art und Weise, wie wir kommunizieren, verändert und eine zunehmende Betonung der schriftlichen gegenüber der mündlichen Kommunikation gelegt.

Durch die ständig zunehmende Nutzung von Computern und Computernetzwerken zur Organisation und Übertragung von Informationen steigt der Bedarf an kompetenten Schreibfähigkeiten. Dr. Craig Hogan, ein ehemaliger Universitätsprofessor, der heute eine Online-Schule für Business Writing leitet, erhält jeden Monat Hunderte von Anfragen von Managern und Führungskräften, die um Hilfe bei der Verbesserung ihrer eigenen Schreibfähigkeiten und der ihrer Mitarbeiter bitten. Dr. Hogan erklärt in einem Artikel mit dem Titel „What Corporate America Can’t Build: A Sentence“, dass von Millionen von Menschen, die zuvor nicht viel schreiben mussten, jetzt erwartet wird, dass sie häufig und schnell schreiben. Laut Dr. Hogan sind viele von ihnen der Aufgabe nicht gewachsen. „E-Mail ist eine Party, zu der Englischlehrer nicht eingeladen wurden. Es hat Unternehmen, die sich die Haare ausreißen.' Umfrageergebnisse der Studie der National Commission on Writing untermauern diese Einschätzung. Sie fanden heraus, dass ein Drittel der Angestellten in den „Blue-Chip“-Unternehmen des Landes schlecht schreiben und nachbessern Schreibunterricht benötigen.

Die grundlegenden Prinzipien der schriftlichen Kommunikation ähneln denen der gesamten Kommunikation. Experten in der wachsenden Branche des Nachhilfeschreibens sind sich einig, dass es fünf Mindestanforderungen für gutes Schreiben gibt. Sie sind:

Kenne deine Zuhörer
Halte die Sätze kurz und einfach
Vermeiden Sie Jargon und Klischees
Unterscheiden Sie zwischen Fakten und Meinungen
Überprüfen Sie immer Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung

Der Schlüssel ist natürlich, die Bedeutung so genau und prägnant wie möglich zu vermitteln. Die Leute lesen Geschäftsnotizen nicht zum Vergnügen des Lesens. Sie tun dies, um Anweisungen oder Informationen zu erhalten, auf deren Grundlage Entscheidungen getroffen oder Maßnahmen ergriffen werden können. Daher ist hochliterarische Prosa in der Wirtschaftsliteratur nicht wünschenswert. Zu formelle Prosa kann auch kontraproduktiv sein, indem sie distanziert oder einfach nur wortreich erscheint. Ein zu informeller Schreibstil kann auch eine ungewollte Botschaft vermitteln, nämlich dass das Thema nicht ernst gemeint ist oder vom Absender nicht ernst genommen wird. Ein direkter, höflicher Ton ist normalerweise die beste Wahl, aber eine, die ohne Übung möglicherweise nicht selbstverständlich ist.

Geschäftskorrespondenz sollte mit einer klaren Aussage über den Zweck der Nachricht beginnen und sollte mit einfachen und klaren Details zur Unterstützung des Zwecks verfolgt werden. Die Empfänger von Korrespondenz benötigen Informationen, um angemessen handeln zu können. Sie brauchen auch Gründe, die sie überzeugen, so zu handeln oder zu denken, wie es der Sender beabsichtigt. Wenn die Botschaft ihre Bedeutung mit klaren Argumenten vermittelt, die Gründe angeben und Beweise liefern, sollte sie dieses Ziel erreichen.

Besonderes Augenmerk sollte auf die gesamte externe Korrespondenz gelegt werden, da sie das Geschäft als Ganzes widerspiegelt. Zum Beispiel haben Briefe, die jemanden dazu bringen sollen, entweder in ein Projekt zu investieren oder von einem Unternehmen zu kaufen, eine spezielle Organisation. Laut Murphy und Hildebrandt sollten sie: 1) die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich ziehen; 2) wecken Interesse; 3) überzeugen den Leser und wecken Lust; und 4) beschreiben die Maßnahmen, die der Leser ergreifen sollte. Wenn der Zweck des Schreibens ein Verkauf ist, ist es auch wichtig, Fakten über das Produkt und ein klares zentrales Verkaufsargument aufzunehmen. Vor allem ist es wichtig, dass jede Art von schriftlicher Kommunikation, die von einem Unternehmen ausgeht, Goodwill erzeugt oder erhöht.

Verbale Kommunikation

Inhaber und Manager kleiner Unternehmen werden häufig aufgefordert, Präsentationen zu halten, Interviews zu führen oder Besprechungen zu leiten. Daher sind mündliche Kommunikationsfähigkeiten ein weiterer wichtiger Bereich für die Entwicklung. Präsentationen können Mitarbeitern zu Schulungszwecken oder potenziellen Kunden zu Verkaufszwecken präsentiert werden. In beiden Fällen können gute Präsentationstechniken Interesse wecken und Vertrauen schaffen. Interviewfähigkeiten können für die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Durchführung von Leistungsbeurteilungen oder die Durchführung von Marktforschungen erforderlich sein. Meetings oder Konferenzen können wichtige Instrumente sein, um mit Mitarbeitern oder interessierten Parteien außerhalb der Organisation in Kontakt zu treten, um Probleme zu lösen oder Ziele zu setzen.

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Die gleichen Grundsätze, die für andere Formen der mündlichen Kommunikation gelten, gelten auch für Telefongespräche. Es ist wichtig, Geschäftsgespräche zu planen, indem Sie den Zweck bestimmen, das Publikum (einschließlich der besten Zeit für einen Anruf) berücksichtigen und die einzubeziehenden Ideen und die zu stellenden Fragen festlegen. Beim Telefonieren im geschäftlichen Umfeld ist es wichtig, schnell zu antworten und Ihren Namen und Ihre Abteilung mit einer klaren, angenehmen Stimme zu nennen. Die Kommunikation über das Telefon kann Eindrücke erzeugen, die für den Erfolg kleiner Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

Ein oft übersehenes Element der mündlichen Kommunikation ist das Zuhören. Gutes Zuhören kann entscheidend sein, um eine Lösung für Beschwerden zu finden oder sogar Verkaufsgespräche zu führen. Zuhören bedeutet, Interesse am Sprecher zu zeigen, sich auf die Botschaft zu konzentrieren und Fragen zu stellen, um das Verständnis sicherzustellen. Es hilft, sich auf die Diskussion vorzubereiten, Diskussionen oder Unterbrechungen zu vermeiden, sich bei Bedarf Notizen zu machen und die Aussagen des Redners zusammenzufassen.

Nonverbale Kommunikation

Nonverbale Kommunikation – wie Mimik, Gestik, Körperhaltung und Tonfall – kann bei der erfolgreichen Interpretation einer Nachricht helfen. „Manchmal widersprechen nonverbale Botschaften den verbalen; oft drücken sie wahre Gefühle genauer aus als die gesprochene oder geschriebene Sprache“, bemerkten Murphy und Hildebrandt. Tatsächlich haben Studien gezeigt, dass zwischen 60 und 90 Prozent der Wirkung einer Nachricht von nonverbalen Hinweisen stammen können. Daher sollten sich Kleinunternehmer und Manager auch der nonverbalen Hinweise in ihrem eigenen Verhalten bewusst sein und die Fähigkeit entwickeln, nonverbale Kommunikationsformen im Verhalten anderer zu lesen.

Es gibt drei Hauptelemente der nonverbalen Kommunikation: Aussehen, Körpersprache und Klang. Das Erscheinungsbild sowohl des Sprechers als auch der Umgebung ist bei mündlichen Kommunikationen von entscheidender Bedeutung, während das Erscheinungsbild schriftlicher Kommunikation entweder Bedeutung vermitteln oder dazu führen kann, dass ein Brief als Junk-Mail entsorgt wird. Die Körpersprache und insbesondere der Gesichtsausdruck können wichtige Informationen liefern, die möglicherweise nicht im verbalen Teil der Kommunikation enthalten sind. Schließlich können Ton, Geschwindigkeit und Lautstärke der Stimme eines Sprechers unterschiedliche Bedeutungen vermitteln, ebenso wie Geräusche wie Lachen, Räuspern oder Summen.

KOMMUNIKATIONSTECHNOLOGIEN

Der technologische Fortschritt der letzten 20 Jahre hat die Art und Weise, in der die Geschäftskommunikation stattfindet, dramatisch verändert. Tatsächlich haben Kommunikationstechnologien in vielerlei Hinsicht die Art und Weise verändert, wie Geschäfte abgewickelt werden. Die erweiterte Verwendung von elektronischer Post und des Internets hat es Unternehmen im Allgemeinen ermöglicht, Arbeit leichter von einem Ort zu einem anderen zu verlagern, entfernte und/oder mobile Büros einzurichten, sogar virtuelle Büros zu schaffen. Neue Kommunikationstechnologien haben auch die Durchlaufzeiten für die Entscheidungsfindung beschleunigt und die Grenze zwischen Arbeitszeit und Privatzeit verwischt. All diese Entwicklungen fordern Unternehmen heraus, sich an ein schnelleres Geschäftsumfeld anzupassen. Dies ist sowohl eine Chance für Unternehmen, produktiver und effizienter zu werden, als auch ein Test ihrer Anpassungsfähigkeit.

Obwohl die Veränderungen in der elektronischen Kommunikationstechnologie in einem phänomenalen Tempo vor sich gehen, handelt es sich nicht um radikale Veränderungen der grundlegenden Kommunikationsformen. Sie sind vielmehr Erweiterungen traditioneller Kommunikationstechniken. Diese Technologien haben zwei grundlegende Verbesserungen in der Art und Weise bewirkt, wie wir kommunizieren können.

Mobilität und Reichweite

Drahtlose und Mobilfunktechnologie haben die Orte, von denen aus wir kommunizieren können, und die Entfernungen, über die wir leicht kommunizieren können, stark erweitert. Eine Managerin, die irgendwo in den USA auf dem Weg zur Arbeit ist, kann problemlos einen Kollegen oder Lieferanten in Singapur anrufen und mit ihnen chatten, wenn sie abends dorthin nach Hause fährt.

Geschwindigkeit und Leistung

Hochgeschwindigkeits-Glasfaser-Telefonleitungen und kostengünstige Hochgeschwindigkeits-Satellitenübertragungen haben eine Situation geschaffen, in der es genauso einfach ist, große Datendateien von einer Abteilung in eine andere in einem einzigen Gebäude zu übertragen, wie diese Dateien an einen beliebigen Ort zu übertragen in der Welt.

Beide Verbesserungen der Kommunikation haben die Geschäftsabwicklung beeinflusst. Sie haben jeweils Vor- und Nachteile. Die Leichtigkeit, mit der Kollegen miteinander in Kontakt bleiben können, hilft bei der Koordination der Unternehmensaktivitäten. Auch der enge Kontakt zu den Lieferanten ist von Vorteil. Für einen bestimmten Mitarbeiter kann es aber auch eine Belastung sein, jederzeit erreichbar zu sein.

Mobiltelefone, Laptops und tragbare Messaging-Geräte verschiedener Art sind alle wertvolle Werkzeuge für die Geschäftskommunikation. Sie verbessern unsere Fähigkeit zu kommunizieren und in Kontakt zu bleiben, aber um ihr Potenzial nutzen zu können, muss ein Unternehmen sie klug und effizient einsetzen und Regeln festlegen, die verhindern, dass die Geräte für den Benutzer lästig werden. Mit Leichtigkeit kann auch Selbstgefälligkeit kommen. Nur weil ein Vertriebsmitarbeiter Joan in der Produktion einfach, schnell und von fast überall aus anrufen kann, um Fragen zu einer nachlässig aufgegebenen Bestellung zu klären und zu beantworten, bedeutet dies nicht, dass es effizient ist, viele Anrufe zu der Bestellung zu tätigen und zu beantworten. Aus Effizienzgründen ist eine Betonung auf klare und genaue Kommunikation erforderlich, unabhängig davon, wie einfach oder schnell Kommunikationsgeräte arbeiten.

Interne Kommunikation

Intranets oder organisationsinterne Computernetzwerke sind für die meisten Unternehmen das Medium der Wahl, wenn es darum geht, Mitarbeiter zu informieren. Das Firmen-Intranet kann wie ein elektronisches Schwarzes Brett genutzt werden und in Verbindung mit E-Mail dazu dienen, Informationen schnell und effizient zu verbreiten.

Da ein Intranet verwendet werden kann, um Personen, die an verschiedenen Standorten arbeiten, einfach zu verbinden, kann es helfen, ein Gemeinschaftsgefühl in einer geografisch verteilten Organisation aufzubauen oder aufrechtzuerhalten. Tatsächlich ermöglichen Intranets Gruppen von Personen die enge Zusammenarbeit in einem sogenannten virtuellen Büro. Viele kleine Dienstleistungsunternehmen werden als virtuelle Büros gestartet, in denen jede Person innerhalb der Gruppe zu Hause oder an einem Ort ihrer Wahl arbeitet. Was die Gruppe eint, sind zwei Dinge: ein gemeinsames Ziel und eine Art Computernetzwerk, über das Informationen und Softwaretools ausgetauscht werden.

Externe Kommunikation

Das Wachstum des Internets hat es für ein Unternehmen fast unerlässlich gemacht, eine Online-Präsenz zu haben, so einfach sie auch sein mag. Auf einer einfachen Internet-Website kann ein Unternehmen potenziellen Kunden, Kunden, Mitarbeitern und/oder Investoren Kontaktinformationen und ein Bild des Unternehmens bereitstellen. Für diejenigen, die das Internet als Vertriebs- und Marketinginstrument nutzen möchten, kann eine anspruchsvollere (und teurere) Site entwickelt werden. Diese Sites werden oft als E-Commerce-Websites bezeichnet und werden für Werbung, Warenpräsentation, Auftragsannahme und -bearbeitung, Auftragsverfolgung und/oder Durchführung vieler Kundendienstaufgaben verwendet.

Kleine Unternehmen können eine einzigartige Gelegenheit haben, von einer Webpräsenz zu profitieren. Die Reichweite, die durch eine gut vermarktete Website möglich ist, ist viel größer, als dies durch andere Medien zu ähnlichen Kosten möglich wäre. Einigen Analysten zufolge ist für Unternehmen einer der mächtigsten Aspekte eines interaktiven Mediums wie dem Internet die Fähigkeit, eine echte wechselseitige Konversation mit Kunden und Kunden zu entwickeln. Das Internet ist ein leistungsstarkes Kommunikationsinstrument, das Unternehmen jeder Größe heute regelmäßig nutzen.

INFORMELLE KOMMUNIKATION

Informelle Kommunikationsmethoden wie Gerüchte und „die Weinrebe des Unternehmens“ können außerhalb der Kontrolle des Managements liegen. Die Grapevine ist eine Bottom-up-Kommunikationsform, bei der Mitarbeiter versuchen zu verstehen, was um sie herum passiert, wenn es kein offizielles Wort vom Management gibt. Wenn das Management schweigt, füllen die Mitarbeiter die Lücke mit Vermutungen darüber, was passiert. Die Weinrebe ist zwar nicht aufzuhalten, aber beeinflussbar. Bei Fragen, die nicht beantwortet werden können oder sollen, sollten Führungskräfte die Initiative ergreifen, bevor negative Gerüchte entstehen. Wenn beispielsweise für die Mitarbeiter klar ist, dass das Unternehmen bald große Veränderungen durchmachen wird, sollte das Management dies bestätigen. Die Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, dass das Management anerkennt, dass sie berechtigte Bedenken haben, auf die nach Möglichkeit eingegangen wird. Wenn Amtsgespräche dem Unternehmen schaden würden, sollte das den Mitarbeitern klar gemacht werden.

DIE WICHTIGKEIT EINER GUTE KOMMUNIKATION

Alle Formen der Kommunikation, auch deren Fehlen, können einen erheblichen Einfluss auf den Geschäftsverkehr haben. Ein steif formuliertes, offiziell klingendes Memo an die Mitarbeiter, das sie auffordert, nicht mit der Presse über drohende Rechtsstreitigkeiten zu sprechen, könnte als Eingeständnis interpretiert werden, dass das Unternehmen etwas falsch gemacht hat. Das wiederholte „Keine Kommentare“ des Managements gegenüber Mitarbeitern und der Presse zu einer gemunkelten Fusion kann Dutzende von informellen Diskussionen über Firmenbewerber auslösen, wie viel das Unternehmen verkaufen wird und wie viele Mitarbeiter entlassen werden.

Um die negativen Auswirkungen solcher Szenarien zu vermeiden, sollten Kleinunternehmer es sich zur Gewohnheit machen, so viel und so offen wie möglich zu kommunizieren. Sie sollten es sich zweimal überlegen, ob sie den Firmennewsletter als kostensparende Maßnahme abschaffen, elektronische Schwarze Bretter auf dem neuesten Stand halten und Besprechungen abhalten, in denen Mitarbeiter Fragen an das Management stellen können. Darüber hinaus sollten sie ihre Fähigkeiten so entwickeln, dass die gesamte Geschäftskommunikation leicht verständlich ist. Management-Begriffe und -Jargon, steife oder blumige Sprache können bei den Mitarbeitern zu dem Eindruck beitragen, dass das Management sie herunterredet. Hilfreich ist es auch, Feedback einzuholen und zu analysieren. Mitarbeiter zu fragen, ob sie sich informiert fühlen oder nicht und was sie über das Unternehmen besser informiert fühlen würde, kann wertvolle Kommunikationskanäle öffnen.

LITERATURVERZEICHNIS

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