„Zu viele Meetings“ und „Zu viel Zeitverschwendung in unproduktiven Meetings“. Wenn ein Unternehmen mit einem geringen Mitarbeiterengagement zu kämpfen hat, finden Sie eine dieser Beschwerden unweigerlich ganz oben auf der Liste.
Diese sehen aus wie Beschwerden über Meetings, aber in Wirklichkeit sind dies Aussagen über das Gefühl, nicht respektiert zu werden.
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Wenn jemand sagt, dass er in zu vielen Meetings ist, sagt er, dass die Leute, die diese Meetings einberufen, nicht auf all die anderen wichtigen Arbeiten achten, die auf seinem Teller liegen. Der Mitarbeiter geht zu mehr Besprechungen, als seine Arbeitsbelastung zulässt, was ihn zwingt, Zeit aus Pausen, Urlaub und Familien zu stehlen, damit er die Arbeit erledigen kann, die er erledigen muss, um seinen Gehaltsscheck zu erhalten.
Wenn sich jemand darüber beschwert, Zeit in *unproduktiven* Meetings zu verschwenden, sagt er, dass der Meetingleiter das Team nicht genug respektiert hat, um ein produktives Meeting zu planen. Ein überstürzter Leiter kann behaupten, dass er einfach keine Zeit hatte, einen Plan für das Meeting zusammenzustellen, was es noch schlimmer macht, denn jetzt ist sehr klar, dass die Zeit des Leiters kostbar ist, aber es ist akzeptabel, die Zeit aller anderen zu verschwenden.
Leistungsstarke Unternehmen führen die richtigen Meetings mit den richtigen Leuten zur richtigen Zeit durch. Sie respektieren die Zeit, die Mitarbeiter in Meetings investieren, und stellen sicher, dass diese produktiv genutzt wird.
Es ist wichtig, pünktlich zu beginnen und zu enden, ebenso wie eine faire Aufteilung der Zeit innerhalb des Meetings. Vielleicht noch wichtiger ist, dass rücksichtsvolle Führungskräfte daran arbeiten, Besprechungen so zu planen, dass die Unterbrechung der anderen Arbeit minimiert und unnötige Teilnehmer nicht belästigt werden.
Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Sie Ihre Meetings mit Respekt planen.
1. Planen Sie Besprechungen zu natürlichen Übergangszeiten, um die Zeit für den Aufgabenwechsel zu minimieren.
Eine effektive Planung verbessert die Konzentration bei Besprechungen, reduziert die Kosten für den Aufgabenwechsel und erhöht die produktive Konzentrationszeit für andere Aufgaben. Aufgabenwechsel ist die Zeit, die Sie brauchen, um Ihre Aufmerksamkeit von einer Aufgabe zur anderen zu lenken und sich neu zu konzentrieren. Die Zeitstrafe für den Aufgabenwechsel kann zwischen 10 und 50 Minuten zusätzlich am Tag liegen.
Meetings finden als erstes morgens, kurz vor der Mittagspause und am Ende des Tages statt, wenn die Arbeit ohnehin schon natürlich gestört ist. Dadurch entsteht für jedes Meeting nur eine statt zwei Unterbrechungen beim Aufgabenwechsel.
2. Planen Sie Besprechungen mit ausreichend Zeit zur Vorbereitung.
Um die Zeit im Meeting produktiv und konzentriert zu halten, müssen alle vorbereitet sein . Sie brauchen Zeit, um die Tagesordnung durchzusehen, alle Berichte zu lesen und die Fragen zu prüfen, die sie stellen werden.
Meetings, die mindestens zwei Tage im Voraus geplant sind, geben den Leuten Zeit, sich vorzubereiten.
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3. Lassen Sie zwischen den Meetings Zeit für Übergänge.
Produktive Meetings beginnen pünktlich, was unmöglich wird, wenn den Leuten die Zeit fehlt, um ein Meeting zu verlassen und zum nächsten zu gelangen.
An Tagen mit mehreren Besprechungen stellt die Planung von Besprechungen so, dass sie mindestens 10 Minuten vor Beginn der nächsten Besprechung enden, sicher, dass die Mitarbeiter Zeit für einen reibungslosen Übergang haben. Dies ist genug Zeit, um schnell auf die Toilette zu gehen und ein paar dringende Nachrichten zurückzugeben, was einen großen Unterschied in der Konzentrationsfähigkeit aller macht.
4. Blockieren Sie ganze oder halbe Tage als „Keine Meetings“-Zeit.
Leistungsstarke Personen blockieren regelmäßig Zeit für die Arbeit, die sie erledigen möchten. Dieser Vorteil wird als Zeitblockierung bezeichnet und kann mit der festgelegten sitzungsfreien Fokuszeit auf die gesamte Gruppe multipliziert werden.
So wissen alle, dass sie jede Woche mehrere aufeinanderfolgende Stunden haben können, um ihre individuelle Arbeit zu erledigen, was die Planung erleichtert, Ängste abbaut und die Produktivität steigert. Dies ist besonders wichtig für Wissensarbeiter, die große Blöcke ununterbrochener Zeit benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten und „in den Fluss zu kommen“.
Unser Team lässt beispielsweise sowohl Dienstag als auch Freitag von Besprechungen frei.
5. Machen Sie Meetings optional.
Schließlich ist der einfachste Weg, die Zeit aller zu respektieren, ihr Urteil darüber zu respektieren, wie man diese Zeit am besten nutzt. Wenn Ihr Team der Meinung ist, dass es zu viele Meetings gibt, lassen Sie es wissen, dass es jedes Meeting abbestellen kann, das es für seine Arbeit als unnötig erachtet.
Und wenn sie der Meinung sind, dass ein Meeting nicht produktiv ist, befolgen Sie das „Gesetz von zwei Füßen“. Daher ist es in Ordnung, ein Meeting leise zu verlassen, wenn Sie feststellen, dass es Ihre Zeit nicht gut nutzt.
Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, unproduktive Meetings aus dem Kalender zu verbannen, können Sie mit der Umsetzung einiger dieser Tipps als Richtlinien eine starke Botschaft des Respekts aussenden. Wenn Sie Meetings planen, die die Zeit aller respektieren, profitieren Sie von engagierteren und loyaleren Mitarbeitern, die diese Zeit für Sie nutzen.
