Niemand sagt gerne „Nein“ zu Anfragen von Chefs oder anderen Arbeitsschaffenden in unserem Leben. Aber das Problem ist, dass sich „Ja“ zwar kurzfristig wie ein Gewinn anfühlt und alle glücklich macht, aber auf lange Sicht Ärger verursacht. Ihre Arbeitsbelastung wird langsam und zunehmend schwerer, bis Sie eines Tages nach oben schauen und feststellen, dass Sie in ein Muster geraten sind, nur zu versuchen, mitzuhalten.
Wahrscheinlich sind Sie zumindest teilweise schuld (und ich bin direkt bei Ihnen).
Die einfache Antwort ist, einfach besser „Nein“ zu sagen. Aber schau im Wörterbuch unter 'nein' und du wirst sehen 'leichter gesagt als getan'. Wir machen uns Sorgen, andere abzulehnen und/oder im Stich zu lassen, unsere Fähigkeiten in Frage zu stellen oder unseren Chef dazu zu bringen, unsere kollaborativen Fähigkeiten und unser Karrierepotenzial in Frage zu stellen.
Es gibt jedoch bessere Möglichkeiten, eine angemessene Arbeitsbelastung aufrechtzuerhalten, als nur eine kalte Ablehnung. Und sie werden dir mehr Respekt einbringen, nicht weniger.
So können Sie Anfragen nach mehr Arbeit zurückdrängen (und dabei gut aussehen).
1. Kommen Sie von einem Ort der Rechenschaftspflicht.
Wenn dich jemand bittet, etwas zu übernehmen, hat er/sie oft keinen Einblick in das, was du bereits vor hast. Wenn sie wussten, dass ihre Anfrage die Qualität der von Ihnen bereits zu erbringenden Arbeit beeinträchtigen würde, könnten sie es sich noch einmal überlegen. Und diejenigen, die uns die meiste Arbeit geben (wie Chefs), sind ironischerweise oft am wenigsten über unser aktuelles Arbeitspensum informiert. Also erziehen Sie sie.
Helfen Sie ihnen zu verstehen, was passiert, wenn Sie die Arbeit erledigen, um die sie bitten – was sonst noch leidet. Seien Sie beim Erklären faktenbasiert und emotionslos und zeigen Sie, wo Sie Ihre Zeit verbringen. Wenn es hilft, bringen Sie Ihren gesamten Arbeitsplan zu Papier, um ihnen eine visuelle Momentaufnahme zu geben.
Achten Sie dabei darauf, alle „Flugverbotszonen“ hervorzuheben – Projekte, an denen Sie arbeiten und die schnelle und harte Zeitpläne/Meilensteine haben, die Sie nicht verpassen können und die durch Ablenkungen gefährdet werden könnten. Während Sie all dies teilen, seien Sie flexibel, wenn Spielraum entsteht, aber fest, wenn dies nicht der Fall ist.
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2. Geben Sie Anfragen ein anderes „Ja“.
Tatsächlich sagen wir mehr „Ja“ als „Nein“, weil es sich einfach besser anfühlt, „Ja“ zu sagen. Aber Sie können auch auf andere Weise ein „Ja“ geben, auf eine Weise, die die Diskussion dennoch positiv hinterlässt.
Zum Beispiel: 'Das kann ich jetzt nicht für dich übernehmen, aber ich kann ....'. Du musst der Bitte nicht einmal auf halbem Weg nachkommen, es geht mehr darum, Positivität und Bereitschaft zu zeigen, auf kleinere Weise zu helfen, anstatt nur zu sagen 'Ich habe keine Zeit' (weil niemand die Zeit hat).
3. Verwenden Sie das „Bermuda-Dreieck der Verhandlungen“.
Wenn Sie aufgefordert werden, etwas zu tun, müssen Sie mit drei Variablen arbeiten: Zeit, Ressourcen und Umfang. Diese drei Punkte bilden ein Dreieck, und wenn man nicht aufpasst, kann eine ganze Menge Mühe schnell und auf mysteriöse Weise in der Mitte verschwinden.
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Verhandeln Sie Abweichungen bei einer dieser drei Variablen. Angenommen, Ihr Chef möchte, dass Sie einen neuen Bericht über den allgemeinen Geschäftszustand Ihrer Abteilung erstellen. Vielleicht können Sie es an dem Tag liefern, an dem er / sie es anfordert, aber Sie benötigen etwas Hilfe von der IT, um einige Zahlen für Sie zu ermitteln. Oder vielleicht können Sie liefern, was er / sie verlangt, wenn Sie noch eine Woche Zeit haben. Oder wenn Ihr Vorgesetzter eine bestimmte Kennzahl der Unternehmensgesundheit anstelle des „Gesamtzustands“ untersuchen lassen möchte, kann diese Reduzierung des Umfangs Ihnen helfen, den Bericht fristgerecht zu erstellen, ohne dass zusätzliche Ressourcen erforderlich sind. Du hast die Idee.
4. Seien Sie vorsichtig mit dringend.
Wir geraten oft in Dringlichkeit, auch wenn es nicht wirklich wichtig ist, und bevor wir es wissen, ist ein Tag verflogen. Dringende Anfragen sickern oft von oben herab und können mit Emotionen aufgeladen werden, was es doppelt schwer macht, sie zurückzudrängen.
Aber bevor Sie die Anfrage eilig erfüllen, überlegen Sie sich die Absicht, die Quelle und das Muster davon.
Manchmal wird die dringende Anfrage einfach „weitergereicht“ – sie ist dringend für meinen Chef, also ist sie dringend für Sie –, und es wurde nicht viel über die Anfrage selbst nachgedacht. Es kann durchaus sein, dass die Anfrage auf andere, viel weniger zeitraubende/sensible Weise erfüllt werden kann.
Betrachten Sie als nächstes die Quelle. Wenn es drei Ebenen über Ihrem Chef ist, ist es manchmal am besten, einfach weiterzumachen. Wenn nicht so viel Positionsmacht dahinter steckt, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, seine Dringlichkeit zu bestätigen.
Beachten Sie schließlich, ob die dringende Anfrage Teil eines Musters ist, das Sie sehen. Wenn Sie ein Muster erkennen (z. B. kommen die dringenden Anfragen immer am Ende eines Verkaufsquartals, da alle versuchen, die Zahlen zu treffen), können Sie es antizipieren und Dinge tun, die die damit verbundene Dringlichkeit vermeiden.
Eine bessere Work-Life-Balance ergibt sich also, wenn Sie ein hartes „Ja“ mit einem sanften „Nein“ besser in Einklang bringen können.
