Anmerkung der Redaktion: Inc.com-Kolumnistin Alison Green beantwortet Fragen zu Arbeitsplatz- und Managementproblemen – alles von wie man mit einem Mikromanagement-Chef umgeht um mit jemandem in Ihrem Team über Körpergeruch zu sprechen.
Ein Leser schreibt:
Ich arbeite als Berater für einige kleine gemeinnützige Organisationen. Vor kurzem ist der Manager einer der Organisationen, für die ich arbeite, im Ruhestand. Sie und ich arbeiteten mehrere Jahre zusammen, und unser Kommunikationsstil passte dahingehend, dass wir beide im Allgemeinen lieber E-Mail über das Telefon nutzten (außer für Anrufe, die wir im Voraus planen oder in extremen Notfällen).
Der neue Manager der Organisation ruft mich mehrmals täglich an, um Dinge zu überprüfen, über die ich ihm bereits Updates per E-Mail geschickt habe, oder über Dinge, die wir später weiterverfolgen möchten, bis auf zusätzliche Informationen, auf die ich noch warte . Zu anderen Zeiten ruft er zufällig an, um eine große Gruppendiskussion über etwas zu führen, ohne vorherige Planung. Das ist mehrmals passiert, wenn ich nicht an meinem Schreibtisch war, und dann stellt sich die Frage, wo ich bin und wann ich zurückrufen kann, was bedeutet, dass ich so schnell wie möglich an meinen Schreibtisch gehen muss.
Außerdem hinterlässt er völlig nutzlose Sprachnachrichten, wenn ich nicht antworte, und sagt Dinge wie „Hallo, es ist (Name). Ruf mich zurück.' Ich meine ... wenn Sie eine Mailbox hinterlassen wollen, dann SAGEN Sie in der Mailbox zumindest etwas darüber hinaus, was Sie gerade angerufen haben, was ich schon an den drei verpassten Anrufen sehe, die ich in der Vergangenheit von Ihnen hatte see 20 Minuten.
Diese Dynamik der ständigen Telefonate ist nicht nur nervig und ablenkend, sondern stresst mich auch wirklich. Ich bin ein Berater, kein Angestellter, was bedeutet, dass ich der Organisation gegenüber nicht für meinen Aufenthaltsort und meine Aktivitäten während des Tages verantwortlich bin, solange meine Arbeit erledigt wird (was sie tut), und diese ständige Flut von Anrufen macht Ich fühle mich an meinen Schreibtisch und mein Telefon gefesselt. Und glauben Sie mir, sie zahlen mir kein 'an meinen Schreibtisch gefesseltes' Geld. Darüber hinaus fühle ich mich durch seine zahlreichen „Check-ins“ bei Dingen, an denen ich aktiv arbeite, gehetzt, genervt und mikroverwaltet.
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Mein Freund riet mir, zu versuchen, den neuen Manager in der Kommunikation mit mir zu „schulen“, indem er ihm sagte: „Ich bin telefonisch nicht erreichbar, aber per E-Mail erreichbar“ und indem ich sofort auf alle E-Mails antworte, aber nicht auf meine Telefon. Ich habe das probiert, aber bisher hat es nicht funktioniert. Wenn ich nicht abnehme, kann ich normalerweise mit mehreren verpassten Anrufen rechnen, bis ich endlich in den sauren Apfel beiße und zurückrufe. Und die Themen, wegen denen er anruft, sind niemals „Notfälle“.
Das macht mich wahnsinnig, und je länger ich es weitergehen lasse, desto schwieriger wird es, es aufhören zu lassen. Es ist so weit, dass er und ich sechs, sieben Mal an einem einzigen Tag telefonieren. Gibt es direktere – aber dennoch beruflich akzeptable – Möglichkeiten, ihm zu sagen, dass er mich einfach nicht so oft anrufen kann?
Grün antwortet:
Nun, erstens würde ich den Rat deines Freundes nicht befolgen. Wenn Sie einem Kunden mitteilen, dass Sie nur per E-Mail erreichbar sind, wirkt das als starr und für die Arbeitsweise vieler Kunden nicht realistisch. (Wenn Sie sehr gefragt sind, können Sie natürlich alle möglichen Regeln aufstellen – aber ansonsten müssen Sie ziemlich flexibel sein.)
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Aber Sie können und sollten hier einige Grenzen setzen. Sie haben völlig Recht, dass Sie als Berater mit mehreren Kunden nicht immer und überall für diesen Kunden zur Verfügung stehen.
Und während einige Leute die Art von Hinweisen aufgreifen, die Sie gesendet haben, ist dieser Typ eindeutig nicht. Das bedeutet, dass Sie ein direkteres Gespräch mit ihm darüber führen müssen.
Ich würde so etwas sagen: „Ich möchte darüber sprechen, wie Sie mich am besten erreichen können, wenn Sie mich brauchen. Da ich mehrere Kunden habe, stehe ich normalerweise nicht den ganzen Tag über für Ad-hoc-Telefonate zur Verfügung – aber ich nehme mir gerne Zeit für sie, wenn wir sie im Voraus planen können. Aber als Auftragnehmer teile ich meine Zeit auf mehrere Projekte auf und kann keine Vollzeitverfügbarkeit anbieten. Meine Preise wären sonst viel höher! Aber was ich tun kann, ist ein wöchentliches oder zweimal pro Woche ein ständiges Telefonat mit Ihnen zu vereinbaren, und wir könnten all diese Dinge bei diesen Anrufen durchgehen. Funktioniert das?'
Wenn er sich zurückdrängt, könnten Sie sagen: „Wissen Sie, der Vorteil, einen Berater wie mich für diese Arbeit einzustellen, besteht darin, dass Sie Fachwissen in ___ erhalten, ohne das Vollzeitgehalt und die Zusatzleistungen zu zahlen, die Sie zahlen würden, um jemanden zu beschäftigen Mitarbeiter, die das machen. Aber die Kehrseite davon ist, dass ich nicht die ganze Zeit verfügbar bin, wie es ein Vollzeitangestellter sein könnte; Ich habe andere Kunden und andere Verpflichtungen auf meinem Terminplan. Im letzten Monat habe ich angefangen, mehrmals täglich Anrufe von Ihnen zu erhalten, oder es wurde erwartet, dass ich in letzter Minute an Gruppenanrufen teilnehme. Als externer Berater kann ich das nicht. Aber ich würde gerne wöchentlich oder zweimal pro Woche ein ständiges Telefonat für uns vereinbaren.'
Wenn er damit einverstanden ist, kann man davon ausgehen, dass er nicht mehr so oft außerhalb Ihrer geplanten Telefonate anruft. Aber wenn er fortfährt, können Sie die meisten dieser Anrufe an die Voicemail weiterleiten lassen und ihm später am Tag eine kurze E-Mail schreiben, in der Sie sagen: „Ich habe Ihre Voicemail. Wird heute die meiste Zeit nicht frei sein – kann es auf unseren Anruf am Freitag warten?' (Das heißt, es ist klug, bereit zu sein, zu antworten etwas dieser Last-Minute-Anrufe - das heißt ein oder zwei pro Woche, nicht zwei pro Tag. Berater, die zumindest etwas flexibler sind, sind in der Regel wertvoller.)
Eine andere Möglichkeit, wenn es so weitergeht, besteht darin, ihm zu sagen, dass Sie bei der von ihm angeforderten Verfügbarkeit Ihre Preise erhöhen müssen, um dies zu decken (wenn Sie dies zu einem höheren Preis tun möchten - aber möglicherweise nicht.) bereit, dies um jeden Preis zu tun, was auch in Ordnung ist).
Denken Sie jedoch bei all dem daran, dass Sie wissen müssen, wie viel Sie bereit sind, dies zu treiben. Sind Sie bereit, den Kunden deswegen zu verlieren? Es ist möglich, dass er entscheidet, dass er lieber mit jemandem arbeiten möchte, der häufiger verfügbar ist. Wenn dies ein Ergebnis ist, das Sie nicht tolerieren möchten, sollten Sie Ihren Ansatz entsprechend ändern.
Sie möchten eine eigene Frage stellen? Sende es zu alison@askamanager.org .
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