Etwas weniger Konversation

Wann war der Sie haben das letzte Mal ein Meeting angesetzt und statt der drei Leute, die wirklich dabei sein mussten, acht Leute eingeladen, nur weil Sie nicht wollten, dass sich jemand ausgeschlossen fühlt?

Wann haben Sie das letzte Mal eine unternehmensweite E-Mail verschickt, in der so etwas stand wie: „Hey, Kaffeetrinker aufgepasst: Wenn Sie die Kanne leer haben, machen Sie eine andere!“ obwohl es eigentlich nur eine Person gibt, die gegen diese Regel verstößt (und sie ist Ihre Mitgründerin)?

Wann haben Sie das letzte Mal mit einem Programmierer, der nichts mit der Broschüre zu tun hat, aber sicher weiß, dass er Orange nicht mag, über die Farbpalette der neuen Broschüre diskutiert?

Dies sind Symptome einer häufigen Krankheit: zu viel kommunikation .

Heute wissen wir alle, dass Kommunikation sehr wichtig ist und dass viele organisatorische Probleme durch mangelnde Kommunikation verursacht werden. Die meisten Leute versuchen, dieses Problem zu lösen, indem sie den Kommunikationsaufwand erhöhen: alle in einer E-Mail ansprechen, lange Besprechungen abhalten und die gesamte Belegschaft einladen und alle um zwei Cent bitten, bevor sie eine Entscheidung umsetzen.

Aber die Kommunikationskosten summieren sich schneller als Sie denken, insbesondere bei größeren Teams. Was früher mit drei Leuten in einer Garage funktioniert hat, die alle miteinander reden, funktioniert einfach nicht mehr, wenn die Mitarbeiterzahl 10 oder 20 erreicht. Jeder, der nicht an diesem Meeting teilnehmen muss, zerstört die Produktivität. Jeder, der diese E-Mail nicht lesen muss, wird dadurch abgelenkt. Irgendwann ist Überkommunizieren einfach nicht effizient.

Ein besonders heimtückisches Problem für schnell wachsende Start-ups. Wenn Sie sehr klein sind und gerade erst anfangen, haben Sie nicht so viele Leute, also dauert es nicht wirklich lange, alle auf dem Laufenden zu halten. Aber je größer Sie werden, desto mehr Menschen können potenziell an einer bestimmten Diskussion beteiligt werden, und die Menge an Dingen, die Sie als Unternehmen tun, nimmt zu, und die Zeit, die Sie mit übermäßiger Kommunikation verschwenden können, wird zu einem ernsthaften Problem.

Wenn Unternehmen expandieren, spezialisieren sich die Mitarbeiter in ihnen. An einem solchen Punkt werden einige Manager zu dem Schluss kommen, dass sie das Problem haben, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Aber oft haben sie das Problem, Leute davon abzuhalten, sich einzumischen, wenn bereits genug kluge Leute an etwas arbeiten.

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Es ist nicht so, dass Bob in der Buchhaltung nichts Nützliches über die Fotografie für die neue Werbekampagne zu sagen hätte. Ja, Bob hat einen Master in Bildender Kunst. Ja, Bob ist ein Amateurfotograf. Und vielleicht hat er sogar einen besseren Geschmack als die Leute im Marketing. Trotzdem sollte Bob dem Marketingmanager nicht sagen, was er zu tun hat, weil es einfach nicht effizient ist. Tatsächlich ist es sehr ineffizient.

Die Kosten der Überkommunikation innerhalb von Organisationen wurden von Fred Brooks in seinem 1975 erschienenen Buch konkretisiert. Der mythische Mann-Monat . Brooks half bei der Durchführung des OS/360-Projekts bei IBM und baute ein riesiges Betriebssystem für die Mainframes des Unternehmens auf. Damals waren Computer große, raumgroße, wassergekühlte Maschinen, manchmal mit massiven 256.000 Byte Hauptspeicher. OS/360 war wahrscheinlich das größte Softwareprojekt, das jemals versucht wurde. Und es war monumental spät.

Jedes Mal, wenn ein Aspekt des Projekts hinter dem Zeitplan zurückblieb, beauftragte IBM einige weitere Personen mit der Aufgabe. Und was Brooks bemerkte, was die Leute immer noch überrascht, ist, dass dies nicht funktioniert hat. Seine Beobachtung wurde als Brooks' Gesetz bekannt: Das Hinzufügen von Personen zu einem späten Projekt führt dazu, dass es noch später ausgeführt wird.

Lesen Sie diesen Satz noch einmal, denn er ist nicht intuitiv. Brooks hat herausgefunden, dass das Hinzufügen von Personen zu einem Projekt es bringt weiter hinter dem Zeitplan .

Wie kann das sein? Wenn Sie einem Team eine neue Person hinzufügen, muss diese Person mit allen anderen Personen im Team kommunizieren und sich koordinieren. Das klingt nicht nach einer großen Sache, ist es aber. Das neue Kind weiß nicht, was los ist, also muss jemand anderes im Team – jemand, der erst letzte Woche produktiv gearbeitet hat – seine oder ihre Arbeit unterbrechen und diesem Neuling zeigen, wie es geht.

Je größer das Team, desto schlimmer wird es. Wenn Sie ein Team von einer Person haben, haben Sie keine Kommunikationsanforderungen. Keiner.

Fügen Sie eine zweite Person hinzu, und jetzt haben Sie eine einzige Verbindung: Adam und Mary müssen ab und zu miteinander sprechen.

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Fügen Sie nun eine dritte Person hinzu, sagen wir Srinivas, und plötzlich sind wir von einer Verbindung zu drei übergegangen, da Srinivas mit Adam und Maria sprechen muss.

Fügen Sie eine vierte Person hinzu. Mir gehen hier die Namen aus, die mir helfen können -- OK: Britney. Wenn wir sie hinzufügen und sie sich mit allen abstimmen muss, erhalten Sie sechs Verbindungen.

Für mathematisch Interessierte lautet die Formel: Wenn Sie n Personen in Ihrem Team haben, gibt es (keine^zwei-n)/2 Verbindungen. Dieses Diagramm veranschaulicht, wie dies zu einem Problem wird:

Wie Sie sehen, steigen die Kommunikationskosten ziemlich schnell an, bis in großen Teams jeder nur noch Zeit hat, sich mit allen anderen abzustimmen – und niemand seine Arbeit erledigt. Im Jahr 2006 schrieb Moishe Lettvin, ein ehemaliger Programmierer bei Microsoft, einen Blog-Beitrag, in dem er das Jahr beschrieb, in dem er die Liste der Elemente koordinierte, die in einem Menü in Windows Vista enthalten sein sollten – dem Menü, mit dem Sie Ihren Computer ausschalten. (Sehen Das Windows-Shutdown-Crapfest .) Lettvin stellte fest, dass 43 Leute alle eine Stimme bei der Gestaltung dieses einen Menüs hatten. Dreiundvierzig! Nach der Formel von Brooks bedeutet das, 903 Verbindungen zu verwalten. Lettvin sagt, er habe so viel Zeit mit Koordinationsaufgaben verbracht, dass er in 12 Monaten weniger als 200 Zeilen Code produziert habe.

Als Chef müssen Sie Wege finden, um Kommunikationswege zu reduzieren. Eliminieren Sie unternehmensweite Mailinglisten – oder berechnen Sie mindestens 1,50 US-Dollar, um sie zu veröffentlichen. Hören Sie auf, große Meetings abzuhalten. Sie brauchen eine Kultur, in der die Leute nicht verkrampft werden, weil sie nicht in ein Meeting einbezogen wurden, was bedeutet, dass Sie eine Kultur brauchen, die die Leute für ihre Arbeit belohnt und die Einmischung in die Arbeit anderer Leute missbilligt.

Und weisen Sie bei jedem Projekt eine Person zu, die dafür sorgt, dass die Kommunikation stattfindet – aber nur die richtige Kommunikation. Andernfalls wird das Team einfach anfangen, lange Meetings mit allen dort zu haben, und ehrlich gesagt werden die Leute Kontakte knüpfen und aufblähen und reden und über Dinge streiten, die ihnen nicht wirklich wichtig sind, nur um ihre eigene Stimme zu hören.

Ich denke, dies ist wahrscheinlich einer der Fälle, in denen der alte Führungsstil der 1950er Jahre aus Versehen etwas richtig gemacht hat. In diesen General Motors-ähnlichen Unternehmen hatten sie zumindest eine Vorstellung davon, wie sich Informationen in ordentlichen, reglementierten Organigrammen nach oben und unten bewegen müssen, was ein gewisses Maß an Anerkennung zeigte, dass die richtige Antwort nicht darin besteht, dass jede einzelne Person in der Organisation dies tun muss achte auf alles.

Als Sie Ihr Unternehmen gegründet haben, haben Sie wahrscheinlich großartige Arbeit in der Kommunikation geleistet. Jeder hat sich alles erzählt. Und Ihre Kunden waren begeistert, denn wenn sie anriefen, um nach ihrer Bestellung zu fragen, wusste jeder, wo sie war. Aber wenn man größer wird, kann man nicht immer jedem von jeder Bestellung erzählen, also muss man spezielle Kommunikationssysteme erfinden, damit genau die richtigen Leute davon erfahren und niemand anderes. Nicht, weil es vertraulich ist. Weil es Zeitverschwendung ist.

Joel Spolsky ist Mitbegründer und CEO von Fog Creek Software und Gastgeber des beliebten Blogs Joel on Software. Ein Archiv seiner Kolumnen finden Sie unter www.inc.com/author/joel-spolsky .