Jeff Bezos hat vor kurzem PowerPoint aus Meetings bei Amazon verbannt und darauf bestanden, dass Meetings stattdessen damit beginnen, dass die Teilnehmer schweigend ein gedrucktes Dokument lesen, das die Informationen enthält, die zur Diskussion des Problems erforderlich sind.
Dies ist nicht überraschend, wenn man bedenkt, dass es bedeutende wissenschaftliche Untersuchungen gibt, die zeigen, dass die Verwendung von PowerPoint die organisatorische Intelligenz reduziert. PowerPoint durch „Briefing-Dokumente“ zu ersetzen (wie es Bezos getan hat) ist jedoch nicht nur gute Wissenschaft; Es ist auch ein unglaublich kluger finanzieller Schachzug aus den folgenden drei Gründen:
- Es spart Zeit. PowerPoint kommuniziert mit der Geschwindigkeit, mit der der Moderator spricht; ein Briefing-Dokument kommuniziert in der Geschwindigkeit, die das Publikum liest. Eine Präsentation, die eine Stunde (ohne Unterbrechungen oder Diskussion) dauern würde, wird auf nur fünf Minuten verdichtet.
- Es spart Zeit. Da ein Briefing-Dokument die wichtigen Informationen zu Beginn des Meetings liefert, sind alle buchstäblich „auf der gleichen Seite“ und die Diskussion wird kürzer und zielgenauer. Da für eine Präsentation außerdem ein Moderator benötigt wird, Muss nahm an der Sitzung teil, um die Informationen zu erhalten. Mit einem Briefing-Dokument können Personen, die nur die Informationen benötigen (aber nicht teilnehmen müssen), das Dokument einfach lesen und das Meeting überspringen.
- Es spart Zeit. Ein Briefing-Dokument eliminiert die drei schlimmsten PowerPoint-Zeitfresser: a) 'Sie-können-diese-Jello-nicht-an-der-Wand-Präsentationen-anheften', b) 'Ich-habe-ich-nicht-vorbereitet' -mit-my-standard-slide-deck' Präsentationen; und, das Schlimmste von allem, c) 'Um-der-Liebe-zu-Gott-willst-du-bitte-zum-verdammten Punkt-kommen?' Präsentationen.
Habe ich schon erwähnt, dass es Zeit spart? Gut, denn wie ich bereits erwähnt habe, verbringt die durchschnittliche Führungskraft etwa 50 Prozent ihrer Zeit in Meetings (von denen ein Drittel völlig nutzlos ist). Dies ist ein enormer Produktivitätsverlust, der über die berüchtigte Fähigkeit von PowerPoint hinausgeht, die organisatorische Intelligenz zu reduzieren.
Machen wir also die Zahlen. Da Briefing-Dokumente (mindestens) doppelt so zeiteffizient sind wie PowerPoint und dazu neigen, die nutzlosesten Meetings zu eliminieren, hat Bezos durch das Ersetzen von PowerPoint durch Briefing-Dokumente die unternehmensweite Managementproduktivität effektiv um mindestens 25 Prozent.
Ich forsche und schreibe seit über 20 Jahren über Bürotechnik und Managementtechnik. Es gibt, wenn überhaupt, nur wenige Technologien oder Techniken, die, wenn sie implementiert werden, auch nur annähernd so dramatisch positive Auswirkungen auf die Produktivität haben.
Aber das ist nicht alles. Das Verbot von PowerPoint zugunsten von Briefing-Dokumenten kostet Bezos und Amazon genau 0,00 US-Dollar. Für alle praktischen Zwecke ist das ein ROI von, nun ja, unendlich.
Ziemlich schlau, oder?
