Mitarbeitervorschlagssysteme

Der Begriff „Vorschlagssysteme für Mitarbeiter“ bezieht sich auf eine Vielzahl von Bemühungen, die Unternehmen unternehmen, um Beiträge von ihren Mitarbeitern zu erbitten und zu nutzen, um Kosteneinsparungen zu erzielen oder die Produktqualität, die Arbeitsplatzeffizienz, den Kundenservice oder die Arbeitsbedingungen zu verbessern. Diese Bemühungen reichen vom einfachen Platzieren von Vorschlagsboxen in öffentlichen Bereichen bis hin zur Implementierung formeller Programme mit Ausschüssen, um Ideen und Belohnungen für diejenigen zu überprüfen, die angenommen werden. Die generierten Ideen können von einfachen Verbesserungen der Arbeitslebensqualität reichen, wie etwa die Aufstellung eines Kühlschranks in der Kaffeestube, bis hin zu größeren Rationalisierungsproblemen, die dem Unternehmen Tausende von Dollar pro Jahr sparen können, wie etwa die Umstellung aller Mobiltelefone von Verkäufern von Einzelverträgen auf Gruppenverträge mit einem Discounter. „Vorschlagsprogramme schaffen eine Win-Win-Situation“, schrieb Kate Walter in HR-Magazin . 'Mehr Engagement und Input für die Arbeitnehmer und verbesserte Effizienz und Kosteneinsparungen für die Arbeitgeber.'

'Unternehmen, die effektive Vorschlagssysteme einrichten, stellen fest, dass ihre Mitarbeiter großartige Ideen haben, die Kosten senken, den Umsatz steigern, die Effizienz verbessern oder mehr Qualität produzieren können', sagte Charles Martin, Autor von betriebliches Vorschlagswesen: Produktivität und Gewinn steigern . „Mitarbeiter arbeiten besser als Team zusammen und reichen oft Ideen als Team ein. Und sie fangen an, eher wie Manager zu denken und über den Rahmen ihrer eigenen Arbeit hinauszuschauen.'

Einige Unternehmen gehen davon aus, dass Verbesserungsvorschläge informell und ohne explizite Aufforderung auftauchen, da sie ein offenes Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Management pflegen. Experten weisen jedoch darauf hin, dass formale Vorschlagswesen die Mitarbeiter dazu anregen, über ihren Job nachzudenken und sich am Betrieb des Unternehmens beteiligen zu wollen. Formale Vorschlagssysteme lassen Mitarbeiter wissen, dass ihre Ideen geschätzt werden. Solche Systeme können sogar die Motivation steigern und die Loyalität und Teamarbeit der Mitarbeiter fördern. Und diese Vorteile kommen zusätzlich zu den positiven Auswirkungen des betrieblichen Vorschlagswesens auf das Unternehmensergebnis. „Es ist nicht zu leugnen, dass der wahre Experte die Person ist, die die Arbeit erledigt; Daher ist dies der beste Ort, wenn Verbesserungen angestrebt werden“, sagte der Berater Tomas Jensen, Präsident des Zentrums für die Entwicklung von Vorschlagssystemen, gegenüber Susan Wells HR-Magazin . 'Millionen von Dollar werden gespart, indem man auf das größte Kapital des Unternehmens hört – seine Humanressourcen.' Wells sprach weiter über eine Studie der Employee Involvement Association (EIA), die 2003 in 47 Unternehmen, in denen 450.000 Menschen an Programmen teilnahmen, Einsparungen von mehr als 624 Millionen US-Dollar aufdeckte.

ELEMENTE EINES ERFOLGREICHEN VORSCHLAGSYSTEMS

„Ziel eines erfolgreichen Vorschlagswesens ist es, das Ideenreservoir und das kreative Denken aller Mitarbeiter zur Verbesserung des Arbeitsprozesses und der Produkte zu erschließen“, schreibt Robert F. Bell in IIE-Lösungen . 'Um dies zu tun, müssen alle den Prozess richtig verstehen, die Unterstützung des Systems durch das Management, Ermutigung und sinnvolle Belohnungen sowie eine Struktur, die sicherstellt, dass nichts durch das Raster fällt.' Die Elemente eines erfolgreichen Vorschlagswesens lassen sich in vier Hauptbereiche unterteilen: Managementunterstützung, Programmstruktur, Sichtbarkeit und Beförderung des Programms sowie Anerkennung und Belohnung.

Management-Unterstützung

Das erste Element eines erfolgreichen betrieblichen Vorschlagswesens besteht darin, die Zustimmung des Top-Managements zu demonstrieren. Manager müssen Enthusiasmus und Engagement für das Programm zeigen, wenn es die gewünschten Ergebnisse erzielen soll. Ein Kleinunternehmer könnte damit beginnen, seine Vision für das Unternehmen mit den Mitarbeitern zu teilen. Mitarbeiter, die die Gesamtmission des Unternehmens verstehen, reichen eher wertvolle Ideen ein, die dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen. Der nächste Schritt könnte sein, sicherzustellen, dass die Vorgesetzten das Vorschlagswesen unterstützen und sich dadurch nicht bedroht fühlen. Wichtig ist auch, dass Führungskräfte das Thema häufig in Meetings ansprechen und die positiven Ergebnisse der Mitarbeitervorschläge in die periodischen Fortschrittsberichte einfließen lassen. Manager sollten auch ermutigt werden, selbst Vorschläge einzureichen, obwohl sie im Allgemeinen nicht für Ideen belohnt werden sollten, die in ihre normale strategische Planungsverantwortung fallen.

Programmstruktur

Das nächste Element eines erfolgreichen betrieblichen Vorschlagswesens ist die Struktur. Experten empfehlen, die Verantwortung für die Programmentwicklung und -implementierung einem einzigen Administrator zu übertragen. Diese Person sollte mit der Auswahl eines Ausschusses von Mitarbeitern – aus allen Teilen der Organisation und aus verschiedenen demografischen Gruppen – beginnen, um die verschiedenen Phasen zu verwalten. Der Administrator und der Mitarbeiterausschuss sollten dann klare Regeln entwickeln, um die Bemühungen der Mitarbeiter bei der Bereitstellung von Vorschlägen zu leiten. Vorschlagsprogramme sind in der Regel erfolgreicher, wenn Mitarbeiter ermutigt werden, im Rahmen ihrer eigenen Berufserfahrung sinnvolle Vorschläge zu machen. 'Das eigentliche Ziel besteht darin, so viele Ideen wie möglich zu generieren und im Laufe der Zeit die Qualität der Vorschläge durch Feedback und Ermutigung zu verbessern', bemerkte Bell. Es ist wichtig, eine klare Grundsatzerklärung zu entwickeln, die alle Aspekte des Vorschlagswesens abdeckt und sicherzustellen, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter dieses verstehen. Wenn Mitarbeiter den Prozess als offen und ehrlich betrachten, hilft dies, jeden Verdacht hinsichtlich der Überprüfung und Belohnung von Ideen auszuräumen.

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Programmsichtbarkeit

Ein weiteres wichtiges Element eines erfolgreichen Vorschlagswesens ist die Sichtbarkeit. Schließlich ist von Mitarbeitern die Teilnahme an einem Programm nicht zu erwarten, wenn sie nicht darauf aufmerksam gemacht werden. Experten empfehlen, Vorschlagsprogramme sehr öffentlich zu starten, mit Ankündigungen, Newslettern, Partys usw. Die Mitarbeiter sollten die Idee haben, dass das Management beabsichtigt, alle Vorschläge vollständig zu berücksichtigen und die besten Pläne rechtzeitig umzusetzen. Auch das Vorschlagswesen selbst sollte breit bekannt gemacht und gefördert werden. Beispiele für mögliche Systeme sind der bekannte Vorschlagskasten mit schriftlichen Formularen; das altmodische Schwarze Brett zum Posten von Ideen und Ergebnissen; eine spezielle gebührenfreie Telefonleitung, über die Mitarbeiter Vorschläge einreichen können; oder komplexere Systeme, die auf E-Mail oder Postings auf einer dedizierten Website basieren. Nach der Einführung des Systems ist es wichtig, laufende Werbeaktivitäten nachzuverfolgen, um das Interesse der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Anerkennung und Belohnungen

Ein weiteres wichtiges Element eines erfolgreichen betrieblichen Vorschlagswesens ist die Anerkennung der Teilnehmer und die Belohnung guter Ideen. Mitarbeiter nehmen viel eher an einem Vorschlagswesen teil, wenn die von ihnen eingereichten Ideen schnelle und durchdachte Antworten vom Management erhalten. Experten empfehlen, einen Zeitplan festzulegen, in dem der Eingang einer Idee bestätigt wird (von 24 Stunden bei elektronischen Systemen bis zu einer Woche bei traditionelleren Systemen). Dann sollte den Mitarbeitern innerhalb von 30 Tagen mitgeteilt werden, ob ihre Ideen übernommen werden oder nicht. Auch in Fällen, in denen eine Idee nicht verwendet wird, sollte dem Mitarbeiter, der sie eingereicht hat, für seine Teilnahme am Programm gedankt werden. Hilfreich kann es sein, Mitarbeitern, die zum ersten Mal eine Idee in das Vorschlagswesen einreichen, eine kleine, greifbare Belohnung wie ein T-Shirt, einen Kugelschreiber oder einen Regenschirm auszuhändigen.

Für den Erfolg eines Vorschlagswesens ist es auch wichtig, die eingesetzten Vorschläge und deren positive Wirkung auf das Unternehmen bekannt zu machen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, könnte darin bestehen, ein jährliches Abendessen zu veranstalten, bei dem die Personen geehrt werden, die im Laufe des Jahres Vorschläge gemacht haben. Viele Unternehmen etablieren auch Belohnungssysteme für Mitarbeiterideen, die zu Kosteneinsparungen oder Prozessverbesserungen führen. Einige Unternehmen verteilen beispielsweise einen Bruchteil aller Einsparungen des betrieblichen Vorschlagswesens im Rahmen ihrer jährlichen Erfolgsbeteiligung. Experten räumen ein, dass es kompliziert sein kann, ein angemessenes Belohnungssystem zu entwickeln, das wertvolle Mitarbeiterbeiträge anerkennt, ohne bei den Kollegen Eifersucht und Ressentiments zu erzeugen. Einige schlagen vor, diese Aufgabe am besten an einen Mitarbeiterbeirat zu delegieren. Der Schlüssel besteht darin, Ideen basierend auf Faktoren wie Innovation und Einfallsreichtum sowie den monetären Wert bei der Festlegung von Belohnungen zu bewerten.

GEMEINSAME GRÜNDE VORSCHLAGSYSTEME VERFALLEN

„In manchen Unternehmen schicken die Mitarbeiter eine Flut von nützlichen Ideen an das obere Management. In anderen sind die Böden von Vorschlagsboxen mit Staub bedeckt“, schrieb ein Beitrag zu Führungskraft weiblich . 'Was ist der Unterschied? Es ist nicht die Qualität der Mitarbeiter, sondern die Qualität der Führung, die sie erhalten.“ Es gibt eine Reihe von Gründen dafür, dass Vorschlagssysteme bei den Mitarbeitern keine positive Resonanz finden. In seinem Artikel für IIE-Lösungen , skizzierte Bell einige häufige Probleme, mit denen Unternehmen bei der Implementierung und Verwaltung von Vorschlagssystemen konfrontiert sind.

Mitarbeiter können beispielsweise zögern, Vorschläge zu machen, wenn sie glauben, dass das Management nicht wirklich an ihren Ideen interessiert ist. Wenn das Unternehmen nur lauwarm zu Vorschlägen einlädt oder eine Atmosphäre schafft, die als einschüchternd empfunden werden könnte, sind Mitarbeitervorschläge unwahrscheinlich. Das Unternehmen würde wahrscheinlich ähnliche Probleme bei der Einholung von Vorschlägen haben, wenn dem Management unklar wäre, wer zur Teilnahme an dem Programm eingeladen wurde, oder die Teilnahme zu strenge Regeln aufstellte.

Andere häufige Probleme mit betrieblichen Vorschlagswesen sind die Reaktion des Managements auf Vorschläge. Es ist unwahrscheinlich, dass Mitarbeiter an dem Programm teilnehmen, wenn sie langsam oder gar nicht auf ihre Vorschläge reagieren. Ein Vorschlagswesen scheitert auch dann, wenn es keine klare Erklärung für die Annahme oder Ablehnung von Vorschlägen gibt oder wenn Mitarbeiter der Ansicht sind, dass das Management voreingenommene Urteile über die zu genehmigenden Vorschläge trifft. Schließlich neigen Vorschlagssysteme dazu, einer Organisation Probleme zu bereiten, wenn die Belohnungen für gute Ideen inkonsistent oder unvorhersehbar sind.

LITERATURVERZEICHNIS

Bell, Robert F. 'Ein effektives Vorschlagswesen aufbauen'. IIE-Lösungen . Februar 1997.

Chanesky, Wayne S. 'Das Suggestion-Box-Syndrom'. Moderne Maschinenhalle . Februar 2006.

Dempsey, Mary. 'Macht der Vorschläge.' Crains Detroit-Geschäft . 6. März 1995.

Martin, Karl. betriebliches Vorschlagswesen: Produktivität und Gewinn steigern . Knackige Veröffentlichungen, 1997.

'Rückgabe der Vorschlagsbox.' Industriewoche . 19. Januar 1998.

wie viel ist charlie wilson wert

'Sechs Wege, um großartige Ideen von Mitarbeitern zu bekommen.' Führungskraft weiblich . März-April 1996.

Ulfelder, Steve. 'Beyond the Suggestion Box: Wie Führungskräfte in den Best Places-Unternehmen den freien Fluss von Ideen, Vorschlägen und Innovationen fördern.' Computerwelt . 27. Juni 2005.

Walter, Kate. 'Mitarbeiterideen verdienen Geld.' HR-Magazin . April 1996.

Wells, Susan J. 'Von Ideen zu Ergebnissen.' HR-Magazin . Februar 2005.