Hinweis: Dieser Beitrag wurde am 20.03.20 aktualisiert.
Wenn Sie aufgrund des Ausbruchs des Coronavirus plötzlich viel mehr Zeit damit verbringen, Ihre Kollegen über eine Zoom-Videokonferenz zu betrachten, sind Sie nicht allein. Wenn Sie Videokonferenzen nicht gewohnt sind, kann dies zunächst ein wenig einschüchternd sein.
Glücklicherweise gibt es Best Practices, die Sie anwenden können, z. Beides trägt wesentlich dazu bei, ein produktives und ansprechendes Meeting mit Ihrem Remote-Team zu fördern.
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Hier sind ein paar zusätzliche Tipps, um das Beste aus Ihren Zoom-Meetings herauszuholen.
1. Verwenden Sie einen Warteraum
Wenn Sie viele Besprechungen haben, insbesondere bei einem vollen Kalender, besteht immer die Möglichkeit, dass sich die Person oder Personen in Ihrer nächsten Besprechung einige Minuten früher anmelden, oder eine Besprechung kann lange dauern. Glücklicherweise verfügt Zoom über eine Warteraumfunktion, mit der Sie neue Teilnehmer dort platzieren können, anstatt nur in Ihrem Besprechungsraum zu erscheinen.
Melden Sie sich dazu auf Zoom.com bei Ihrem Konto an, wählen Sie Einstellungen und scrollen Sie nach unten zu Besprechung (erweitert), wo Sie den Warteraum ein- oder ausschalten können.
2. Erstellen Sie wiederkehrende Meetings
Wenn Sie sich regelmäßig mit denselben Personen treffen, können Sie innerhalb von Zoom ein wiederkehrendes Meeting erstellen, das dieselben Einstellungen sowie denselben Meeting-Link verwendet. Auf diese Weise können Sie ganz einfach einen Zeitplan erstellen, und da Ihre persönliche Besprechungseinladung nicht verwendet wird, können Sie verschiedene Teilnehmergruppen getrennt halten. Melden Sie sich einfach bei Zoom an, wählen Sie „Meetings“ und dann „Meeting planen“. Klicken Sie dann auf das Kästchen für 'Wiederkehrende Besprechung'.
3. Verwenden Sie die Aufmerksamkeitsverfolgung
Eines der schwierigsten Dinge, wenn Sie ein Meeting veranstalten, insbesondere wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben, ist, dass Sie Ihre Teilnehmer nur schwer sehen können. Natürlich arbeiten einige dieser Teilnehmer wahrscheinlich an etwas anderem oder schenken Ihnen nicht ihre volle und ungeteilte Aufmerksamkeit. Wenn dies ein Problem darstellt, können Sie die Funktion 'Aufmerksamkeitsverfolgung' aktivieren, die Sie informiert, wenn einer Ihrer Teilnehmer ein anderes Fenster vor Zoom verschoben hat. Diese Funktion befindet sich auch in den erweiterten Besprechungseinstellungen.
4. Fordern Sie die Kontrolle über einen anderen Desktop an
Manchmal wäre es so viel einfacher, einem Kollegen bei der Diagnose eines Problems oder der Arbeit an einem Projekt zu helfen, wenn Sie neben dieser Person sitzen könnten. Obwohl Zoom dieses Problem nicht vollständig gelöst hat, können Sie die Kontrolle über den Desktop Ihres Teilnehmers anfordern. Sie müssen die Anfrage genehmigen, aber Sie können ihren Cursor mit Ihrer eigenen Maus und Tastatur bewegen, was besonders für Demos oder technischen Support hilfreich ist.
5. Achten Sie auf Ihren Hintergrund
Wir schenken dem, was hinter uns liegt, normalerweise nicht viel Aufmerksamkeit, bis wir uns in ein Meeting einloggen und uns selbst sehen können. Dann merkt man oft, dass es sich vielleicht gelohnt hätte, dem, was alle anderen sehen, etwas mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Wenn Sie keine großartige Option haben, verfügt Zoom über einen 'virtuellen Hintergrund', den Sie in der Zoom-App auf Ihrem Laptop einstellen können.
6. Zeichnen Sie Ihre Meetings auf
Mit der kostenlosen Version von Zoom können Sie Anrufe auf Ihrem Computer aufzeichnen, was insbesondere für Besprechungen und Demos praktisch ist. Die kostenpflichtige Version ermöglicht es Ihnen auch, Aufzeichnungen in der Cloud zu speichern, was das Teilen mit Teammitgliedern später durch einfaches Versenden eines Links per E-Mail erleichtert.
7. Verbessere dein Aussehen
Wenn Sie ein wenig Spaß haben möchten oder ein Meeting haben, bevor Sie sich vollständig auf den Tag vorbereiten konnten, können Sie die Einstellung 'Mein Aussehen auffrischen' wählen. Wählen Sie in der Zoom-App auf Ihrem Laptop 'Einstellungen' und dann 'Videoeinstellungen', um einen subtilen hautglättenden Effekt hinzuzufügen.
Bonus: Verwenden Sie ein gutes Paar Ohrstöpsel oder Kopfhörer
Es ist wichtig, dass Ihr Team Sie gut hört, insbesondere wenn Sie an einem Ort arbeiten, an dem Hintergrundgeräusche auftreten können. Das gleiche gilt für die Fähigkeit, sie zu hören. Ich bin ein persönlicher Fan der Apple AirPods Pro, aber ehrlich gesagt, jeder bezahlte kabelgebundene oder kabellose Kopfhörer reicht aus.
Übrigens, wenn Sie neu in Videokonferenzen sind, hat Zoom auch eine wirklich hilfreiche Ressourcenleitfaden zur Unterstützung von Teams, die von Covid-19 betroffen sind. Es umfasst kostenlose Schulungen sowie eine Handvoll Best Practices, mit denen Sie Ihr Team in Verbindung halten können.
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