Am Telefon habe ich mich immer wohl gefühlt. So bin ich in einer Pre-E-Mail/Text-Welt aufgewachsen. Natürlich nutze ich SMS und E-Mails zu meinem Vorteil, wenn ich kein Gespräch brauche, aber das Telefon hat seine Vorteile. Echtes Hin und Her kann per Telefon tatsächlich viel weniger Zeit in Anspruch nehmen. Natürlich kann eine unsachgemäße Verwaltung auch ein Zeitfresser sein. Manche Leute dröhnen während eines Anrufs immer weiter, ohne sich um die Produktivität anderer zu kümmern.
Sie können die Kontrolle über Telefongespräche übernehmen, sodass Sie die Vorteile von Anrufen nutzen können, ohne Zeit zu verlieren. Hier ist, wie ich es mache, zusammen mit weiteren Einblicken von meinen Inc.-Kollegen.
1. Planen Sie im Voraus.
Wenn die Zeiten beschäftigt sind und ich Anrufe nicht verschieben kann, mache ich sie effizienter, indem ich vor dem Anruf eine bestimmte Agenda aufschreibe. Ich stelle sicher, dass die Aufzählungspunkte in einer logischen Reihenfolge und organisiert sind. Wenn ich dann ans Telefon gehe, teile ich zu Beginn die Agenda mit, damit der Anruf verwaltet wird. Vor allem halte ich mich an die Agenda.
2. Stellen Sie vorher Fragen.
Ich bekomme viele „schnelle Anrufe“-Anfragen, und leider stellen sich viele von ihnen als Anfragen für Dinge heraus, die ich nicht kann oder nicht gut kann. Also arbeite ich wirklich hart, um sicherzustellen, dass der Anruf nicht meine Zeit oder die der anderen Person verschwendet. Ich bitte immer um zusätzliche Informationen oder eine kurze Zusammenfassung der Absichten des Anrufs, und wenn es nicht klar erscheint, frage ich immer wieder nach. Klingt hart, aber nur so weiß ich, ob ein Anruf für uns beide Sinn macht... und so kann ich während des Anrufs zumindest einigermaßen intelligent wirken. Jeff Haden – Bedienungsanleitung
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3. Haben Sie ein klares Ziel.
Ein sehr kluger Unternehmer schlug mir vor kurzem vor, dass jedes Meeting und jedes Telefonat ein bestimmtes Ziel haben sollte, und wenn dieses Ziel erreicht ist, sollte das Telefonat beendet werden. Das ist ein großartiger Ansatz, sowohl um zu verhindern, dass Anrufe zu lange dauern, als auch um das Gespräch auf dem Punkt zu halten. Wenn Sie schon eine Weile geredet haben, halten Sie inne und fragen Sie sich, ob das, was Sie sagen, den Anruf zum Ziel führt. Wenn nicht, dann hör auf und fokussiere das Gespräch neu. Wenn Sie sich nicht sicher sind, unterbrechen Sie sich und fragen Sie die Gesprächspartner, ob das, was Sie sagen, ihnen hilft, ihre Ziele zu erreichen. Minda Zetlin – Die entspannte Anführerin
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4. Überspringen Sie die Höflichkeiten.
Im Laufe meiner Karriere habe ich gelernt, dass ich bei meinen Telefonaten und Skype-Gesprächen äußerst effizient sein muss, um meine Arbeit zu erledigen. Die erste Frage, die ich immer stelle, lautet: „Ist dieser Anruf notwendig – fördert er meine Ziele?“ Wenn nicht, dann tue ich es nicht. Dann, wenn ich telefoniere, versuche ich, das Gespräch so zu lenken, dass es über die Scherze hinweggeht und so schnell wie möglich zum Kern der Sache führt. Wie das alte Sprichwort sagt, Zeit ist Geld, und niemand, den ich kenne, kann es sich leisten, Zeit am Telefon zu verschwenden. Peter Economy – Der Führungspersönlichkeit
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5. Neue Einführungen vorab prüfen.
Wurden Sie jemals von jemandem per E-Mail ohne vorherige Erlaubnis oder Warnung einer anderen Partei vorgestellt? Ich habe zu viele herzliche Einführungen akzeptiert, nur um zu entdecken, dass sie in einen meiner Artikel aufgenommen oder als Gast bei Million Dollar Mindset Radio erscheinen wollten. Anstatt einem Anruf zuzustimmen, nur um nett zu sein und Zeit für uns beide zu verschwenden, schicke ich eine E-Mail und bitte sie, mir mehr über sich selbst zu erzählen. Basierend auf ihrer Antwort bitte ich sie entweder, mir weitere Informationen zu ihrer „Geschichte“ zu senden oder einen Anruf mit einer bestimmten Endzeit zu vereinbaren. Manchmal lehne ich respektvoll ab. Mutig und spezifisch zu sein, wird Ihnen den Schmerz beim „Kennenlernen“ von Telefonanrufen nehmen. Marla Tabaka – Die erfolgreiche Solistin
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6. Begrenzen Sie den Anruf.
Telefonanrufe sind eine der ineffizientesten Kommunikationsmöglichkeiten in der heutigen Geschäftsumgebung. Bedauerlicherweise werden sie häufig verwendet, insbesondere da die Belegschaften immer verstreuter und entfernter werden. Durch die Begrenzung des Anrufs, sowohl in Bezug auf die geplante Zeit als auch die Anzahl der Teilnehmer, werden Sie eine Steigerung der Gesamteffektivität Ihrer Leistung feststellen. 30-minütige Telefonate mit maximal drei Teilnehmern sind ideal. Ich halte für eines meiner Unternehmen jede Woche einen Rolling Call, der vom Vertrieb über den Betrieb bis hin zum Finanzwesen wechselt. Jede Gruppe führt den Anruf in 30-Minuten-Blöcken ein und aus und behandelt Themen, die sich überschneiden, während zwei Gruppen gleichzeitig aktiv sind. Wir arbeiten gegen eine vorgegebene Agenda und verlagern tiefere Gespräche auf andere fokussiertere Anrufe. Eric Holtzclaw – Nach vorne lehnen
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