US-Mitarbeiter geben im Durchschnitt ca ein Viertel der Arbeitswoche durchkämmen Hunderte von E-Mails .
Trotz der Tatsache, dass wir an unseren Antwortbuttons kleben, sagt Karrierecoach Barbara Pachter, dass viele Profis immer noch nicht wissen, wie man E-Mails angemessen verwendet.
Aufgrund der schieren Menge an Nachrichten, die wir lesen und schreiben, sind wir möglicherweise anfälliger für peinliche Fehler, und diese Fehler können schwerwiegende Folgen haben.
Pachter skizziert in ihrem Buch die Grundlagen der modernen E-Mail-Etikette. Die Grundlagen der Geschäftsetikette .' Wir haben mit ihr gesprochen und die wichtigsten Regeln herausgearbeitet, die Sie wissen müssen.
Vivian Giang und Rachel Sugar haben zu früheren Versionen dieses Artikels beigetragen.
1. Fügen Sie eine klare, direkte Betreffzeile ein
Beispiele für eine gute Betreffzeile sind 'Besprechungstermin geändert', 'Kurze Frage zu Ihrer Präsentation' oder 'Vorschläge für das Angebot'.
„Oft entscheiden die Leute anhand der Betreffzeile, ob sie eine E-Mail öffnen“, sagt Pachter. 'Wählen Sie eine aus, die den Lesern mitteilt, dass Sie ihre Anliegen oder geschäftlichen Probleme ansprechen.'
2. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse
Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, sollten Sie Ihre Firmen-E-Mail-Adresse verwenden. Aber wenn Sie ein privates E-Mail-Konto verwenden – egal ob Sie selbstständig sind oder es nur gelegentlich für geschäftliche Korrespondenzen verwenden – sollten Sie bei der Wahl dieser Adresse vorsichtig sein, sagt Pachter.
Sie sollten immer eine E-Mail-Adresse haben, die Ihren Namen übermittelt, damit der Empfänger genau weiß, von wem die E-Mail stammt. Verwenden Sie niemals E-Mail-Adressen (vielleicht Überbleibsel Ihrer Grundschulzeit), die nicht für den Einsatz am Arbeitsplatz geeignet sind, wie z. B. 'babygirl@...' oder 'beerlover@...' kaltes Gebräu.
3. Denken Sie zweimal nach, bevor Sie auf 'allen antworten' klicken
Niemand möchte E-Mails von 20 Personen lesen, die nichts mit ihnen zu tun haben. Das Ignorieren der E-Mails kann schwierig sein, da viele Leute Benachrichtigungen über neue Nachrichten auf ihren Smartphones oder ablenkende Popup-Nachrichten auf ihren Computerbildschirmen erhalten. Verzichten Sie darauf, auf 'allen antworten' zu klicken, es sei denn, Sie glauben wirklich, dass jeder auf der Liste die E-Mail erhalten muss, sagt Pachter.
4. Fügen Sie einen Signaturblock hinzu
Zur Verfügung stellen Ihren Leser mit einigen Informationen über Sie, schlägt Pachter vor. „In der Regel enthält dies Ihren vollständigen Namen, Titel, den Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen, einschließlich einer Telefonnummer. Sie können auch ein wenig Werbung für sich selbst machen, aber übertreiben Sie es nicht mit Sprüchen oder Kunstwerken.'
Verwenden Sie dieselbe Schriftart, Schriftgröße und Farbe wie für den Rest der E-Mail, sagt sie.
5. Verwenden Sie professionelle Anreden
Verwenden Sie keine entspannten, umgangssprachlichen Ausdrücke wie „Hey Leute“, „Yo“ oder „Hallo Leute“.
„Der entspannte Charakter unserer Texte sollte die Anrede in einer E-Mail nicht beeinträchtigen“, sagt sie. ' Hallo ist eine sehr informelle Anrede und sollte im Allgemeinen nicht am Arbeitsplatz verwendet werden. Und Mich ist auch nicht in ordnung. Benutzen Hallo oder Hallo stattdessen.'
Sie rät auch davon ab, den Namen von irgendjemandem zu kürzen. Sagen Sie „Hallo Michael“, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass er lieber „Mike“ genannt wird.
6. Mit Ausrufezeichen sparsam umgehen
Wenn Sie sich für ein Ausrufezeichen entscheiden, verwenden Sie nur eines, um Aufregung zu vermitteln, sagt Pachter.
„Manchmal lassen sich die Leute mitreißen und setzen ein paar Ausrufezeichen ans Ende ihrer Sätze. Das Ergebnis kann zu emotional oder unreif erscheinen“, schreibt sie. 'Ausrufezeichen sollten beim Schreiben sparsam verwendet werden.'
7. Seien Sie vorsichtig mit Humor
Humor kann in der Übersetzung ohne den richtigen Ton oder die richtige Mimik leicht verloren gehen. Im beruflichen Austausch ist es besser, den Humor aus E-Mails zu lassen, es sei denn, man kennt den Empfänger gut. Außerdem ist etwas, das Sie für lustig halten, für andere möglicherweise nicht lustig.
Pachter sagt: „Was beim Sprechen als lustig empfunden wird, kann beim Schreiben ganz anders rüberkommen. Lassen Sie es im Zweifelsfall weg.'
8. Wisse, dass Menschen aus verschiedenen Kulturen unterschiedlich sprechen und schreiben
Es kann leicht zu Missverständnissen kommen, weil kulturelle Unterschiede , besonders in der Schreibform, wenn wir die Körpersprache des anderen nicht sehen können. Passen Sie Ihre Botschaft dem kulturellen Hintergrund des Empfängers an oder wie gut Sie ihn kennen.
Eine gute Regel, sagt Pachter, ist, dass Kulturen mit hohem Kontext (Japaner, Araber oder Chinesisch) Sie kennenlernen möchten, bevor Sie mit Ihnen Geschäfte machen. Daher kann es üblich sein, dass Geschäftspartner aus diesen Ländern in ihren Schriften persönlicher sind. Auf der anderen Seite kommen Menschen aus Low-Context-Kulturen (deutsch, amerikanisch oder skandinavisch) lieber sehr schnell auf den Punkt.
9. Antworten Sie auf Ihre E-Mails – auch wenn die E-Mail nicht für Sie bestimmt war
Es ist schwierig, auf jede E-Mail-Nachricht zu antworten, die jemals an Sie gesendet wurde, aber Sie sollten es versuchen, sagt Pachter. Dies gilt auch, wenn die E-Mail versehentlich an Sie gesendet wurde, insbesondere wenn der Absender eine Antwort erwartet. Eine Antwort ist nicht erforderlich, dient aber als gute E-Mail-Etikette, insbesondere wenn diese Person in derselben Firma oder Branche wie Sie arbeitet.
Hier ist ein Beispiel für eine Antwort: „Ich weiß, dass Sie sehr beschäftigt sind, aber ich glaube nicht, dass Sie mir diese E-Mail schicken wollten. Und ich wollte Sie wissen lassen, damit Sie es an die richtige Person senden können.'
10. Fügen Sie die E-Mail-Adresse zuletzt hinzu
„Sie möchten nicht versehentlich eine E-Mail senden, bevor Sie die Nachricht geschrieben und geprüft haben“, sagt Pachter. 'Auch wenn Sie auf eine Nachricht antworten, ist es eine gute Vorsichtsmaßnahme, die Adresse des Empfängers zu löschen und erst einzufügen, wenn Sie sicher sind, dass die Nachricht versandbereit ist.'
11. Jede Nachricht Korrektur lesen
Ihre Fehler werden von den Empfängern Ihrer E-Mail nicht unbemerkt bleiben. „Und je nach Empfänger kann man dafür verurteilt werden, dass man sie herstellt“, sagt Pachter.
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Verlassen Sie sich nicht auf die Rechtschreibprüfung. Lesen Sie Ihre E-Mail ein paar Mal und am besten laut durch, bevor Sie sie absenden.
'Ein Vorgesetzter wollte schreiben 'Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten'', sagt Pachter. 'Aber er verließ sich auf seine Rechtschreibprüfung und schrieb schließlich 'Entschuldigung für die Inkontinenz'.'
12. Überprüfen Sie, ob Sie den richtigen Empfänger ausgewählt haben
Pachter sagt, dass Sie vorsichtig sein sollten, wenn Sie einen Namen aus Ihrem Adressbuch in die 'An'-Zeile der E-Mail eingeben. 'Es ist leicht, den falschen Namen zu wählen, was für Sie und die Person, die die E-Mail versehentlich erhält, peinlich sein kann.'
13. Halten Sie Ihre Schriftarten klassisch
Purple Comic Sans hat eine Zeit und einen Ort (vielleicht?), aber für die Geschäftskorrespondenz sollten Sie Ihre Schriftarten, Farben und Größen klassisch halten.
Die Kardinalregel: Ihre E-Mails sollten für andere leicht lesbar sein.
„Im Allgemeinen ist es am besten, 10- oder 12-Punkte-Schriften und eine leicht lesbare Schriftart wie Arial, Calibri oder Times New Roman zu verwenden“, rät Pachter. Was die Farbe angeht, ist Schwarz die sicherste Wahl.
14. Kürzen Sie den Namen des Empfängers nicht, es sei denn, er hat Sie darum gebeten
' Mein Name ist Barbara. Ich mag es nicht, E-Mails zu erhalten, die mit „Hi Barb“ adressiert sind“, sagt sie zu Business Insider. „Dasselbe gilt für die Verwendung von Spitznamen. Nenn mich nicht Barbie!'
Es sei denn, die Person hat Ihnen gesagt, dass sie einen Spitznamen bevorzugt, nehmen Sie es nicht auf sich, einen zu verwenden. Du versuchst vielleicht nur freundlich oder informell zu sein, aber das ist unangemessen und kann dem Empfänger unter die Haut gehen.
15. Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen des Empfängers richtig schreiben
„Wenn Sie jemanden in der Anrede beleidigen, liest diese Person möglicherweise nicht weiter“, sagt sie.
Seien Sie respektvoll und schreiben Sie den Namen des Empfängers richtig. „Viele Leute werden beleidigt, wenn ihr Name falsch geschrieben wird. Überprüfen Sie die korrekte Schreibweise im Unterschriftenblock der Person. Sie können auch ihre E-Mail-Adresse überprüfen. Oft sind Vor- und/oder Nachnamen von Personen in ihren Adressen enthalten.'
Wenn Sie einem potenziellen Kunden eine E-Mail senden, wird er möglicherweise davon ausgehen, dass Sie wenig auf Details achten oder zu beschäftigt oder abgelenkt sind, um seinen Namen richtig zu machen, und das ist nicht die Nachricht, die Sie senden möchten.
16. Behalte deinen Ton im Auge
So wie Witze in der Übersetzung verloren gehen, kann der Ton ohne den Kontext, den Sie durch Stimmhinweise und Gesichtsausdrücke erhalten, leicht missverstanden werden. Dementsprechend ist es leicht, abrupter rüberzukommen, als Sie es vielleicht beabsichtigt haben. Sie meinten „unkompliziert“; sie lesen 'wütend und kurz angebunden'.
Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt Pachter, dass Sie Ihre Nachricht laut lesen, bevor Sie auf Senden klicken. „Wenn es für Sie hart klingt, wird es für den Leser hart klingen“, sagt sie.
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, vermeiden Sie eindeutig negative Wörter („Fehler“, „falsch“ oder „vernachlässigt“) und sagen Sie immer „Bitte“ und „Danke“.
17. Nichts ist vertraulich – also schreibe entsprechend
Denken Sie immer daran, was der ehemalige ehemalige CIA-Direktor David Petraeus anscheinend vergessen hat, warnt Pachter: Jeder elektronische Nachrichten hinterlassen Spuren.
'Eine grundlegende Richtlinie ist, davon auszugehen, dass andere sehen, was Sie schreiben', sagt sie. 'Schreiben Sie also nichts, was nicht jeder sehen soll.' Eine liberalere Interpretation: Schreiben Sie nichts, was für Sie ruinös oder für andere verletzend wäre. Schließlich ist die Weiterleitung von E-Mails gefährlich einfach, und es ist besser, auf Nummer sicher zu gehen.
Diese Geschichte zuerst erschienen auf Geschäftseingeweihter .
