Mitarbeiterhandbücher , Richtlinien- und Verfahrenshandbücher, Mitarbeiterhandbücher – wie auch immer Sie sie nennen wollen – werden sowohl von Arbeitnehmern als auch von Arbeitgebern oft als notwendiges Übel angesehen. Sie erzeugen typischerweise bei Mitarbeitern Bestürzung, insbesondere wenn sie nicht klar, gut geschrieben und spezifisch für das Geschäft sind und wenn sie sich hauptsächlich auf Negativität konzentrieren – mit anderen Worten, listen Sie nur auf, was nicht zu tun ist. Arbeitgeber sehen sich diese Handbücher in der Regel im Hinblick darauf an, wie sie ihr Vermögen im Falle möglicher Rechtsstreitigkeiten absichern können.
Es gibt jedoch einen besseren Weg.
Experten sagen, dass kleine und mittelständische Unternehmen Mitarbeiterhandbücher erstellen können, die sie sowohl vor Rechtsstreitigkeiten schützen als auch die Mitarbeiter beruhigen, indem sie die Richtlinien des Unternehmens positiv formulieren. Um ein wirksames Richtlinienhandbuch zu haben, sollte sich der Arbeitgeber die Zeit nehmen, herauszufinden, was für das Unternehmen wichtig ist, sowohl um die Mitarbeiter informiert und zufrieden zu stellen, als auch um die Geschäftsziele des Unternehmens zu erreichen. 'Es kann als Spielbuch dienen und die Spielregeln für Mitarbeiter aufzeigen, was von ihnen erwartet wird', sagt Nancy Cooper, Vorsitzende der Arbeits- und Beschäftigungsgruppe von Garvey Schubert Barer , eine Anwaltskanzlei mit Sitz in Portland, Oregon.
„Der Wert besteht darin, dass die Mitarbeiter verstehen, was von ihnen erwartet wird und was sie vom Unternehmen erwarten können“, fügt Paul Rowson, Managing Director bei . hinzu Welt bei der Arbeit , eine globale Personalvereinigung, die sich auf Vergütung, Zusatzleistungen, Work-Life und integrierte Gesamtvergütungen konzentriert. 'Dazu gehört, wie Gehaltsentscheidungen getroffen werden, wie sie nach ihrer Leistung bewertet werden, wie das Unternehmen Dinge wie Krankheitsurlaub und andere Leistungen behandelt, wie das Unternehmen Work-Life-Programme sieht und wie sie in einem Streitfall behandelt werden.' Wenn all diese Probleme in einem Handbuch aufgeführt sind, kann ein Mitarbeiter seine Arbeit optimal erledigen, fügt er hinzu, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass ein Arbeitgeber sie unfair behandelt.
Aber der Teufel steckt im Detail, heißt es. Der Erfolg eines Mitarbeiterhandbuchs hängt davon ab, was Sie enthalten und wie Sie Richtlinien formulieren. Die erste Regel für das Verfassen eines erfolgreichen Playbooks lautet, dass es klar und verständlich geschrieben sein muss und die Unternehmenskultur widerspiegelt. Bestimmte Richtlinien müssen gesetzlich im Handbuch enthalten sein. Dies bedeutet, dass Sie sich die Zeit nehmen sollten, um sich über lokale und staatliche Anforderungen sowie bundesstaatliche Anforderungen zu informieren, sagt Cooper. Andere Richtlinien sollten in das Handbuch aufgenommen werden, um den Arbeitgeber zu schützen. 'Egal aus welchem Grund die Richtlinien verfolgt werden, alle sollten konsequent durchgesetzt werden', fügt sie hinzu.
Anmerkung der Redaktion: Suchen Sie nach HR-Outsourcing für Ihr Unternehmen? Wenn Sie Informationen wünschen, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Produkts helfen, verwenden Sie den folgenden Fragebogen, damit unser Partner BuyerZone Ihnen kostenlos Informationen zur Verfügung stellt:
Der folgende Leitfaden beschreibt, was Sie gesetzlich aufnehmen müssen, Klauseln, die laut Rechtsexperten jedes Mitarbeiterhandbuch enthalten sollte, und dann weitere optionale Bestimmungen, die Sie möglicherweise in ein Mitarbeiterhandbuch aufnehmen möchten, damit es für Sie und Ihre Mitarbeiter funktioniert.
Was in ein Mitarbeiterhandbuch aufzunehmen ist: Gesetzlich vorgeschriebene Handbuchbestimmungen
Bevor Sie ein Mitarbeiterhandbuch schreiben, müssen Führungskräfte verstehen, was sie gesetzlich enthalten müssen. Dies kann auch bestimmen, wie Sie das Mitarbeiterhandbuch einrichten.
Der erste Schritt besteht darin, sich mit den Arbeitsgesetzen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene vertraut zu machen, die Sie einhalten müssen – einige müssen sogar im Mitarbeiterhandbuch des Unternehmens veröffentlicht werden. Das US-Arbeitsministerium bietet auf seiner Website unter Informationen für Arbeitgeber über Bundesgesetze, die sich auf Probleme am Arbeitsplatz auswirken www.dol.gov . Wenn Ihr Unternehmen in mehr als einem Bundesstaat tätig ist, können Sie rechtliche Gründe haben, in jedem Bundesstaat unterschiedliche Handbücher für Mitarbeiter zu schreiben. 'Jeder Bundesstaat hat einzigartige Arbeitsgesetze', sagt Cooper. 'Viele Gesetze auf Landesebene sagen, dass man es im Handbuch haben muss.'
Wer ist Narvel Blackstock?
Andere Probleme können sich auch darauf auswirken, wie Sie mit dem Mitarbeiterhandbuch umgehen. Wenn Sie beispielsweise unterschiedliche Geschäftseinheiten haben, wie eine Produktionsstätte und eine Verkaufs- und Forschungseinrichtung, möchten Sie vielleicht, dass das Kernhandbuch für jede Mitarbeitergruppe gleich ist, aber Sie möchten möglicherweise spezifische Richtlinien für bestimmte Geschäftseinheiten einschließen , etwa wenn eine Geschäftseinheit eine Gewerkschaft oder stundenweise bezahlte Mitarbeiter hat, sagt Cooper.
Nachdem Sie festgelegt haben, wie Sie an das Mitarbeiterhandbuch herangehen, müssen Sie festlegen, welche Richtlinien Sie gesetzlich einbeziehen müssen. Einige Unternehmen bieten Software oder Vorlagen an, die ein guter Anfang sein können, um Sie durch den Prozess zu führen. Aber die Richtlinien können von Staat zu Staat variieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Richtlinien gesetzlich vorgeschrieben sind, sollten Sie sich an Personalorganisationen oder Ihren Anwalt für Arbeitsrecht wenden. Viele staatliche Arbeitsministerien haben auf ihren Websites auch Auflistungen für Arbeitgeber über Gesetze, die sie bei ihrer Geschäftstätigkeit im Staat einhalten müssen, und diese können bei der Bestimmung, was in ein Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden soll, hilfreich sein.
Die Richtlinien, die Sie gesetzlich in ein Mitarbeiterhandbuch aufnehmen müssen, können Folgendes umfassen:
- Familienurlaubsregelungen . Das Gesetz über den krankheitsbedingten Familienurlaub der Bundesregierung schreibt vor, dass Arbeitgeber einer bestimmten Größe Arbeitnehmern während eines Zeitraums von 12 Monaten bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub für die Geburt oder Pflege eines Kindes gewähren müssen, um einen unmittelbaren Familienangehörigen mit einem ernsthaften Gesundheitszustand zu pflegen , oder wenn der Mitarbeiter einen ernsthaften Gesundheitszustand hat. Viele Staaten haben auch ihre eigenen Richtlinien in Bezug auf unbezahlten Familienurlaub.
- Gleiche Beschäftigung und Antidiskriminierungspolitik . Das US-Arbeitsministerium verlangt von vielen Unternehmen, dass sie Informationen veröffentlichen, die besagen, dass das Unternehmen bei der Einstellung und Beförderung die Gesetze zur Nichtdiskriminierung und Chancengleichheit befolgt.
- Vergütungsrichtlinien für Arbeitnehmer . Viele Staaten verlangen, dass Arbeitnehmer schriftlich über die Vergütungspolitik der Arbeitnehmer informiert werden.
Unter anderen Gesetzen, die eine Aufnahme in Mitarbeiterhandbücher erfordern könnten, sind Richtlinien zur Unterbringung von Behinderungen, Richtlinien zum Militärurlaub, Richtlinien zur Stillunterbringung und Richtlinien zum Urlaub von Verbrechensopfern.
Grab tiefer: So stellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch zusammen
Was in ein Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden sollte: Klauseln, die jedes Mitarbeiterhandbuch enthalten sollte
Es gibt einige allgemeine Haftungsausschlüsse, die jedes Mitarbeiterhandbuch enthalten sollte.
Sally Ann Roberts Vermögen
- Kein Vertrag . Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass das Handbuch genau das ist – ein Handbuch – und keine Versprechungen über eine Weiterbeschäftigung macht. Cooper empfiehlt folgende Formulierung: „Dieses Handbuch ist weder ein ausdrücklicher noch stillschweigender Vertrag, noch garantiert es eine Beschäftigung für eine bestimmte Zeitdauer. Obwohl wir hoffen, dass unser Arbeitsverhältnis langfristig sein wird, können entweder das Unternehmen oder Sie das Arbeitsverhältnis jederzeit mit oder ohne Vorankündigung, mit oder ohne Angabe von Gründen im gesetzlich zulässigen Umfang beenden.'
- Handbuch übertrumpft frühere Richtliniendokumente . Das Handbuch sollte klarstellen, dass es das ultimative Wort für die Unternehmenspolitik ist. Cooper schlägt vor, dass Sie die folgende Sprache verwenden: 'Dieses Mitarbeiterhandbuch ersetzt und ersetzt alle früheren Richtlinien und Verfahren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf alle Memoranden oder schriftlichen Richtlinien, die möglicherweise zu den in diesem Handbuch behandelten Themen herausgegeben wurden.'
- Die Richtlinien im Handbuch können sich ändern . Es ist wichtig, einen kleinen Spielraum zu lassen, da sich die Zeiten ändern, neue Probleme auftauchen und Sie möglicherweise Änderungen vornehmen müssen. Cooper schlägt Ihnen vor, diese Bestimmung wie folgt zu formulieren: „Die in diesem Handbuch enthaltenen Richtlinien sind nur Richtlinien und können nach Ermessen und Notwendigkeit des Unternehmens geändert werden. Von Zeit zu Zeit werden Sie möglicherweise über neue oder geänderte Richtlinien, Verfahren, Vorteile oder Programme informiert.'
- Mitarbeiterbestätigungsseite . Um Ihr Unternehmen zu schützen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass Ihr Unternehmen diese Gesetze einhält, ist es wichtig, eine Bestätigungsseite einzufügen, die der Mitarbeiter unterschreibt und zurücksendet. Die Bestätigung sollte angeben, dass der Mitarbeiter versteht, dass es in seiner Verantwortung liegt, die Richtlinien zu lesen und zu befolgen. „Sie möchten, dass die Bestätigungsseite vom Handbuch abtrennbar ist“, sagt Cooper. 'Sobald es unterschrieben ist, muss es in die Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen werden.'
Grab tiefer: Tools: Quittung eines Mitarbeiterhandbuch-Empfangs
Was in ein Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden sollte
Bevor Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch schreiben, sollten Sie sich auch die Zeit nehmen, herauszufinden, was Ihnen als Unternehmen wichtig ist. Ist es Ihnen wichtig, wie Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit erscheinen? Möchten Sie, dass sie während der Arbeit keine Textnachrichten senden? Interessiert es dich, wenn sie über das Unternehmen bloggen? Wenn Ihnen das Thema wichtig ist und Sie Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeiter haben, sollten Sie es in einer Richtlinie ansprechen.
„Wichtige Probleme können Dinge sein wie die Fähigkeit des Mitarbeiters, Mobiltelefone bei der Arbeit oder beim Autofahren zu benutzen; Umgang mit der angemessenen (oder unangemessenen) Art und Weise, in der Mitarbeiter den Arbeitgeber in Chatrooms oder auf Blogs nach Feierabend diskutieren; oder sogar die Fähigkeit des Arbeitgebers, Probleme anzugehen, die durch die Art und Weise, wie die Mitarbeiter ihre Computer, E-Mail und Voicemail verwenden, entstehen“, sagt Cooper. „Eines der wichtigsten Dinge, an die Sie sich erinnern sollten, ist, dass Ihr Handbuch Ihre Geschäftstätigkeit widerspiegeln muss. Wenn Sie eine Richtlinie schreiben, sollten Sie darauf vorbereitet sein, die Richtlinie durchzusetzen – egal ob es sich um Richtlinien zum Festlegen von Grenzwerten oder um Richtlinien zur Unterstützung von Zielen handelt. Ihr Handbuch muss ein wahres Spiegelbild Ihres Unternehmens sein.'
Sie müssen auch entscheiden, welchen Ton Ihr Handbuch haben soll. Viele Handbücher sind aus der negativen „Soll-nicht“-Perspektive geschrieben. Einige der effektivsten Handbücher sind jedoch diejenigen, die aus einer positiven Perspektive geschrieben wurden. „Natürlich müssen die Mitarbeiter wissen, welche Verhaltensweisen Probleme verursachen, wie beispielsweise übermäßige Abwesenheiten, aber die Richtlinie muss sich nicht auf die Bestrafung konzentrieren“, sagt Cooper.
Hier ist eine Richtlinie für die Abschnitte, die Sie in ein Mitarbeiterhandbuch aufnehmen möchten:
1. Firmengeschichte . Ein kurzer Abschnitt über die Geschichte des Unternehmens und seine Mission kann zwar nicht zwingend erforderlich sein, kann jedoch helfen, den Ton für ein Mitarbeiterhandbuch festzulegen. Rowson sagt, dass dieser Abschnitt Diskussionen über ein Unternehmensleitbild beinhalten kann, was sein Grund dafür ist, wer seine Kunden sind, was seine Position auf dem Markt ist usw. „Sie können über den Gründer sprechen, um ein Gefühl für die Firmengeschichte zu bekommen oder Kultur“, sagt Rowson. 'Sie könnten eine Diskussion über das Führungsteam hinzufügen, damit die Leute das Gefühl haben, zu wissen, für wen sie letztendlich arbeiten.' Cooper warnt davor, in diesem Abschnitt irgendwelche Versprechungen zu machen, z. B. das Versprechen, den Mitarbeitern den höchsten Dollar in Ihrem Bereich zu zahlen, was schwer zu halten sein könnte, wenn das Unternehmen in eine wirtschaftliche Krise gerät.
2. Richtlinie für bezahlte Freizeit . In diesem Abschnitt werden die Urlaubsrichtlinien des Unternehmens erläutert, z. B. wie Urlaubszeit verdient wird und wie Freizeit geplant wird. Es sollte auch darlegen, welche Feiertage das Unternehmen einhält, einschließlich welcher Feiertage das Unternehmen schließt, und wenn das Unternehmen ein Restaurant oder ein anderes Geschäft ist, das an Feiertagen geöffnet bleibt, wie die Arbeitnehmer für die Feiertagsarbeit entschädigt werden. Sie können sich auch mit Krankheitsurlaub, Familienurlaub und anderen Arten von Urlaub, wie zum Beispiel dem Militärurlaub für Ehepartner, befassen.
3. Mitarbeiterverhalten Employee . Unter dieser Überschrift können Sie die Anwesenheitspolitik, Essenspausen und Ruhezeiten sowie allgemeine Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeiter besprechen. Dies kann die Festlegung einer Richtlinie gegen die Diskriminierung von Mitarbeitern durch Belästigung, Rauchverbote, eine Richtlinie zum Drogenmissbrauch, die Art und Weise, wie Mitarbeiter das Internet oder E-Mail nutzen dürfen, und eine Kleiderordnung umfassen – wenn Sie letztere haben. Vielleicht möchten Sie ansprechen, wie Mitarbeiter mit Konfliktlösungen umgehen sollten. Machen Sie diesen Abschnitt sehr allgemein gehalten. 'Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail', sagt Cooper. 'Es liegt in der Natur des Menschen, eine Wäscheliste mit allen akzeptablen Dingen zu haben, aber es liegt in der Natur des Menschen, dass man auch etwas vergisst.'
4. Bezahlung und Werbeaktionen . Formulieren Sie Ihre Zahlungsmethoden und teilen Sie den Mitarbeitern mit, ob sie wöchentlich oder alle zwei Wochen bezahlt werden oder was auch immer. Hier legen Sie Ihre Überstundenpolitik fest, definieren Arbeitszeiten und besprechen Ihre Gehaltsstruktur, damit die Leute wissen, wo sie in der Hierarchie hingehören, sagt Rowson. „Das Letzte, was Sie tun möchten, wenn Sie jemanden einstellen, ist, ihn zu überraschen, wann sein Gehaltsscheck ankommt“, sagt Rowson. 'Sie möchten den Leuten mitteilen, wie oft sie bezahlt werden und wie sie bezahlt werden, bieten Sie Direkteinzahlungen an und wie viele Zahlungsperioden es im Jahr gibt.' Sie können auch darüber sprechen, welche Arten von Vergütungspaketen Sie anbieten, einschließlich ob Mitarbeiter Anspruch auf Boni oder Aktienoptionen haben und wie der Leistungsbeurteilungsprozess funktioniert. Cooper warnt davor, dass Sie, wenn Sie eine Unternehmensrichtlinie zur Weiterentwicklung formulieren, daran denken müssen, dass das Unternehmen und seine Manager alle diese Richtlinie akzeptieren müssen. „Da machen die meisten Unternehmen Fehler“, sagt sie. 'Sie versprechen zu viel und folgen nicht ihrer eigenen Politik.'
5. Vorteile . Geben Sie Ihren Mitarbeitern in diesem Abschnitt einen allgemeinen Überblick über die Leistungen, die Sie in den Bereichen Gesundheitsversorgung, Zahnmedizin, Sehkraft, Lebensversicherung usw. anbieten, aber besprechen Sie keine speziellen Policen mit bestimmten Unternehmen. „Ihre Leistungen können sich häufig ändern – wahrscheinlich häufiger als im Handbuch“, betont Cooper. Sprechen Sie auch darüber, wer berechtigt ist, ob nur Vollzeitbeschäftigte oder Teilzeitbeschäftigte ein anteiliges Leistungspaket angeboten bekommen. Listen Sie die Anspruchskriterien auf, wann Sie Leistungen in Anspruch nehmen können und welche kritischen Lebensereignisse Sie ändern können – beispielsweise eine Heirat oder die Geburt eines Kindes.
Nachdem alle Informationen in einem Mitarbeiterhandbuch zusammengestellt wurden, überprüfen Sie das Dokument, bevor Sie es an die Mitarbeiter verteilen. Bei der Erstellung des Handbuchs sollte nach Möglichkeit ein Anwalt hinzugezogen werden. 'Wenn ein Arbeitgeber versucht, Geld zu sparen', sagt Cooper, 'sollte er es mindestens von einem Anwalt überprüfen lassen, sobald es zusammengestellt ist.' Diese Überprüfung, fügt sie hinzu, könnte Ihrem Unternehmen helfen, künftige Klagen zu vermeiden, die das Verhalten von Mitarbeitern betreffen, das im Mitarbeiterhandbuch definiert ist oder nicht.
Grab tiefer: Benötigen Sie eine Social-Media-Richtlinie?
Kolinda Grabar-Kitarović Alter
Was in ein Mitarbeiterhandbuch aufgenommen werden sollte: Empfohlene Links
Die Gesellschaft für Personalmanagement
http://www.shrm.org
SHRM ist der weltweit größte Verband, der sich dem Personalmanagement widmet und mehr als 250.000 Mitglieder in mehr als 140 Ländern vertritt.
Das US-Arbeitsministerium
http://www.dol.gov
Leitfäden zu Bundesarbeitsgesetzen auf der Website des Arbeitsministeriums können Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Sie die Grundlagen in Ihrem Mitarbeiterhandbuch abdecken.
Handbuch für kleine Unternehmen
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Das Handbuch der Arbeitssicherheits- und Gesundheitsbehörde des Department of Labor für kleine Unternehmen kann Arbeitgebern dabei helfen, ihren Mitarbeitern einen sicheren und gesunden Arbeitsplatz zu bieten.
Kostenloses Modellhandbuch
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com bietet ein kostenloses Modellhandbuch. Das Complete Policy Handbook des Alexander Hamilton Institute ($ 100) ist eine CD-ROM mit bearbeitbaren Richtlinien mit bundesstaatlichen Richtlinien. And Policies Now ist ein Deluxe-Programm (hrtools.com; $ 199), das einen Q&A-Assistenten verwendet, um Ihnen beim Anpassen eines Handbuchs zu helfen
Welt bei der Arbeit
http://www.worldatwork.org
Dieser globale Personalverband konzentriert sich auf Vergütung, Zusatzleistungen, Work-Life und integrierte Gesamtvergütungen, um Unternehmen dabei zu unterstützen, talentierte Mitarbeiter zu gewinnen, zu motivieren und zu halten.
Anmerkung der Redaktion: Suchen Sie nach HR-Outsourcing für Ihr Unternehmen? Wenn Sie Informationen wünschen, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Produkts helfen, verwenden Sie den folgenden Fragebogen, damit unser Partner BuyerZone Ihnen kostenlos Informationen zur Verfügung stellt:
Redaktionelle Offenlegung: Inc. schreibt in diesem und anderen Artikeln über Produkte und Dienstleistungen. Diese Artikel sind redaktionell unabhängig - das heißt Redakteure und Reporter recherchieren und schreiben über diese Produkte frei von jeglichem Einfluss von Marketing- oder Vertriebsabteilungen. Mit anderen Worten, niemand sagt unseren Reportern oder Redakteuren, was sie schreiben sollen oder dass sie bestimmte positive oder negative Informationen über diese Produkte oder Dienstleistungen in den Artikel aufnehmen sollen. Der Inhalt des Artikels liegt vollständig im Ermessen des Reporters und des Redakteurs. Sie werden jedoch feststellen, dass wir manchmal Links zu diesen Produkten und Dienstleistungen in die Artikel einfügen. Wenn Leser auf diese Links klicken und diese Produkte oder Dienstleistungen kaufen, kann Inc. entschädigt werden. Dieses E-Commerce-basierte Werbemodell hat - wie jede andere Anzeige auf unseren Artikelseiten - keinen Einfluss auf unsere redaktionelle Berichterstattung. Reporter und Redakteure fügen diese Links nicht hinzu und werden sie auch nicht verwalten. Dieses Werbemodell unterstützt wie andere, die Sie bei Inc. sehen, den unabhängigen Journalismus, den Sie auf dieser Website finden.
