Mir ist kürzlich aufgefallen, dass sich der Trend zur Telefonvermeidung der Millennial-Generation schnell auf Menschen jeden Alters ausbreitet. Angefangen hat es mit Smartphones. SMS ersetzten das Hinterlassen von Voicemails und ganze Gespräche finden jetzt mit unseren Daumen statt. Jemanden anzurufen ist jetzt auf der Prioritätenliste der Kommunikation weit unten und wird sogar häufig verunglimpft.
Sicherlich hat die schriftliche Kommunikation ihre Vorteile.
- Sie können Ihre Nachricht senden, ob die andere Person verfügbar ist oder nicht.
- Sie können ohne Rücksicht auf Zeitzonen oder Schlafmuster reagieren.
- Sie müssen keine Zeit mit unerwünschtem Geschwätz verschwenden.
Aber das Telefon hat Vorteile, die Text und E-Mail nie überwinden werden. Es ist immer noch ein wichtiges Werkzeug für die Geschäftsetikette und sollte in der heutigen Kommunikationsumgebung gleichermaßen berücksichtigt werden. Hier sind 10 Szenarien, in denen ein Anruf am besten funktioniert.
1. Wenn Sie eine sofortige Antwort benötigen
Das Problem mit SMS oder E-Mail ist, dass Sie nie wissen, wann sich jemand bei Ihnen meldet. Du denkst gerne, die andere Person sitzt da und wartet auf deine Nachricht, aber das stimmt nicht immer. Wenn heutzutage jemand Ihren Namen auf dem klingelnden Telefon sieht, weiß er, dass Sie sich besonders bemühen, mit ihm zu sprechen. Wenn sie wirklich beschäftigt sind, in einer Besprechung sind, schlafen oder sich vor Ihnen verstecken, wird die Anrufer-ID sie natürlich darauf hinweisen und Sie gehen zur Voicemail, die sie sowieso selten überprüfen. Spätestens jetzt kannst du dich mit aufrichtigen Emotionen ausdrücken .
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zwei. Wenn Sie Komplexität mit mehreren Personen haben
Meine Frau Van koordinierte kürzlich einen Auslandseinsatz für mich und sechs verschiedene Leute in mehreren Zeitzonen waren an der Logistik beteiligt. Nach fünf kryptischen E-Mail-Gesprächen, die noch mehr Verwirrung stifteten, schrie sie buchstäblich den Computer an. Schließlich schlug ich eine Telefonkonferenz vor. In 30 Minuten waren alle Fragen beantwortet, alle waren aufeinander abgestimmt und Van wurde von frustriert zu erleichtert. Sie ist jetzt eine neu eingestellte Telefonanwältin.
3. Wenn Sie aufgrund von Sensibilität keine schriftliche Aufzeichnung wünschen
Sie wissen nie, wer eine E-Mail oder eine SMS sieht. Es stimmt, Telefongespräche können aufgezeichnet werden ... aber in den meisten Staaten ohne vorherige Benachrichtigung oder richterliche Anordnung nicht legal. Sofern Sie nicht absolut sicher sind, dass Ihre Nachricht in die Hände anderer gelangt, verwenden Sie das Telefon am besten für Gespräche, die Diskretion erfordern.
Vier. Wenn der emotionale Ton mehrdeutig ist, aber nicht sein sollte
Manchmal reicht ein Smiley nicht aus, um echte Emotionen zu vermitteln. Emoticons helfen dabei, den emotionalen Kontext breit zu gestalten, aber wenn die Gefühle der Menschen auf dem Spiel stehen, ist es am besten, sie genau hören zu lassen, woher Sie kommen. Sonst gehen sie natürlich vom Schlimmsten aus .
5. Bei anhaltender Verwirrung
Die meisten Leute schreiben nicht gerne lange E-Mails und die meisten lesen sie nicht gerne. Wenn es also viele Details gibt, die Verwirrung stiften, funktionieren Telefonate effizient, um Klarheit zu schaffen. Zunächst einmal können Sie ungefähr 150 Wörter pro Minute sprechen, und die meisten Leute tippen nicht so schnell. Zweitens können Fragen im Kontext beantwortet werden, sodass Sie nicht mit einem endlosen Hin und Her von Fragen und Antworten enden.
6. Wenn es schlechte Nachrichten gibt
Dies sollte offensichtlich sein, aber leider werden viele Leute einen feigen Ansatz verfolgen, schwierige Nachrichten zu teilen. Seien Sie nicht einer dieser gefühllosen Menschen. Machen Sie es um die andere Person und nicht um Sie. Humanisieren Sie die Situation mit Empathie, die sie hören können.
7. Wenn es sehr wichtige Neuigkeiten gibt
Gut oder schlecht, wenn Informationen eine Bedeutung haben, muss der Empfänger die Bedeutung über ein doppeltes Ausrufezeichen hinaus verstehen. Höchstwahrscheinlich werden sie unmittelbare Fragen haben und Sie sollten bereit sein, Kontext bereitzustellen, um unerwünschte Schlussfolgerungen zu vermeiden .
8. Wenn die Terminplanung schwierig ist
Nachdem ich mehrmals mit der Assistentin eines Kollegen hin und her gegangen war, um ein verfügbares Datum und eine verfügbare Uhrzeit zu finden, rief ich sie schließlich einfach an. Jetzt musste ich mir keine Sorgen machen, dass das Zeitfenster bereits belegt war, wenn sie meine E-Mail las. Wir haben nur mit Kalendern in der Hand gesprochen und in fünf Minuten erledigt, was uns drei Tage lang genervt hatte. Später an diesem Tag sah ich zu, wie einer meiner Feinschmecker-Freunde 20 frustrierte Minuten mit Open Table verbrachte und schlug schließlich vor, dass er einfach im Restaurant anrufen sollte. In drei Minuten hatte er eine Reservierung und ein leicht verlegenes Lächeln.
9. Wenn es einen Hinweis auf Wut, Beleidigung oder Konflikt im Austausch gibt
Schriftliche Nachrichten können oft falsch verstanden werden. Wenn Sie eine Nachricht sehen, die auf ein Problem hindeutet, lassen Sie es nicht eitern – oder schlimmer noch, versuchen Sie es zu reparieren – mit eher emotionsloser Kommunikation. Nehmen Sie den Hörer ab und lösen Sie das Problem, bevor es außer Kontrolle gerät.
10. Wann eine persönliche Note von Vorteil ist
Wenn Sie sich emotional mit jemandem verbinden möchten und ein persönliches Gespräch nicht möglich ist, verwenden Sie das Telefon. Lass sie die Fürsorge in deiner Stimme und die Wertschätzung in deinem Herzen hören.
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