Wenn Sie ein System benötigen, um Ihre Dokumente im gesamten Team zu verwalten, aber Ihr Budget knapp ist, ist die kostenlose Version von Zoho Docs Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine solide Option. Diese Version unterstützt Teams mit bis zu 25 Benutzern, weist 5 GB Cloud-Speicher pro Benutzer zu und wirbt für hohe Sicherheit und Compliance. Es ist unsere Wahl für die beste kostenlose Dokumentenmanagement-Software/-Systeme für kleine Unternehmen 2018.
Bei der Überprüfung von DMS für kleine Unternehmen haben wir festgestellt, dass nur sehr wenige eine kostenlose Version ihrer Software anbieten. Diese fanden wir oft nur für ein einziges Benutzerkonto erlaubt. Wir haben auch kostenlose Open-Source-Software überprüft, fanden jedoch heraus, dass die Verwendung dieser gut IT-Personal mit umfassendem Verständnis des Systems erfordert. Zoho Docs verfügt jedoch über eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche, Online-Foren für den Support und viele der Funktionen der von uns überprüften kostenpflichtigen Dienste.
Zu den Funktionen der kostenlosen Version von Zoho Docs gehören:
Desktop-Synchronisierung
1 GB Datei-Upload-Limit
Admin-Steuerelemente
Dropbox-Integration
Zoho Office-Suite
SSL
Dateiversionierung (bis zu 25 Versionen)
Sichere Dateizusammenarbeit
Zwei-Faktor-Authentifizierung
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App
In-App-Chat
Email Benachrichtigung
Natürlich verfügt die kostenlose Version nicht über alle Funktionen, die zahlende Zoho Docs-Benutzer erhalten, wie z. Dies ist zu erwarten und ein kostenloser Benutzer kann bei steigenden Anforderungen auf einen kostenpflichtigen Dienst upgraden.
Kundenrezensionen, einschließlich derer, die sich zur kostenlosen Version geäußert haben, waren insgesamt sehr positiv. Die Plattform gewann den Great User Experience Award 2017 von FinancesOnline.com und wurde auf Platz 11 in der Kategorie File Sharing & Document Management bewertet.
Zoho Docs hat wie Google Docs ein eigenes Format für Dateien. Einige Benutzer bemerkten, dass die Arbeit mit Word-Dokumenten in diesem System etwas schwieriger ist, als ihnen lieb ist. Sobald eine Datei jedoch in ein Zoho Doc konvertiert wurde, scheint es einfach, sie zu bearbeiten und zusammenzuarbeiten. Darüber hinaus werden die Funktionalität und das Aussehen der meisten Funktionen der Benutzeroberfläche bekannt sein. Die Dateiorganisation verwendet beispielsweise die traditionelle Archivstruktur. Und wie bei vielen Dokumentenverwaltungssystemen ermöglicht die Volltext-Suchfunktion nach Schlüsselwörtern einem Benutzer, ein Dokument zu finden, auch wenn er seinen Speicherort oder Titel nicht mehr erinnern kann.
Eine Herausforderung für die kostenlose Version kann darin bestehen, Unterstützung zu erhalten, wenn Sie sie benötigen. Der Telefonsupport steht nur zahlenden Kunden zur Verfügung. Nicht zahlende Benutzer können direkt von der App aus ein Support-Ticket einreichen und auf Foren zugreifen, um mit anderen Benutzern zu chatten, die bei der Fehlerbehebung helfen können. Sie können auch auf das Benutzerhandbuch, FAQs, Webinare und den Blog im Ressourcenbereich der Website zugreifen.
Insgesamt verfügt Zoho Docs über einen soliden Funktionsumfang für die Verwaltung, Speicherung und Zusammenarbeit an Dokumenten in kleinen Teams. Unternehmen mit einem knappen Budget oder die mit einem kostenlosen Service beginnen und dann bei steigendem Bedarf ein Upgrade durchführen möchten, können die kostenlose Version von Zoho Docs in Betracht ziehen.
Um mehr über unsere Auswahl der besten DMS in anderen Kategorien zu erfahren, lesen Sie ' Beste Dokumentenmanagement-Software/-Systeme für kleine Unternehmen 2018 . '
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