Diese Geschichte zuerst erschienen auf Die Muse , eine Web-Destination mit spannenden Jobangeboten und fachkundiger Karriereberatung.
Nennen Sie mich verrückt, aber ich habe Schlaf immer dem Koffein vorgezogen. Aber mit unregelmäßigen Zeitplänen und engen Fristen wird es immer sechs oder mehr Stunden Schlaf pro Nacht ist keine leichte Aufgabe für einen Berater - fragen Sie einfach einen meiner Diät- und kaffeesüchtigen Kollegen. Zwischen einem anspruchsvollen Job und einem noch anspruchsvolleren Privatleben habe ich viel Zeit damit verbracht, verschiedene Produktivitäts-Hacks auszuprobieren, um so viel wie möglich aus jedem Tag herauszuholen.
Mein Lieblingswerkzeug, um Dinge zu erledigen? Der 10-Minuten-Timer auf meinem Handy.
Meine „10-Minuten-Regel“ ist ziemlich einfach: Jede Aufgabe auf deiner To-Do-Liste sollte nicht länger als 10 Minuten dauern. Wenn es länger als 10 Minuten dauert, hätten Sie es in kleinere Aufgaben zerlegen oder an jemand anderen delegieren sollen. Der Schlüssel zu dieser Regel besteht darin, sie durchzusetzen, was bedeutet, dass der Timer auf Ihrem Telefon so eingestellt wird, dass er bei der 10-Minuten-Marke ausgeht. Die Geschwindigkeit und Konzentration, die dies in Ihren Tag bringt, ist einfach erstaunlich.
Wenn ich meine Teams zum ersten Mal herausfordere, die 10-Minuten-Regel in die Tat umzusetzen, stoße ich normalerweise auf Skepsis. Fragen wie: 'Das ist verrückt - kann ich dieses große Excel-Modell wirklich in 10-Minuten-Schritten erstellen?' und 'Willst du mir sagen, dass du das auch zu Hause machst, 10 Minuten duschen und 10 Minuten trainieren?' im Überfluss. (Die Antwort auf diese beiden Fragen lautet übrigens „Ja!“)
Möchten Sie es ausprobieren? Hier sind drei Tipps, damit die 10-Minuten-Regel für Sie funktioniert.
1. Delegierter
Das bei weitem effektivste Mittel, um mehr Zeit in Ihrem Tag zu finden, besteht darin, die Dinge auf Ihrer To-Do-Liste auszulagern, die jemand anderes problemlos in 10 Minuten oder weniger erledigen kann. Ich habe zum Beispiel einen sehr erfolgreichen und verehrten Kollegen, der behauptet, dass ein Dreh- und Angelpunkt seines Erfolges darin besteht, dass er zu allem „Ja“ sagt, aber nur die Aufgaben tatsächlich erfüllt, die nur er kann es am besten.' Alles andere delegiert er .
Delegieren ist nicht so einfach, wie es klingt. Es kann schwierig sein, eine Aufgabe loszulassen, wenn Sie befürchten, dass die Arbeit einer anderen Person nicht so gut ist wie Ihre eigene. Es ist hilfreich, sich daran zu erinnern, dass „erledigt ist besser als perfekt“ und Sie können nur dann beruflich vorankommen, wenn Sie das Gemeisterte loslassen und sich neuen Herausforderungen stellen. Eine weitere Veränderung der Denkweise, die mir geholfen hat, war die Erkenntnis, dass das Delegieren Chancen für andere schafft. Jetzt überlege ich aktiv, welche Aufgaben und Projekte ich für mein Team schaffen kann, die ihnen helfen zu lernen, zu wachsen und ihre Karriere voranzutreiben (was auch praktisch hilft, meinen Teller aufzuräumen).
Eine der größten Herausforderungen, die ich bei Leuten sehe, die Probleme mit dem Delegieren haben – insbesondere bei solchen in Einstiegspositionen – ist, dass sie vergessen, dass sie delegieren können und sollten. Wenn Sie sich unwohl fühlen, einen Vorgesetzten oder Vorgesetzten zu bitten, etwas zu tun, versuchen Sie Folgendes: Beginnen Sie damit, darauf hinzuweisen, was Sie tun, und positionieren Sie Ihre „Bitte“ als Bitte um Hilfe. Anstelle von „Sie müssen die Teamleiter anrufen“, könnten Sie beispielsweise sagen: „Ich arbeite daran, die Daten für diese Analyse abzurufen. Wäre es Ihnen möglich, mir zu helfen, indem Sie die anderen Teamleiter anrufen? '
Als Manager kann ich Ihnen sagen, dass ich zu oft meine Teams anflehe, etwas an mich zu delegieren, und ich liebe es, wenn sie mir Möglichkeiten bieten, zu helfen.
2. Finden Sie die einfache 10-Minuten-Aufgabe
Sie sind vielleicht anfangs skeptisch, aber wenn Sie einfach den Rahmen Ihrer Aufgaben ändern, werden Sie feststellen, dass fast alles in 10-Minuten-Aufgaben unterteilt werden kann. Müssen Sie ein neues Thema recherchieren? Beginnen Sie mit 10 Minuten beim Scannen von Google-Nachrichtenartikeln, gefolgt von 10 Minuten, in denen Sie alles aufschreiben, was Sie wissen und die wichtigsten Fragen, die Sie noch beantworten müssen, und dann jeweils 10 Minuten lang Leute anrufen, um Ratschläge zur Beantwortung Ihrer offenen Fragen zu erhalten (Bonuspunkte, wenn Sie waren klug genug, um zu bemerken, dass das Telefonat eine Form der Delegation ist!).
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Voilà! Sie haben gerade eine Aufgabe, die sonst möglicherweise in Stunden gedauert hätte, in 30 Minuten gequetscht.
Dieser Ansatz funktioniert auch nach Stunden. Ich habe eine Kollegin, die so fasziniert war von der 10-Minuten-Regel und wie sie ihr während der Arbeitszeit geholfen hat, dass sie beschlossen hat, es zu Hause auszuprobieren. Sie nahm ihren Timer für ein paar Morgen heraus, um ihre Vorarbeitsroutine zu planen, und mit einer 10-minütigen Dusche, einem 10-minütigen Frühstück usw. stellte sie fest, dass sie in der Lage war, kürze ihre übliche Vorbereitungszeit , und tauscht es stattdessen gegen den begehrten Schlaf ein. Sie hätte nie gedacht, dass es möglich wäre, in 10 Minuten zu duschen – bis sie es ausprobierte und merkte, dass es eigentlich ganz einfach war!
3. Verwenden Sie diesen Timer
Die Verwendung Ihres Timers ist ein wichtiger Teil der Regel, also vergessen Sie ihn nicht. Wie jeder in der Geschäftswelt weiß, tun wir, was wir messen.
Dies gilt auch für die 10-Minuten-Regel – Sie müssen einen Timer oder eine Uhr verwenden, um zu verfolgen, wie lange Sie mit Dingen verbringen. Smartphones machen dies mit ihren integrierten Timer-Apps einfacher, aber jede Uhr mit einem Minutenzeiger reicht aus. Was auch immer du tust, rate nicht – denn wenn du etwa Aus 10 Minuten werden immer 20, Sie maximieren Ihre Produktivität nicht.
Manchmal verbringst du weniger als 10 Minuten mit einer Aufgabe (mehr Zeit zurück – juhu!), und manchmal klingelt der Wecker und du telefonierst immer noch (nein, ich schlage nicht vor, dass du einfach aufhängst auf, wenn der Wecker klingelt). Fühlen Sie sich nicht schlecht, wenn Sie überfahren - merken Sie es sich für das nächste Mal einfach vor.
Wenn eine Kollegin zum Beispiel dazu neigt, herumzuschweifen, beginne dein nächstes Gespräch, indem du ihr sagst, dass du 10 Minuten Zeit für ein Brainstorming hast. Was ist, wenn Sie wirklich mehr Zeit brauchen? Das ist auch gut so: Wenn Sie Ihre aufgewendete Zeit verfolgen, erhalten Sie einen Einblick in Ihre Arbeitsweise, sodass Sie Ihren Tag beim nächsten Mal besser planen können.
Die 10-Minuten-Regel in Aktion
Eines meiner Lieblingsbeispiele für diese Regel in der Praxis ereignete sich vor einigen Jahren, als ein Team, an dem ich arbeitete, den gefürchteten Anruf um 16:00 Uhr von einem Kunden erhielt, der die Arbeit umleitete, die wir am nächsten Morgen präsentieren würden. So viel zu einem entspannten Abend!
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Es gab zwei große Arbeitsschritte, also teilten wir unser vierköpfiges Team in zwei Hälften. Jedes unserer beiden Unterteams hatte ungefähr die gleiche Anzahl von PowerPoint-Folien zu überarbeiten, mit ähnlichen Mengen an Analysen, sodass wir ungefähr die gleiche Zeit hätten brauchen müssen, um sie fertigzustellen.
Ich sagte zu meinem Teamkollegen, dass ich wirklich bis 18 Uhr fertig sein wollte, damit wir essen gehen können, und er stimmte zu, zweifelte jedoch an unserer Fähigkeit, es zu schaffen. Also zählten wir die Seiten zusammen, dividiert durch die zwei Stunden, die der Tag übrig hatte, und stellten fest, dass wir, wenn wir eine Rate von 10 Minuten pro Seite erreichen könnten, genug Zeit hätten, um sie zu vervollständigen – plus einen Puffer für alles, was sich bewährt hat besonders knifflig sein. Mit neuer Energie teilten wir die Seiten auf, stellten den Timer und fingen an zu kurbeln. Um daraus ein Spiel zu machen, haben wir auf dem Whiteboard notiert, wie viele Seiten jeder von uns unter oder über der 10-Minuten-Marke abgeschlossen hat.
Um 18 Uhr waren wir fertig – und fühlten uns richtig gut dabei. Das andere Team, das die 10-Minuten-Regel nicht angewendet hat? Sie waren gegen 9 fertig.
Die Herausforderung ist eröffnet. Holen Sie für Ihre nächste Aufgabe heute Ihren Timer heraus und probieren Sie es selbst aus. Die Uhr tickt!
