Letzten Monat hatte ich das Glück, einige Zeit damit zu verbringen, mit ihr zu reden Tom Sant, der weltweit führende Experte für das Schreiben von Vorschlägen . Dieser Beitrag enthält sein Update zu Trends beim Schreiben von Vorschlägen, zusammen mit anderen Anleitungen, die er mir in der Vergangenheit gegeben hat.
1. Das Konzept verstehen
Ein Angebot ist ein Verkaufsinstrument und kein Informationspaket. Der Zweck des Vorschlags besteht darin, überzeugende Argumente zu liefern, die zu einem Verkauf führen. Um das Geschäft zu gewinnen, muss Ihr Angebot die folgenden Hürden überwinden:
- Weiß ich wer das ist? Wenn der Kunde zum ersten Mal von Ihnen hört, wird Ihr Angebot verworfen.
- Ist dieser Vorschlag konform? Wenn der Kunde eine Vorlage für das Angebot bereitgestellt hat, werden Angebote, die dieser Vorlage nicht entsprechen, verworfen.
- Ist dieser Vorschlag sinnvoll? Wenn die Executive Summary das Problem nicht richtig definiert oder eine vernünftige Lösung vorschlägt, wird der Vorschlag verworfen.
- Bietet die Lösung einen Mehrwert? Von den Vorschlägen, die das oben definierte Minimum erreicht haben, gewinnt derjenige, der den meisten Wert bietet.
Die verbleibenden Schritte bieten eine Methode zur Erstellung eines Vorschlags, der alle vier Hürden überwindet.
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2. Den Kunden recherchieren.
Der Vorschlag wird nicht gewinnen, wenn Sie die wahren Entscheidungskriterien und Entscheidungsträger des Kunden nicht aufdecken. Diese können sich stark von den Kriterien und Entscheidungsträgern unterscheiden, die in einem Request for Proposal (RFP) definiert sind.
Sie müssen daher den Kunden recherchieren – vorzugsweise durch Interviews mit Personen in den verschiedenen an der Entscheidung beteiligten Gruppen – um zu verstehen, worum es geht Ja wirklich geht weiter.
Bitte beachten Sie, dass unterschiedliche Gruppen wahrscheinlich unterschiedliche Ansichten haben und unterschiedliche Begriffe verwenden, um die Situation zu beschreiben. Wenn Ihr Vorschlag beispielsweise sowohl von Ingenieuren als auch von Buchhaltern bewertet wird, müssen Sie beide verstehen und mit beiden kommunizieren können.
3. Legen Sie die entsprechenden Grundlagen.
Ihr Vorschlag wird verworfen, es sei denn, Sie haben Marketing- und Vertriebsaktivitäten durchgeführt, die beim Entscheider Anerkennung schaffen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
Erstellen Sie eine öffentliche Präsenz. Dies umfasst Werbung, soziale Netzwerke, Öffentlichkeitsarbeit, Sponsoring von Konferenzen, das Senden von Rednern zu Konferenzen, die Veröffentlichung von Newslettern und so weiter.
Schaffen Sie eine persönliche Präsenz. Dies besteht darin, die Anerkennung durch Verkaufsgespräche, Kundengespräche, E-Mails, Notizen, Texte und Telefonate herzustellen.
4. Brainstormen Sie Ihren Ansatz.
Nachdem Sie nun Ihre Recherchen durchgeführt und die Grundlagen gelegt haben, machen Sie sich ein Brainstorming über die Situation des Kunden und Ihren eigenen Ansatz, um ihm zu helfen. Verwenden Sie diese Fragen, um die Diskussion zu beginnen:
- Was ist das Problem oder Problem des Kunden?
- Warum ist ihnen dieses Problem wichtig?
- Welche Unternehmensbereiche sind von diesem Problem betroffen?
- Welche Unternehmensziele werden aufgrund dieser Problematik nicht erreicht?
- Wie misst der Kunde den Erfolg der Lösung?
- Welches dieser Erfolgsmaße ist ihnen am wichtigsten?
- Was genau werden wir vorschlagen?
- Wie werden wir diese Arbeit machen?
- Welchen Nachweis können wir erbringen, dass wir qualifiziert und kompetent sind?
- Welches quantitative Versprechen (Wertversprechen) sind wir bereit zu geben?
- Wie können wir nachweisen, dass der von uns angebotene Wert glaubwürdig ist?
5. Schreiben Sie die Zusammenfassung.
Entgegen der landläufigen Meinung ist die Executive Summary KEINE Zusammenfassung des Inhalts des Vorschlags. Es ist eine Zusammenfassung der grundlegenden Probleme, der vorgeschlagenen Lösung und der versprochenen Ergebnisse. Effektive Executive Summarys sind wie folgt aufgebaut:
- Problem, Bedarf oder Ziel.
- Erwartetes Ergebnis.
- Lösungsüberblick.
- Aufruf zum Handeln.
Weiterlesen: So schreiben Sie eine Executive Summary
6. Schreiben Sie den Hauptteil des Vorschlags.
Das Gremium enthält detaillierte Erläuterungen zu Ihrer Arbeitsweise, den beteiligten Personen, Ihren bisherigen erfolgreichen Erfahrungen in diesem Bereich, früheren Kunden, die Sie bei ähnlichen Projekten unterstützt haben, und dem Nachweis Ihrer Kernkompetenz und finanziellen Stabilität.
In vielen Fällen hat der Kunde bereits die Struktur des Angebots definiert oder eine Vorlage bereitgestellt. Wenn ja, folge dieser Struktur genau . Laut Sant werden Entscheidungen normalerweise auf der Grundlage der Zusammenfassung getroffen, aber die Nichtbefolgung einer Vorlage führt automatisch zur Disqualifikation.
7. Bearbeiten Sie das Ganze gnadenlos.
Aussehen ist genauso wichtig wie Inhalt. Es sollten keine offensichtlichen Grammatikfehler und ein absolutes Minimum an Tippfehlern vorhanden sein. Wenn Boilerplate (standardisiertes Material aus anderen Vorschlägen) enthalten ist, muss es sorgfältig an die eigene Situation des Kunden angepasst werden.
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Seien Sie äußerst vorsichtig, wenn Sie Passagen bearbeiten, die möglicherweise die Namen anderer Unternehmen enthalten, für die die Boilerplate in der Vergangenheit verwendet wurde. Viele Vorschläge wurden einfach deshalb verworfen, weil der Verfasser des Angebots den Namen eines Mitbewerbers des Kunden in einem Absatz aus einem alten Angebot hinterlassen hat.
Wenn Sie einen Vorschlag ernst meinen, empfehle ich Ihnen dringend, zusätzlich zu Ihrer eigenen internen Bearbeitung einen unabhängigen Lektor zu beauftragen, der den gesamten Vorschlag durchgeht. ich benutze Reiner Text , aber ich bin mir sicher, dass es andere Dienste gibt, die fast genauso gut sind.
