Neben Geschäftsplänen sind Executive Summarys wahrscheinlich das wichtigste aller Geschäftsdokumente. Man kann mit Fug und Recht sagen, dass fast jede große Entscheidung in einem Unternehmen jeder Größe eine Zusammenfassung des Entscheidungsprozesses beinhaltete.
Leider glauben viele Leute fälschlicherweise, dass eine Executive Summary eine Zusammenfassung des Dokuments ist, wie ein 'Cliff Notes'. Oh nein.
Der Zweck einer Executive Summary besteht darin, eine Entscheidung zu empfehlen, nicht aber Informationen bereitzustellen. Das längere Dokument bietet einen Drill-Down-Beweis für diese Empfehlung.
Lose basierend auf Gesprächen, die ich mit Vorschlagsguru geführt habe Tom Sant , so schreiben Sie eine Executive Summary, die eine Führungskraft (oder ein Führungsteam) davon überzeugt, eine Entscheidung zu treffen:
1. Beschreiben Sie ein Problem, eine Notwendigkeit oder ein Ziel.
Unterhalb der Worte 'ZUSAMMENFASSUNG' erklären Sie in ein bis zwei Sätzen (höchstens) warum eine Entscheidung nötig ist. Seien Sie spezifisch und schließen Sie nach Möglichkeit quantifizierbare Messungen ein.
Falsch:
Dieses Dokument beschreibt die XYZ-Lösung im Detail. Hier eine Zusammenfassung des Inhalts...
Recht:
Aufgrund von Telekommunikationsnetzausfällen verzeichnen wir einen jährlichen Umsatzausfall von 10 Millionen US-Dollar.
2. Beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis.
Beschreiben Sie in ein bis zwei Sätzen (höchstens) was anders ist, wenn das Problem gelöst, der Bedarf erfüllt oder das Ziel erreicht ist. Geben Sie keine Details zur Lösung an.
Falsch:
In Kapitel 1 beschreiben wir die zahlreichen normkonformen analogen Flusskondensatoren...
Recht:
Nach unseren Schätzungen (siehe Abschnitt 1) wird die Reduzierung oder Beseitigung dieser Ausfälle unsere Rentabilität um bis zu 20 % steigern.
3. Beschreiben Sie Ihren Lösungsvorschlag.
Beschreiben Sie unter dem Wort „VORSCHLAG“ in einer Reihe kurzer Absätze das Element Ihrer Lösung des Problems (wie in Schritt 1), das das gewünschte Ergebnis (wie in Schritt 2) hervorbringt.
Lesen Sie in jedem Absatz die Abschnitte im größeren Dokument, in denen dieser Teil Ihrer Lösung ausführlich beschrieben wird. Machen Sie jeden Absatz klar und lesbar. Vermeiden Sie Fachjargon, Geschäftsgerede und unnötige Abstraktionen. Wenn möglich, ordnen Sie die Absätze in einem Schritt-für-Schritt-Plan an.
Falsch:
Die Nutzung unserer bestehenden Infrastruktur wird vergangene Technologieinvestitionen kapitalisieren und gleichzeitig den Umschulungsbedarf optimieren. Die erhöhte Zuverlässigkeit wird unsere unternehmenskritische Produktivität explodieren lassen und dadurch einen monetarisierten Wettbewerbsvorteil schaffen.
Recht:
Um das obige Problem zu lösen, schlagen wir Folgendes vor:
1. Erwerben und installieren Sie ein Pilotsystem. So können wir die neue Software testen, ohne unseren täglichen Betrieb zu gefährden. Die Anforderungen an dieses Pilotsystem sind in Abschnitt 4 beschrieben.
[weitere Schritte]
4. Erklären Sie, wie Sie Risiken überwinden.
Jede Geschäftsentscheidung, die nicht selbstverständlich ist, birgt ein gewisses Risiko. Beschreiben Sie daher unter der Überschrift „RISIKEN“ kurz diese Risiken und wie Sie vorschlagen, sie zu überwinden (oder warum sie nicht wirklich ein Risiko darstellen).
Halten Sie diese Absätze noch einmal eng. Verwenden Sie einfache Sprache. Binden Sie wie im vorherigen Schritt jeden Absatz an den entsprechenden Abschnitt des längeren Dokuments.
Falsch:
Die vorgeschlagene Lösung ist herstellerunabhängig und lässt sich durch die Verwendung von benutzerdefinierten ausführbaren Skripten in mehrere Systemarchitekturen integrieren...
Recht:
Um die gesamte Kundendienstabteilung umzustellen, müssen wir unser Servicepersonal umschulen, was die Reaktionszeit der Abteilung verkürzen könnte. Wir planen jedoch, diese Möglichkeit zu reduzieren, indem wir ein maßgeschneidertes Schulungshandbuch schreiben.
5. Fragen Sie nach der Entscheidung, die Sie treffen möchten.
Beschreiben Sie unter der Überschrift „EMPFEHLUNG“ in möglichst wenigen Worten die Entscheidung, die Sie von der(n) Führungskraft(en) treffen möchten. Sei präzise.
Wenn es sich bei der Entscheidung um Geld handelt, geben Sie den Betrag an. Wenn Gründe dafür vorliegen, dass die Entscheidung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt getroffen werden muss, tauchen Sie diese auf.
Falsch:
Unsere anhaltende Besorgnis über Ausfälle von Telefonsystemen wirkt sich weiterhin auf unser Unternehmen aus und sollte daher zügig angegangen werden.
Recht:
Um dieses Projekt bis zum Ende des laufenden Geschäftsjahres ohne Unterbrechung unseres laufenden Betriebs abzuschließen, müssen Sie eine Erhöhung des IT-Budgets des nächsten Quartals um 2 Millionen US-Dollar genehmigen.
Beispiele für Executive Summarys
Unten sind die beiden oben beschriebenen Zusammenfassungen, wie sie tatsächlich erscheinen würden. Damit Sie nicht denken, dass das erste Beispiel künstlich undurchsichtig ist, versichere ich Ihnen, dass ich persönlich schon Schlimmeres gesehen habe. Viel schlimmer.
Falsch:
ZUSAMMENFASSUNG
Dieses Dokument beschreibt die XYZ-Lösung im Detail. Hier eine Zusammenfassung des Inhalts:
In Kapitel 1 beschreiben wir die zahlreichen normkonformen analogen Flusskondensatoren...
[mehr Kapitelzusammenfassungen]
Durch die Nutzung unserer bestehenden Infrastruktur werden vergangene Technologieinvestitionen kapitalisiert und gleichzeitig der Umschulungsbedarf optimiert. Die erhöhte Zuverlässigkeit wird unsere unternehmenskritische Produktivität explodieren lassen und dadurch einen monetarisierten Wettbewerbsvorteil schaffen. Die vorgeschlagene Lösung ist herstellerunabhängig und lässt sich durch die Verwendung von benutzerdefinierten ausführbaren Skripten in mehrere Systemarchitekturen integrieren.
Unsere anhaltende Besorgnis über Ausfälle von Telefonsystemen wirkt sich weiterhin auf unser Unternehmen aus und sollte daher zügig angegangen werden.
Recht:
ZUSAMMENFASSUNG
Aufgrund von Telekommunikationsnetzausfällen verzeichnen wir einen jährlichen Umsatzausfall von 10 Millionen US-Dollar.
Nach unseren Schätzungen (siehe Abschnitt 1) wird die Reduzierung oder Beseitigung dieser Ausfälle unsere Rentabilität um bis zu 20 % steigern.
VORSCHLAG
Um das obige Problem zu lösen, schlagen wir Folgendes vor:
- Erwerben und installieren Sie ein Pilotsystem. So können wir die neue Software testen, ohne unseren täglichen Betrieb zu gefährden. Die Anforderungen an dieses Pilotsystem sind in Abschnitt 4 beschrieben.
[weitere Schritte]
RISIKEN
- Möglichkeit einer geringeren Reaktionszeit . In Stufe 3 des obigen Plans müssen wir unser Servicepersonal umschulen, was die durchschnittliche Reaktionszeit der Abteilung vorübergehend verkürzen könnte. Wir planen jedoch, diese Möglichkeit zu reduzieren, indem wir ein maßgeschneidertes Schulungshandbuch schreiben.
[mehr Risiken]
EMPFEHLUNG
gela nash taylor vermögen
Um dieses Projekt bis zum Ende des laufenden Geschäftsjahres ohne Unterbrechung unseres laufenden Betriebs abzuschließen, müssen Sie eine Erhöhung des IT-Budgets des nächsten Quartals um 2 Millionen US-Dollar genehmigen.
Im Ernst, welche dieser beiden Zusammenfassungen führt Ihrer Meinung nach zur besten Entscheidung?
