'Ich kann das Dokument, das Sie mir geschickt haben, nicht öffnen!'
Dies war eine häufige Beschwerde von Benutzern von Microsoft Office 2003 und früherer Textverarbeitungssoftware seit der Einführung von Microsoft Office 2007 , und führte das .docx-Format ein. „Zu Beginn jedes Semesters stellen wir neue Praktikanten ein, die College-Studenten sind“, sagt Matt Brownell, Redakteur bei der Streikinitiative , ein Marketing- und PR-Unternehmen, das sich hauptsächlich mit Referenten, Autoren und Beratern beschäftigt und Microsoft Office 2003 verwendet. 'Sie haben in der Regel neue Laptops und die neueste Version von Office und senden uns Lebensläufe, die wir nicht öffnen können.' .'
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Obwohl Microsoft ein kostenloses Konvertierungsprogramm anbietet, das Benutzer von seiner Website herunterladen können, waren Brownell und seine Kollegen, wie viele Benutzer von Office 2003, nicht bereit, diese Lösung zu verwenden. Stattdessen wurden angehende Praktikanten aufgefordert, ihre Lebensläufe als .doc-Dateien erneut einzureichen. Ictus hatte jedoch weniger Möglichkeiten, wenn Kunden .docx-Dateien sendeten. Und Brownell stellte fest, dass das Problem nicht auf Microsoft Word beschränkt war. Es gab auch neue .pptx-Dateien für PowerPoint und .xlsx-Dateien für Excel. „Neulich habe ich einer Praktikantin ein Projekt zugewiesen, damit sie eine Tabelle erstellt“, sagt Brownell. 'Es kam als .xlsx-Datei. An diesem Punkt gab ich schließlich nach und lud den Konverter herunter, aber ich war nicht glücklich darüber.'
'Ich habe ein Upgrade auf Microsoft Office 2008 für Mac 2008', sagt Kimberly Hathaway, geschäftsführende Gesellschafterin bei Hathaway PR . „Aber was war dieses ‚X‘-Zeug? Es war fast so, als hätten wir uns nicht die Mühe machen sollen, ein Upgrade durchzuführen.' Die meisten High-Tech-Kunden haben Office 2007, stellt sie fest – aber sie machen nur etwa 10 Prozent ihres Geschäfts aus. „Im Übrigen weiß man wirklich nicht, wer das neue Amt hat und wer nicht“, sagt sie. 'Wir arbeiten viel mit kleineren regionalen Publikationen, und diese haben nicht die neueste Office-Version.' Ein Mandant, ein Anwalt, verwendet eine ältere Version von WordPerfect, was weitere Probleme aufwirft.
„Ich möchte nicht, dass meine Agentur antiquiert wirkt“, sagt Hathaway. Ihrer Meinung nach riskiert das Senden von .doc-Dateien an Office 2007-Benutzer das Senden dieser Nachricht. 'Wenn ich sehe, dass jemand .docx verwendet, sende ich eine .docx-Datei.' Im Zweifelsfall sendet sie eine .doc-Datei, um niemanden in Verlegenheit zu bringen, der die ältere Version von Word verwendet. Um sicherzustellen, dass immer Dateien in den erforderlichen Formaten vorliegen, sieht die Unternehmensrichtlinie vor, jedes Dokument in drei Formaten zu speichern: .doc, .docx und .pdf.
'Ein- bis dreimal pro Woche haben wir ein Problem, wenn jemand eine .docx-Datei vergisst und sendet, und wir müssen etwas im älteren Format erneut senden', sagt sie. 'Es ist frustrierend, wie viel Zeit und Energie für die dumme Formatierung aufgewendet wird.'
Warum Microsoft das x hinzugefügt hat
Für Benutzer wie Hathaway und Brownell scheint das neue Format Irritationen zu verursachen und Benutzer zu zwingen, früher auf die neueste Software umzusteigen. 'Ich glaube, die Benutzer waren zunächst ungläubig, dass es überhaupt nicht abwärtskompatibel mit der alten Version war', sagt Brownell. „Wir gingen davon aus, dass es sich um ein Problem handelte, das behoben werden würde. Wenn es möglich war, dieses neue Format zu erstellen, warum konnten sie es dann nicht abwärtskompatibel machen?'
Aber die Erstellung eines abwärtskompatiblen Formats war möglicherweise unmöglich, da das Unternehmen mit .docx, pptx und .xlsx die Art und Weise, wie seine Dateien erstellt werden, grundlegend änderte. Die neuen Dateiformate basieren auf Extensible Markup Language oder XML, einem weithin anerkannten Dokumentstandard.
Tatsächlich ist die Umstellung auf .docx, .pptx und .xlsx Teil einer Umstellung auf einen offeneren Standard der Dateiformatierung für Microsoft, der es Entwicklern ermöglicht, einfacher Anwendungen zu erstellen, die auf Daten in Word-Dokumenten zugreifen können (zur Übertragung an ein Webseite), und auch um anderen Textverarbeitungsprogrammen das Öffnen von Word-Dokumenten zu erleichtern. Einige behaupten, dass Microsoft den Schritt gemacht hat, mit Dateien im Open Document Format (.odf) zu konkurrieren, einem Open-Source-Format, das vor allem außerhalb der Vereinigten Staaten beliebt ist. „Unsere Software unterstützt sowohl .odf- und .docx- als auch .pdf-Dateien“, antwortet Gray Knowlton, Group Product Manager von Office für Entwickler bei Microsoft. 'Unser Schritt ist, offener und transparenter zu sein.'
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Und XML-basierte Dateien haben weitere Vorteile, sagt er. Zum einen sind sie stärker komprimiert als .doc-Dateien. 'Ein Word-Dokument im .docx-Format könnte die Hälfte oder drei Viertel der Größe einer .doc-Datei haben', sagt er. „Das spart Festplattenplatz und Bandbreite. Auch wenn Sie versuchten, eine beschädigte Datei im .doc-Format zu öffnen, konnte Word sie einfach nicht öffnen. Dabei gingen viele Daten verloren. Wenn Sie eine beschädigte .docx-Datei öffnen, wird sie weiterhin geöffnet und Sie können alle nicht beschädigten Teile sehen und verwenden.'
Dan Gookin, Autor von Microsoft Word für Dummies (das sowohl in den Versionen 2003 als auch 2007 erhältlich ist) stimmt zu, dass das neue Format, obwohl es viele Benutzer frustriert, lohnende Vorteile bietet. „Man kann nicht ewig bei alten Dateiformaten bleiben“, sagt er. Und er fügt hinzu: 'Weil es so flexibel und aktualisierbar ist, denke ich, dass sie noch lange am .docx-Format festhalten werden.'
Umgang mit .doc und .docx
Wenn .docx nicht mehr wegzudenken ist, aber die meisten Benutzer immer noch Word 2003 verwenden, wie lassen sich Dateiformatkonflikte am besten handhaben? Hier sind einige Strategien, die je nach verwendeter Word-Version hilfreich sein können.
Wenn Sie Word 2003 verwenden:
•Laden Sie den Konverter herunter.Der einfachste Weg, mit .docx- und anderen XML-basierten Dateien umzugehen, besteht darin, das kostenlose . von Microsoft herunterzuladen Konverter . Nach der Installation öffnet Office 2003 .doc-, .xlsx- und .pptx-Dateien mit einer Konvertierungspause von einigen Sekunden.
•Verwenden Sie Google-Dokumente. Google-Dokumente öffnet eine .docx-Datei über seine Online-Schnittstelle. Es ist kostenlos, Sie müssen jedoch ein Google-Konto erstellen.
•Versuchen Sie es mit OpenOffice.Die aktuelle Version von Offenes Büro kann .docx-Dateien öffnen und ist kostenlos.
•Warten Sie mit dem Kauf von Office 2007.Da die Veröffentlichung von Office 2010 für diesen Sommer geplant ist, macht eine Investition in Office 2007 derzeit wenig Sinn. Auf der anderen Seite können Sie, wenn Sie neugierig sind, eine kostenlose Betaversion von Office 2010 zum Spielen.
Wenn Sie Word 2007 verwenden:
•Legen Sie .doc als Standardformat fest.„Das neuere Format ist wertvoll und ich denke, jeder sollte irgendwann darauf umsteigen“, sagt Gookin. „Aber im Moment sollten Sie Office 2007 so konfigurieren, dass Dateien standardmäßig im .doc-Format gespeichert werden. Benutzer mit der neueren Version von Word können das ältere Format öffnen – und bemerken möglicherweise nicht einmal den Unterschied.'
