BESTE DOKUMENTENMANAGEMENT-SOFTWARE/-SYSTEME FÜR KLEINE UNTERNEHMEN - 2021

Es gibt viele Gründe für Unternehmen, elektronische Akten zu verwalten und ihre Dokumente zu digitalisieren. Ein Vorteil ist die Schaffung einer Struktur zum Organisieren und Austauschen von Informationen. ebenso wie die Reduzierung von Papier, das Erstellen von Prüfpfaden, die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Erleichterung der internen und externen Zusammenarbeit. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) helfen Unternehmen dabei, Dokumente, Datenobjekte und Bilder elektronisch zu digitalisieren, zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. Ob als Systeme, Software oder Lösungen bezeichnet, DMS-Angebote bieten eine Vielzahl von Funktionen und Preisschildern. Wir haben einige der besten Kategorien zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, die verwirrende Auswahl an Optionen zu sortieren.

In unserem Test haben wir ein breites Angebot gefunden. Einige Systeme konzentrieren sich auf das Ermöglichen von Speicherung, Suche und Sicherheit und umfassen einige Dokumentrevisions- und Freigabefunktionen. Andere gehen über DMS hinaus und bieten eine Vielzahl von Schnickschnack (und Plug-Ins) für ein Spektrum von Funktionen wie Workflow-Erstellung, Aufgabenverwaltung, Zusammenarbeit, automatisierte Regeln und mehr.

Angesichts der Fülle an Optionen kann die Bestimmung des richtigen Systems entmutigend sein. Wir haben mit Jennifer Pankow, Manager, Client Success, SHI International Corp., gesprochen, die geholfen hat, es zu vereinfachen: 'Fragen Sie sich bei einer Geschäftsentscheidung: 'Was bringt mir das, was mir hilft, mein Geschäft zu verbessern oder einen kritischen Bedarf zu erfüllen?' Dies ist es, was wir unseren Kunden helfen, eine Lösung zu betrachten und abzubilden. Anstatt zu denken „Ich brauche DMS“, fragen Sie: „Was muss ich tun?“ Dann schränken Sie Ihre Auswahl ein, welche Lösung das tut und welche Teile es tut.'

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Eine weitere zu berücksichtigende Frage ist: Wo möchte ich meine Dateien speichern? Es gibt drei Arten von DMS: Cloud, On-Premise und Hybrid.

Wolke: Mit diesem Service befinden sich Ihre Dokumente in der Cloud des Anbieters - bereit für den mobilen Zugriff jederzeit und überall, wo Sie Internet haben. Der Speicherplatz kann durch Ihren Vertrag begrenzt sein (obwohl die meisten Dienste eine Vielzahl von Speicherstufen und damit verbundenen Preisen anbieten), aber es ist oft eine erschwingliche Option, die Systemverwaltung und Updates umfasst und Dateien in der Cloud gesichert werden.

Vor Ort: Diese Option ermöglicht weitere Anpassungen, da sich das DMS auf Ihrem Server befindet und Sie nicht auf Speicher auf Vertragsebene beschränkt sind. Die Vorlaufkosten können jedoch einschüchternd sein, die IT-Wartung kann zusätzlich anfallen und Sie müssen ein Backup-Protokoll implementieren, falls Ihr Server ausfällt.

Hybrid: Diese Kombination aus On-Premise und Cloud bietet Ihnen die Flexibilität, die Cloud für einige Dokumenttypen zu verwenden, während Sie die Migration von Legacy-Inhalten vermeiden, auf die Sie keinen mobilen Zugriff benötigen.

Bei der Betrachtung von DMS-Optionen sind folgende Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen:

Sicherheit: Ein Aspekt ist Ihre Fähigkeit, den Zugriff zu kontrollieren und Berechtigungen für Dokumente und Dateien innerhalb des Systems festzulegen. Es ist wichtig zu beurteilen, wie diese Dateien intern und extern sicher freigegeben werden. Ein weiterer Aspekt ist das Sicherheitsniveau, das Ihre Daten dort schützt, wo sie gespeichert sind. Wenn Sie eine Cloud-Lösung suchen, stellen Sie sicher, dass die Sicherheit des Anbieters für seine Rechenzentren ausreichend ist, um Ihre Daten zu schützen und alle Vorschriften für Ihre Branche einzuhalten.

Scannen: Wenn Sie in Papier ertrinken, suchen Sie nach einem System, das das Scannen großer Dokumentenmengen mit Funktionen zur automatischen Benennung und Ablage ermöglicht. Eine potenzielle Funktion, Optical Character Recognition (OCR), wandelt gescannte Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien um.

Suche: Es ist ratsam, sicherzustellen, dass die Suchfunktionen unabhängig davon, wie das System Ihre Dateien organisiert, Volltext-Schlüsselwortsuchen in Dateien ermöglichen (nicht nur nach Titel).

Zugriff, Bearbeitung, Überwachung: Wie umfangreich sind die Anforderungen Ihres Unternehmens an die Erstellung, den Zugriff und die Änderung von Dokumenten? Wenn Sie ein DMS überprüfen, sehen Sie sich Folgendes an:

Dokument- und Dateizugriff/Berechtigungseinstellung, z. B. werden Rollen zugewiesen, wird der Zugriff nach Dokument, Ordner oder beidem festgelegt, können Sie Berechtigungen nach Einzelpersonen und nach Gruppen festlegen?
Dateifreigabe/Bearbeitung, d.h. gibt es einen Check-in/-out, können mehrere Benutzer gleichzeitig bearbeiten?
Überwachung und Nachverfolgung, z. B. können Sie sehen, wer das Dokument angesehen hat, erhalten Sie ein Aktivitäts-/Auditprotokoll, können Sie Benachrichtigungen einstellen?
Versionskontrolle, d.h. können Sie die Versionshistorie einsehen, wie stellt das System sicher, dass an der aktuellsten Version gearbeitet wird, können Sie auf frühere Versionen zugreifen?
Erstellung, Zusammenstellung und Archivierung, d. h. welche Funktionen sind für die Lebensdauer des Dokuments von der Erstellung bis zur Archivierung vorhanden?

Zusammenarbeit: Wie viel interne und externe Zusammenarbeit benötigen Sie zur Stärkung? Während Versionskontrolle, Bearbeitung und elektronische Signatur ziemlich standardmäßige DMS-Funktionen sein können, umfassen einige Systeme Workflows, gemeinsame Dokumenterstellung, Aufgabenverwaltung, Warnungen, Messaging und mehr.

Benutzerfreundlichkeit: Sie möchten eine möglichst 100%ige Systemakzeptanz. Stellen Sie sicher, dass die Tools und die Benutzeroberfläche benutzerfreundlich und intuitiv sind, damit Ihr Team sie problemlos verwenden kann.

Mobilität: Wenn der mobile Zugriff Priorität hat, suchen Sie nach einem System, das mit allen Geräten kompatibel ist. Betrachten Sie eine, die über eine App verfügt, die das Desktop-Erlebnis repliziert.

Integration: Die von uns überprüften DMS-Angebote bieten eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten. Wissen Sie, in welche Systeme Sie Ihr DMS integrieren müssen. Ihr Wunsch, Dateien nicht aus einem bestehenden Cloud-Speicher verschieben zu müssen, z. B. Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive usw., oder Ihre Notwendigkeit, sich mit Ihrem CRM, Content-Management-System oder Buchhaltungssoftware zu verbinden, kann Ihre Anbieterentscheidung beeinflussen .

Unterstützung: Stellen Sie wie bei jedem Anbieterservice sicher, dass Sie verstehen, wie der Support bereitgestellt wird. Die meisten von uns überprüften Anbieter hatten mehrere Supportoptionen, darunter E-Mail, Online-Chat und Telefon – obwohl die Öffnungszeiten manchmal begrenzt waren. Manche bieten nur Support über ein Ticketsystem an. Wählen Sie eine aus, die dem Niveau und der Art der Unterstützung entspricht, die Sie benötigen.

Preis: Der DMS-Preis variiert je nach Anbieter und Service. Wie bereits erwähnt, hat On-Premise-DMS erhebliche Vorlaufkosten. Bei Cloud-Diensten zahlen Sie jedoch wahrscheinlich eine monatliche oder jährliche Gebühr, die pro Benutzer/Monat oder Speicherkapazität bestimmt wird, und zusätzliche Funktionen können die Kosten erhöhen. Berücksichtigen Sie also Ihre laufenden Kosten und alle Erhöhungen, die auftreten, wenn Ihr Bedarf steigt.

Anmerkung der Redaktion: Suchen Sie eine Dokumentenmanagement-Software für Ihr Unternehmen? Wenn Sie Informationen wünschen, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Produkts helfen, verwenden Sie den folgenden Fragebogen, damit unser Partner BuyerZone Ihnen kostenlos Informationen zur Verfügung stellt:

Bei unserer Suche nach dem 'Best of' DMS fanden wir qualifizierte Kandidaten in mehreren Kategorien:

Gesamtsieger, Beste Dokumentenverwaltungssoftware/-systeme für kleine Unternehmen: eFileCabinet

eFileCabinet erhält unsere Stimme als bester Gesamtsieger für Dokumentenmanagement-Software/-Systeme für kleine Unternehmen 2018. DMS ist ausschließlich das, was eFileCabinet tut. Es ist ein robustes Angebot, das seine Benutzerfreundlichkeit, den mobilen Zugriff, die erweiterte Suche nach 'Nie etwas verlieren' und das hohe Sicherheitsniveau fördert.

Vorteile: Es gibt ein breites Angebot an DMS-Funktionen mit neuen Funktionen wie Workflow (derzeit als Beta verfügbar). Sicherheit und Compliance sind Schwerpunkte.

Nachteile: Der Kundensupport antwortet zwar schnell per Telefon, E-Mail oder Chat, ist jedoch nur während der Geschäftszeiten verfügbar. Außerdem ist dies nicht die günstigste DMS-Option; aber auch nicht das teuerste.

Sehen Sie sich unseren vollständigen eFileCabinet-Test an.

Beste kostenlose Dokumentenverwaltungssoftware/-systeme für kleine Unternehmen: Zoho Docs

Während viele DMS-Anbieter kostenlose Testversionen anbieten, sind kostenlose Versionen selten. Diese fanden wir oft nur für ein einziges Benutzerkonto erlaubt. Mit 5 GB Speicherplatz/Benutzer für bis zu 25 Teammitglieder kostenlos verdient Zoho Docs unsere Auszeichnung als beste kostenlose Dokumentenmanagement-Software für kleine Unternehmen 2018.

Vorteile: Zoho Docs wirbt für hohe Sicherheit und Compliance, verfügt über eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche, Online-Foren für den Support und viele der Funktionen der von uns überprüften kostenpflichtigen Dienste.

Nachteile: Zoho Docs hat wie Google Docs ein eigenes Format für Dateien. Einige Benutzer kommentierten, dass die Arbeit mit Word-Dokumenten in diesem System schwieriger ist, als ihnen lieb ist.

Lesen Sie unser vollständiges Zoho Docs-Überprüfung .

Beste Dokumentenmanagement-Software/-Systeme für den Kundenservice: eFileCabinet

eFileCabinet erhält unsere Stimme als beste Dokumentenmanagement-Software/-Systeme für den Kundenservice im Jahr 2018. Obwohl dieses DMS etwas mehr kostet als einige Konkurrenten, sagen mehrere Benutzerbewertungen, dass es sich aufgrund der Menschen und des Kundenservice lohnt. Das Customer Success Team verpflichtet sich, dass jeder neue Kunde direkt nach dem Kauf einen Anruf erhält, um sicherzustellen, dass er das Produkt vollständig versteht und sein Unternehmen davon profitieren kann.

Vorteile: Bei der Kontaktaufnahme mit dem Kundenservice über die drei Methoden Chat, Telefon und E-Mail haben wir sehr schnell eine Antwort erhalten und die Vertreter waren freundlich, professionell und hilfsbereit.

Nachteile: Der Kundensupport ist nur während der Geschäftszeiten (08:00 - 17:00 Uhr MT) von Montag bis Freitag verfügbar.

Sehen Sie sich unseren vollständigen eFileCabinet-Test an.

Tisha Campbells Reinvermögen 2015

Beste Dokumentenmanagement-Software/-Systeme für die Zusammenarbeit: SharePoint

SharePoint, ein DMS von Microsoft, enthält viele Funktionen, die Unternehmen oder Teams für eine effiziente Zusammenarbeit interessieren. SharePoint wurde mit der Absicht entwickelt, 'Teamwork' und 'nahtlose Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen' zu fördern, und ist unsere Wahl für die beste Dokumentenverwaltungssoftware/-systeme für die Zusammenarbeit 2018.

Vorteile: Als Microsoft-Produkt bietet SharePoint ein hohes Maß an Sicherheit und Kundensupport zu unterschiedlichen Preisen. Die Möglichkeiten scheinen fast endlos, wenn man die vollständige Suite von Microsoft-Angeboten betrachtet, in die SharePoint integriert ist.

Nachteile: Viele Bewertungen weisen darauf hin, dass zur vollständigen Nutzung von SharePoint-Know-how und Anpassungen erforderlich sind. Dies könnte die Lösung für kleine Unternehmen möglicherweise zu zeitaufwändig und kostspielig machen.

Sehen Sie sich unsere vollständige SharePoint-Überprüfung an.

Beste Dokumentenmanagement-Software/-Systeme für Anwaltskanzleien: M-Files

Da Anwaltskanzleien mit einer Menge Papierkram umgehen, von dem viele vertrauliche und sensible Informationen enthalten, gibt es zusätzliche Überlegungen bei der Auswahl eines DMS. Laut einem Artikel im ABA Journal „ Hier sind die rechtlichen Informationen zu Dokumentenmanagement-Software ' können die Dokumentenmanagement-Komponenten in der Praxisverwaltungssoftware einer Anwaltskanzlei derzeit für Solopraxen oder kleine Kanzleien in nicht dokumentenlastigen Praxisbereichen ausreichend sein. Aber für kleine Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten verwalten, kann es äußerst vorteilhaft sein, ein eigenständiges System zu finden, das sich gut in Ihre vorhandene Praxisverwaltungs- und Buchhaltungssoftware integrieren lässt. Aufgrund seiner innovativen Technologie, Sicherheit, Unterstützung für Datencompliance und Integrationsfähigkeit ist unsere Auswahl für die beste Dokumentenverwaltungssoftware/-systeme für Anwaltskanzleien M-Files.

Vorteile: Neben soliden DMS-Funktionen wie Scanfunktionen, OCR zum Organisieren und Suchen sowie Zugangskontrolle bietet diese Technologie Anwaltskanzleien Workflows zur Vertragsgenehmigung und unterstützt eDiscovery.

Nachteile: M-Files bietet keine vorkonfigurierten Pakete an, wie es einige Konkurrenten tun, daher ist es schwer abzuschätzen, wie viel es für eine kleine Anwaltskanzlei kosten wird, die benötigten Funktionen zu erhalten. Die Lösungen werden für jeden Kunden angepasst und die Preise beginnen unter 2.000 USD pro Jahr.

Lesen Sie die M-Files-Überprüfung.

Andere Dokumentenverwaltungsdienste

Zusätzlich zu denen, die wir in unseren Best-Of-Kategorien ausgewählt haben, haben wir hier weitere Unternehmen bewertet:

Dokmee beschreibt sein Angebot als sicheres, einfach zu bedienendes Dokumentenmanagementsystem, das für eine Vielzahl von Zwecken entwickelt wurde, einschließlich Dokumentenerfassung und -speicherung, Suche und Abruf sowie Dateifreigabe.

Eine Seite Die Dokumentenmanagement-Suite wird von Architektur-, Ingenieur- und Bauunternehmen für Arbeitsabläufe, Informationsmanagement und die Einhaltung globaler Standards verwendet.

DocuWare-Cloud digitalisiert Papierprozesse, ermöglicht die Konfiguration benutzerdefinierter Workflows und lässt sich in ERP-, CRM- und andere Systeme integrieren.

Adobe Document Cloud umfasst Acrobat DC für PDF-Produktivität und Adobe Sign für integriertes elektronisches Signieren.

Hightail-Geschäft , ehemals YouSendIt, besteht aus ihren Angeboten für File Sharing und Creative Collaboration.

Ascencio ONLYOFFICE bietet Online-Dokumenteneditoren und Produktivitäts-Business-Tools über die Cloud oder ein privates Netzwerk.

Alfresco One von Alfresco Software, Inc. ist eine Enterprise Content Management (ECM)-Plattform, die Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung umfasst.

Methodik

Wir nutzten eine umfassende Überprüfung von Suchbegriffen, sozialen Trends und Webrecherchen, um unsere Liste der DMS-Angebote einzugrenzen. Wir haben Kundenbetreuer befragt, die Erfahrung mit DMS haben und Kunden bei ihren Content-Management- oder Software-Kaufentscheidungen unterstützen. Nachdem wir unsere Auswahl eingegrenzt hatten, überprüften wir die Websites jedes Unternehmens und sahen uns Demos an oder meldeten sich für Testversionen an und verglichen Angebote speziell in Bezug auf Servicetyp, Preise, Kundenservice, Skalierbarkeit, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kundenbewertungen, Geschäfts- und Technologie-Website Rezensionen und Auszeichnungen. Für fehlende Informationen haben wir das Unternehmen kontaktiert. Dabei haben wir nicht nur Informationslücken geschlossen, sondern auch deren Schnelligkeit und Reaktionsschnelligkeit bewertet.

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