Haupt Startup-Leben 15 E-Mail-Etikette-Regeln, die jeder Profi befolgen sollte

15 E-Mail-Etikette-Regeln, die jeder Profi befolgen sollte

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Der durchschnittliche US-Mitarbeiter gibt etwa ein Viertel der Arbeitswoche beim Durchkämmen der Hunderte von E-Mails wir alle senden und empfangen jeden Tag.

Aber trotz der Tatsache, dass wir an unseren Antwortknöpfen kleben, sagt Karrierecoach Barbara Pachter viele Profis immer noch weiß nicht, wie man E-Mails richtig verwendet.

Tatsächlich sind wir aufgrund der schieren Menge an Nachrichten, die wir täglich lesen und schreiben, anfälliger für peinliche Fehler – und diese Fehler können schwerwiegende berufliche Konsequenzen haben.

Pachter skizziert in ihrem Buch die Grundlagen der modernen E-Mail-Etikette Die Grundlagen der Geschäftsetikette . Wir haben die wichtigsten Regeln zusammengestellt, die Sie kennen müssen.

Vivian Giang und Rachel Sugar haben zu früheren Versionen dieses Artikels beigetragen.

1. Fügen Sie eine klare, direkte Betreffzeile hinzu.

Beispiele für eine gute Betreffzeile sind 'Besprechungstermin geändert', 'Kurze Frage zu Ihrer Präsentation' oder 'Vorschläge für das Angebot'.

„Oft entscheiden die Leute anhand der Betreffzeile, ob sie eine E-Mail öffnen“, sagt Pachter. 'Wählen Sie eine aus, die den Lesern mitteilt, dass Sie ihre Anliegen oder geschäftlichen Probleme ansprechen.'

2. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse.

Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, sollten Sie Ihre Firmen-E-Mail-Adresse verwenden. Aber wenn Sie ein privates E-Mail-Konto verwenden – egal ob Sie selbstständig sind oder es nur gelegentlich für geschäftliche Korrespondenzen verwenden – sollten Sie bei der Wahl dieser Adresse vorsichtig sein, sagt Pachter.

Sie sollten immer eine E-Mail-Adresse haben, die Ihren Namen übermittelt, damit der Empfänger genau weiß, von wem die E-Mail stammt. Verwenden Sie niemals E-Mail-Adressen (vielleicht Überbleibsel Ihrer Grundschulzeit), die nicht für die Verwendung am Arbeitsplatz geeignet sind, wie z. B. 'babygirl@...' oder 'beerlover@...' kaltes Gebräu.

3. Denken Sie zweimal nach, bevor Sie auf 'Allen antworten' klicken.

Niemand möchte E-Mails von 20 Personen lesen, die nichts mit ihnen zu tun haben. Das Ignorieren der E-Mails kann schwierig sein, da viele Leute Benachrichtigungen über neue Nachrichten auf ihren Smartphones oder ablenkende Popup-Nachrichten auf ihren Computerbildschirmen erhalten. Vermeiden Sie es, auf 'Allen antworten' zu klicken, es sei denn, Sie glauben wirklich, dass jeder auf der Liste die E-Mail erhalten muss, sagt Pachter.

4. Fügen Sie einen Signaturblock hinzu.

Zur Verfügung stellen Ihren Leser mit einigen Informationen über Sie, schlägt Pachter vor. „In der Regel enthält dies Ihren vollständigen Namen, Titel, den Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen, einschließlich einer Telefonnummer. Sie können auch ein wenig Werbung für sich selbst machen, aber übertreiben Sie es nicht mit Sprüchen oder Kunstwerken.'

Verwenden Sie dieselbe Schriftart, Schriftgröße und Farbe wie für den Rest der E-Mail, sagt sie.

5. Verwenden Sie professionelle Anreden.

Verwenden Sie keine entspannten, umgangssprachlichen Ausdrücke wie „Hey Leute“, „Yo“ oder „Hallo Leute“.

„Der entspannte Charakter unserer Texte sollte die Anrede in einer E-Mail nicht beeinträchtigen“, sagt sie. „Hey ist eine sehr informelle Anrede und sollte im Allgemeinen nicht am Arbeitsplatz verwendet werden. Und Yo ist auch nicht in Ordnung. Verwenden Sie Hallo oder Hallo stattdessen.'

Sie rät auch davon ab, den Namen von irgendjemandem zu kürzen. Sagen Sie „Hallo Michael“, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass er lieber „Mike“ genannt wird.

6. Verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam.

Wenn Sie sich für ein Ausrufezeichen entscheiden, verwenden Sie nur eines, um Aufregung zu vermitteln, sagt Pachter.

„Manchmal lassen sich die Leute mitreißen und setzen ein paar Ausrufezeichen ans Ende ihrer Sätze. Das Ergebnis kann zu emotional oder unreif erscheinen“, schreibt sie. 'Ausrufezeichen sollten beim Schreiben sparsam verwendet werden.'

7. Seien Sie vorsichtig mit Humor.

Humor kann in der Übersetzung ohne den richtigen Ton oder die richtige Mimik leicht verloren gehen. Im beruflichen Austausch ist es besser, den Humor aus E-Mails zu lassen, es sei denn, man kennt den Empfänger gut. Außerdem ist etwas, das Sie für lustig halten, für andere möglicherweise nicht lustig.

Pachter sagt: „Was beim Sprechen als lustig empfunden wird, kann beim Schreiben ganz anders rüberkommen. Lassen Sie es im Zweifelsfall weg.'

8. Wisse, dass Menschen aus verschiedenen Kulturen unterschiedlich sprechen und schreiben.

Es kann leicht zu Missverständnissen kommen, weil kulturelle Unterschiede , besonders in der Schreibform, wenn wir die Körpersprache des anderen nicht sehen können. Passen Sie Ihre Botschaft dem kulturellen Hintergrund des Empfängers an oder wie gut Sie ihn kennen.

Eine gute Regel, sagt Pachter, ist, dass Kulturen mit hohem Kontext (Japaner, Araber oder Chinesisch) Sie kennenlernen möchten, bevor Sie mit Ihnen Geschäfte machen. Daher kann es üblich sein, dass Geschäftspartner aus diesen Ländern in ihren Schriften persönlicher sind. Auf der anderen Seite kommen Menschen aus Low-Context-Kulturen (deutsch, amerikanisch oder skandinavisch) lieber sehr schnell auf den Punkt.

9. Antworten Sie auf Ihre E-Mails – auch wenn die E-Mail nicht für Sie bestimmt war.

Es ist schwierig, auf jede E-Mail-Nachricht zu antworten, die jemals an Sie gesendet wurde, aber Sie sollten es versuchen, sagt Pachter. Dies gilt auch, wenn die E-Mail versehentlich an Sie gesendet wurde, insbesondere wenn der Absender eine Antwort erwartet. Eine Antwort ist nicht erforderlich, dient aber als gute E-Mail-Etikette, insbesondere wenn diese Person in derselben Firma oder Branche wie Sie arbeitet.

Hier ist ein Beispiel für eine Antwort: „Ich weiß, dass Sie sehr beschäftigt sind, aber ich glaube nicht, dass Sie mir diese E-Mail schicken wollten. Und ich wollte Sie wissen lassen, damit Sie es an die richtige Person senden können.'

10. Lesen Sie jede Nachricht Korrektur.

Ihre Fehler werden von den Empfängern Ihrer E-Mail nicht unbemerkt bleiben. „Und je nach Empfänger kann man dafür verurteilt werden, dass man sie herstellt“, sagt Pachter.

Verlassen Sie sich nicht auf die Rechtschreibprüfung. Lesen Sie Ihre E-Mail ein paar Mal und am besten laut durch, bevor Sie sie absenden.

'Ein Vorgesetzter wollte schreiben: 'Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten'', sagt Pachter. 'Aber er verließ sich auf seine Rechtschreibprüfung und schrieb schließlich: 'Entschuldigung für die Inkontinenz.''

11. Fügen Sie zuletzt die E-Mail-Adresse hinzu.

„Sie möchten nicht versehentlich eine E-Mail senden, bevor Sie die Nachricht geschrieben und geprüft haben“, sagt Pachter. 'Auch wenn Sie auf eine Nachricht antworten, ist es eine gute Vorsichtsmaßnahme, die Adresse des Empfängers zu löschen und erst einzufügen, wenn Sie sicher sind, dass die Nachricht versandbereit ist.'

12. Überprüfen Sie, ob Sie den richtigen Empfänger ausgewählt haben.

Pachter sagt, dass Sie vorsichtig sein sollten, wenn Sie einen Namen aus Ihrem Adressbuch in die An-Zeile der E-Mail eingeben. 'Es ist leicht, den falschen Namen zu wählen, was für Sie und die Person, die die E-Mail versehentlich erhält, peinlich sein kann.'

13. Halten Sie Ihre Schriftarten klassisch.

Purple Comic Sans hat eine Zeit und einen Ort (vielleicht?). Aber für Geschäftskorrespondenz sollten Sie Ihre Schriftarten, Farben und Größen klassisch halten.

Die Kardinalregel: Ihre E-Mails sollten für andere leicht lesbar sein.

„Im Allgemeinen ist es am besten, 10- oder 12-Punkte-Schriften und eine leicht lesbare Schriftart wie Arial, Calibri oder Times New Roman zu verwenden“, rät Pachter. Was die Farbe angeht, ist Schwarz die sicherste Wahl.

14. Behalte deinen Ton im Auge.

So wie Witze in der Übersetzung verloren gehen, kann der Ton ohne den Kontext, den Sie durch Stimmhinweise und Gesichtsausdrücke erhalten, leicht missverstanden werden. Dementsprechend ist es leicht, abrupter rüberzukommen, als Sie es vielleicht beabsichtigt haben: Sie meinten „geradlinig“, sie lauteten „wütend und kurz angebunden“.

Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt Pachter, dass Sie Ihre Nachricht laut lesen, bevor Sie auf Senden klicken. „Wenn es für Sie hart klingt, wird es für den Leser hart klingen“, sagt sie.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, vermeiden Sie eindeutig negative Wörter („Fehler“, „falsch“, „vernachlässigt“) und sagen Sie immer „Bitte“ und „Danke“.

15. Nichts ist vertraulich – also schreiben Sie entsprechend.

Denken Sie immer daran, was der ehemalige CIA-Chef General David Petraeus anscheinend vergessen hat, warnt Pachter: Jeder elektronische Nachrichten hinterlassen Spuren.

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'Eine grundlegende Richtlinie ist, davon auszugehen, dass andere sehen, was Sie schreiben', sagt sie. 'Schreiben Sie also nichts, was nicht jeder sehen soll.' Eine liberalere Interpretation: Schreiben Sie nichts, was für Sie ruinös oder für andere verletzend wäre. Schließlich ist die Weiterleitung von E-Mails gefährlich einfach, und es ist besser, auf Nummer sicher zu gehen.

Diese Geschichte zuerst erschienen auf Geschäftseingeweihter .